■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連ファイルをDropboxに保存している場合、手動でのフォルダ作成に手間を感じることはないでしょうか。行が追加されるたびに手作業で対応していると、本来の業務が圧迫されるだけでなく、命名ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとDropboxを連携させ、行の追加をトリガーにDropboxへフォルダを自動作成できます。これにより、ファイル管理の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでプロジェクト管理を行い、Dropboxでのファイル整理に手間を感じている方
- SmartsheetとDropbox間の手作業でのデータ連携を自動化し、業務を効率化したい方
- ファイル管理のルールを統一し、手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな作成漏れや命名ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることで業務の標準化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択して「フォルダを作成」アクションを設定し、Smartsheetの行情報を基にしたフォルダが自動で作成されるようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、作成先となる親フォルダのパスを任意で指定してください
- 作成するフォルダの名前には、トリガーで取得したSmartsheetの行データ（タスク名やプロジェクト名など）を動的に設定することが可能です
■注意事項
- SmartsheetとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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