■概要
従業員情報の変更は、関連部署への迅速な共有が求められますが、その都度手作業で通知を行うのは手間がかかり、また連絡漏れのリスクも伴います。
特にfreee人事労務とGmailを日常的に利用している場合、これらの連携がスムーズでないと業務効率の低下に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、freee人事労務で従業員情報が更新された際に、Gmailへ自動で通知を送ることが可能になります。
作業の停滞が減ることで、生産性の質向上が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務での従業員情報更新後、関係者への通知を手作業で行っている方
- 従業員情報の変更をGmail経由で迅速に把握し、対応漏れを防ぎたいと考えている方
- freee人事労務とGmail間の情報連携を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務の従業員情報が更新されると、自動でGmailに通知が送信されるため、情報共有にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の送り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員情報が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報を取得」アクションを設定し、更新された従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含めて指定した宛先に通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、前のステップ（freee人事労務:従業員情報を取得）で取得した従業員の氏名や部署などの情報を変数として埋め込むことで、より具体的でパーソナライズされた通知内容にカスタマイズできます。
■注意事項
- freee人事労務、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
