Dropboxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する

■概要

Dropboxに保存したファイルの情報を、手作業でSmartsheetに転記する業務に手間を感じていないでしょうか。この単純作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、SmartsheetとDropboxの連携が自動化され、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけでSmartsheetに行が自動で追加されます。これにより、手作業による情報登録の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとSmartsheetを併用し、ファイルとタスクの情報を手動で紐づけている方
• Smartsheetでのプロジェクト管理に、Dropboxのファイル更新をタイムリーに反映させたい方
• ファイル管理に伴う定型業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが格納されると自動でSmartsheetが更新されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮することができます。
• SmartsheetとDropbox間の情報連携を自動化し、手入力による記載ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、ファイル名などの情報を指定したシートに追加するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Smartsheetの「行を追加」アクションにて、ファイル名や作成日時、ファイルの共有リンクなど、どの情報をどの列に登録するかを任意で設定してください。

■注意事項‍

• SmartsheetとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。