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「Gmailとfreee人事労務を使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Gmailで受信した採用候補者の情報をfreee人事労務に従業員として手動で登録しており、実際に手間がかかっているし、ミスも怖い...」
このように、日常的にGmailとfreee人事労務を利用する中で、メールで受け取った情報を基に人事労務システムへデータを入力したり、逆に人事労務システムの更新情報をメールで通知したりする際の手作業に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの内容を自動的にfreee人事労務に従業員情報として登録したり、freee人事労務の更新情報をGmailで関係者に自動通知する仕組み</span>があれば、これらの煩雑な手作業から解放され、入力ミスや情報伝達の遅延といったリスクを減らし、より戦略的な人事業務やコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことが可能です。
今回ご紹介するノーコードでの簡単な自動化設定を通じて、ぜひ日々の業務をもっと楽に、そして効率的に進めていきましょう！
Yoomには、<span class="mark-yellow">Gmailとfreee人事労務を連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailとfreee人事労務のAPIを連携すれば、例えばGmailで受信した採用関連のメール情報をもとにfreee人事労務に従業員情報を自動で登録したり、従業員からの有給申請メールを検知してfreee人事労務に自動で申請するなど、これまで手作業で行っていた定型業務の自動化が可能です！
これにより、人事労務担当者の作業負担を大幅に軽減し、入力ミスを防ぎ、より迅速かつ正確な情報管理を実現できます。
気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！
例えば、採用が決定した応募者に関する情報がGmailで特定の形式で送られてくる場合、そのメールの内容を自動で解析し、<span class="mark-yellow">freee人事労務に従業員情報を新規登録する作業の自動化</span>が可能です。
メール本文からの情報抽出や、特定の条件に応じた処理の分岐といった機能を活用することで、手作業による手間を削減し、人事担当者が入社準備などのコア業務に集中できるよう支援します。
従業員からGmailで有給休暇の申請があった場合に、そのメールの内容を検知し、<span class="mark-yellow">freee人事労務に自動で有給申請が可能です。</span>
特定の条件（例えば件名や本文に「有給休暇申請」といったキーワードが含まれる場合など）に基づいて処理を分岐させるパターンを活用しており、申請内容の転記ミスを防ぎ、申請処理の迅速化を実現し、従業員と管理者の双方の負担を軽減します。
それでは、さっそく実際にGmailとfreee人事労務を連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくGmailからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGmailと入力するとGmailのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
1.ログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントでログインしましょう。
今回はfreee IDでログインしていくので、メールアドレスとパスワードでログインします。
2.画面をスクロールし、「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGmailとfreee人事労務のアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のアイコンをクリックします。
Gmailと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったらGmailを開いて指定したキーワードを入力したメールを実際に送ってみましょう。
メールの送信が終わったらYoomに戻り、テストしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、メールから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
タイトルとアクションを設定します。
今回はデフォルトのままにしておきます。
なお、デフォルトのアクションでは、2タスクが使われます。
タスク実行数について詳しくはこちらを参考にしてみてください。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参考にしてみてくださいね。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
各項目を設定していきます。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
設定が終わったら「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、保存するのを忘れないようにしましょう。
最後に、「従業員の作成」のアイコンをクリックします。
freee人事労務と連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「従業員の作成」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
事業所IDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
その他の必須項目は、入力欄をクリックするとGmailから取得した情報を引用できます。
設定が終わったらテストをクリックします。
画面に「テスト成功」と表示されたら、保存して完了です。
テスト後は、freee人事労務の画面でもデータが反映されているか一度確認しておくと安心です！
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Gmailの内容をもとにfreee人事労務に従業員を登録する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、Gmailやfreee人事労務のAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
freee人事労務に従業員が登録、更新された際に、Gmailに通知することが可能です。
また、Gmailの特定のメッセージを受信した際に、AIでデータを抽出し、freee人事労務で従業員情報を登録できます。
チャットツールのメッセージを基に、freee人事労務で有給申請が可能です！
他にも、freee人事労務で従業員が登録された際に、他システムに追加することができます。
Gmailとfreee人事労務の連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールからの情報転記や、システム間のデータ入力といった煩雑な作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、例えば新しい従業員が入社する際のオンボーディングプロセスが迅速化されたり、有給申請処理がスムーズになるなど、人事労務業務全体の効率が向上し、担当者はより戦略的な業務や従業員サポートに注力できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコード連携ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGmailとfreee人事労務間のデータ連携や関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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