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「Gmailに届いた問い合わせを、一件一件HubSpotに手作業で登録している」
「メールの内容をコピー&ペーストして会社情報を作成するのが地味に面倒…」
日常的にGmailとHubSpotを利用している方の中には、このような手作業でのデータ連携に非効率さや課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
単純作業でありながら、入力ミスや対応漏れが他の業務に支障をきたすリスクもある業務であり、多くの時間と神経を使っているかもしれません。
そこでおすすめなのが、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの内容をトリガーとして、HubSpotに自動で会社情報を作成する自動化</span>です!
こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスや対応漏れのリスクを根本からなくし、より迅速で正確な顧客管理を実現しながら、本来注力すべきコア業務に集中できる貴重な時間を創れるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単にできます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとHubSpotを連携し、様々な業務フローを自動化できる</span>テンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう!
GmailとHubSpotのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録や更新を自動化することが可能になります。
例えば、Gmailで受信した問い合わせメールの情報をもとに、HubSpotに新しい会社情報を自動で作成するといった連携が実現でき、これにより、データ入力の手間やミスを削減し、営業活動の初動を迅速化できるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね!
Gmailで受信した新規の問い合わせやリード情報を含むメールをトリガーに、その内容から会社名などを抽出し、HubSpotに新しい会社情報として自動で登録するフローです。
<span class="mark-yellow">手作業によるデータ入力の手間を省き、入力ミスや対応の遅れを防ぐことができる</span>ため、リードへのアプローチを迅速に開始することをサポートします。
「お問い合わせ」「新規リード」といった特定のキーワードが件名に含まれるメールや、特定の差出人から受信したメールなど、あらかじめ設定した条件に合致するメールだけを対象としてHubSpotに会社情報を作成するフローです。
<span class="mark-yellow">重要なメールだけを確実に抽出し、不要な情報がHubSpotに登録されるのを防ぐ</span>ため、より整理された効率的な顧客管理の実現に期待できます。
それでは、さっそく実際にGmailとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとHubSpotの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで受信した内容をもとに、HubSpotに会社を作成する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ!
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Gmailのマイアプリ登録】
検索窓にGmailと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう!
Googleのアカウント選択画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウント使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね!
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上で、GoogleアカウントとYoomの連携は完了です!
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
【HubSpotのマイアプリ登録】
先ほどと同じように検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から選択します。
下図の画面が表示されるので、「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。
HubSpotのマイアプリ登録方法
Yoomと連携するアカウントを選択したら、連携完了です!
※Hubspotにてアプリを接続する権限が必要ですが、できない場合は他サービスとの連携が行えるよう「スーパー管理者権限」 のユーザーに調整を依頼してください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう!
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしてご利用ください。
クリックすると自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされ、下図のようなポップアップが表示されます。
「OK」を押して設定を進めましょう!
最初の設定です!
まずは、特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので必要であれば変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するもので間違いないかを確認しましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、速やかなデータ連携のためにも基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「キーワード」は、フローを起動するきっかけとなるキーワードを設定します。
「申込」や「問い合わせ」など、フローを活用する業務内容に合わせて自由に設定してみてください。
ここで設定したキーワードに一致するメールを受信した際に、フローボットが起動するようになりますよ!
設定が完了したら動作チェックのためにテストを行うので、先ほど「キーワード」に設定したテキストを含むメールをGmailに送信してください。
送信したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどテスト送信したメールの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認してくださいね!
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Gmailに受信したメール本文から、AI機能を使ってテキストデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、「変換タイプ」はフローを活用する業務内容に合わせて選択します。
デフォルトでは「GPT-4o mini|3,500文字以内のデータからテキストを抽出(2タスク)」が設定されています。
下図から選択できるので、活用シーンに合わせて選択してみてくださいね!
※()内のタスク数を消費します。
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定した項目のテキストデータが、正しく抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、ステップ4で抽出したテキストデータを使って、HubSpotに会社情報を登録する設定を行います。
「会社の作成」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。
アクションは「会社の作成」のままにして、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定です。
ここではステップ4で取得したテキストデータのアウトプットを使って、各項目に適切な値を設定していきますよ!
たとえば、「会社名」には「取得した値」の「テキストからデータを抽出する」内にある「会社名」を設定します。
同じように「電話番号」など、他の項目も適宜設定してみてくださいね!
選択肢から選択する項目もあります。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にHubSpotに会社が作成されることを確認しましょう。
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」を押し、設定完了です!
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローが正常に動作するかをチェックをしましょう!
以上が、「Gmailで受信した内容をもとに、HubSpotに会社を作成する」フローの作成手順でした!
今回はGmailからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHubSpotでのアクションを起点としてGmailに通知を送る、といった逆方向のデータ連携も可能ですので、ぜひ下記のテンプレートも併せてご活用ください。
HubSpotに新しい会社情報が登録されたことをトリガーとして、担当者や関係部署のメンバーにGmailで自動的に通知するフローです。
<span class="mark-yellow">チーム内での新規リード情報の共有がタイムリーに行われ、迅速なフォローアップ体制の構築</span>をサポートし、機会損失を効果的に防げるでしょう。
従業員規模や特定の業界など、HubSpotで設定した条件に合致する会社が新たに作成された場合のみ、Gmailで担当者に通知を送る自動化フローです。
<span class="mark-yellow">優先度の高い見込み顧客に対して速やかにアプローチを開始できる</span>ため、営業活動の効率と成約率の向上に寄与できるでしょう。
今回ご紹介した連携以外でも、Gmail・HubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください!
受信した内容をトリガーに、プロジェクト管理ツールにタスクを自動作成したり、ドキュメントでマニュアルを作成したりします。
また、特定のキーワードを含むメールを受信したら、データベースに内容を追加する連携も可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
フォーム送信や新規コンタクト登録をトリガーに、チャットツールへの通知、メールの自動送信、オンラインミーティングの作成などを自動で行います。
また、メール内容をメモとして追加したり、別の顧客管理ツールからのリード情報をコンタクトとして自動作成することで、情報連携をスムーズにして顧客対応を効率化します。
いかがでしたか?
GmailとHubSpotの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していたメール内容の確認とHubSpotへの手動でのデータ転記作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを低減</span>できるでしょう。
これにより、担当者は単純な入力作業に時間を割かれることなく、顧客への迅速な対応や、より戦略的な営業・マーケティング活動といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化フローの構築は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで実現できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる?」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了!その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大!
まずは本記事を参考にGmailとHubSpotの連携を試してみて、業務効率がどれだけ改善されるのか、この機会に体験してみてくださいね。
Q:この自動化はどの料金プランで実現できますか?
無料プランで実現可能です。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、プランによって割り当てられたタスクの上限が異なります。
無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
各プランごとの一覧はこちらから確認できます。
今回のような抽出プロセスを含んだフローでの会社追加が多いと見込まれる場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Q:「会社」だけでなく「取引」なども作成できますか?
A:はい、可能です。
Gmailや様々なツールから取得した情報を使って、HubSpotに作成できる内容は主に以下です。
Q:連携が失敗した場合はどうなりますか?
A:Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、フローがエラーとなった旨の通知が届きます。
エラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。