Dropboxにファイルが格納されたら、OCRしてSmartsheetに行を追加する

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用することで、SmartsheetとDropboxの連携を自動化できます。Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が内容を自動で読み取り、Smartsheetに行としてデータを追加するため、手作業によるデータ入力業務そのものをなくすことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとSmartsheet間でのデータ転記作業を、手作業で行っている方
• Dropboxで管理している書類の内容を、Smartsheetで管理・活用しているチームの方
• SmartsheetとDropboxを連携させ、ファイル管理からデータ入力までの業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルを追加するだけでSmartsheetへの情報登録が完了するため、これまでデータ入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 手作業による転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります

■フローボットの流れ

1. トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します
2. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のシートに追加します

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能で読み取る情報を任意で設定してください。例えば、請求書の日付や金額、取引先名など、Smartsheetに追加したい項目を指定することが可能です
• Smartsheetに追加する情報を任意で設定してください。OCRで読み取ったどの情報を、Smartsheetのどの列に追加するかを指定する必要があります

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項‍

• SmartsheetとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。