■概要
Smartsheetでプロジェクトを管理し、関連するファイルをDropboxに保管しているものの、都度手作業でフォルダを作成することに手間を感じていませんか？こうした作業は、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件を満たす行が追加されると、自動でDropboxにフォルダが作成されます。SmartsheetとDropbox間の連携を自動化し、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとDropboxを併用し、ファイル管理を手作業で行っているプロジェクトマネージャーの方
- Smartsheetでのタスク発生時に、Dropboxへ関連フォルダを自動で作成し、業務の抜け漏れを防ぎたい方
- プロジェクトごとのファイル整理を効率化し、管理体制を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成された行が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、指定した場所にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、フローボットを起動させたいSmartsheetの行が持つ条件を任意で設定してください。例えば、特定のステータスの行が追加された場合のみ起動させるといった設定が可能です。
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、どの親フォルダ配下に新しいフォルダを作成するか、またフォルダ名を任意で設定してください。Smartsheetの行データを活用して動的なフォルダ名を付けることも可能です。
■注意事項
- SmartsheetとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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