■概要
従業員情報の登録業務で、Gmailで受け取った採用通知の内容をfreee人事労務へ手作業で転記する際に、手間や入力ミスが発生していませんか？
このワークフローを利用すれば、Gmailで特定のメールを受信したタイミングで、その内容から必要な情報を抽出し、freee人事労務に従業員情報を自動で登録できるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報登録を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで採用関連の連絡を受け、freee人事労務へ手動で情報入力している人事担当者の方
- 従業員情報の登録作業における時間短縮とヒューマンエラー削減を目指している方
- 複数のSaaS間でのデータ連携による業務自動化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した採用情報を基にfreee人事労務へ自動で従業員登録するため、手作業による転記時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を処理するため、手入力による記載ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとfreee人事労務をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信メールの本文から従業員登録に必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee人事労務を選択し、「従業員の作成」アクションで、抽出した情報を用いて従業員を登録するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、従業員登録の対象となるメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
- データ抽出機能の設定では、メール本文のどの部分から情報を抽出するか、文字数に応じた変換タイプ、抽出したい項目、そしてAIへの具体的な指示内容を任意で設定してください。
- freee人事労務で従業員を作成するアクションでは、登録先の事業所IDや、従業員番号、氏名など、実際に登録する情報を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
