Gmailの内容をもとにfreee人事労務に従業員を登録する

■概要

従業員情報の登録業務で、Gmailで受け取った採用通知の内容をfreee人事労務へ手作業で転記する際に、手間や入力ミスが発生していませんか？
このワークフローを利用すれば、Gmailで特定のメールを受信したタイミングで、その内容から必要な情報を抽出し、freee人事労務に従業員情報を自動で登録できるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報登録を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで採用関連の連絡を受け、freee人事労務へ手動で情報入力している人事担当者の方
• 従業員情報の登録作業における時間短縮とヒューマンエラー削減を目指している方
• 複数のSaaS間でのデータ連携による業務自動化を推進したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信した採用情報を基にfreee人事労務へ自動で従業員登録するため、手作業による転記時間を短縮できます。
• システムが自動で情報を処理するため、手入力による記載ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmailとfreee人事労務をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信メールの本文から従業員登録に必要な情報を抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでfreee人事労務を選択し、「従業員の作成」アクションで、抽出した情報を用いて従業員を登録するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、従業員登録の対象となるメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
• データ抽出機能の設定では、メール本文のどの部分から情報を抽出するか、文字数に応じた変換タイプ、抽出したい項目、そしてAIへの具体的な指示内容を任意で設定してください。
• freee人事労務で従業員を作成するアクションでは、登録先の事業所IDや、従業員番号、氏名など、実際に登録する情報を任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。