HubSpotで特定条件の新しい会社が作成されたら、Gmailで通知する

■概要

HubSpotで管理している会社情報が増えるにつれて、重要な新規登録を見逃したり、関係者への情報共有が遅れたりしていませんか。手動での確認やGmailでの連絡作業は、手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HubSpotとGmailを連携し、特定の条件を満たす新しい会社が作成された際に自動でメール通知を送ることが可能です。これにより、重要なビジネスチャンスを逃さず、迅速なアクションにつなげることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotの新規会社情報をもとに、迅速なアプローチをしたいと考えている営業担当者の方
• HubSpotとGmailを用いた顧客管理プロセスを自動化し、チームの連携を円滑にしたいマネージャーの方
• 手作業による情報連携をなくし、対応の抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotに特定の会社が作成されると自動でGmailに通知が届くため、都度確認する手間を省き、コア業務に集中する時間を創出します。
• システムが自動で処理を行うことで、手動確認による見落としや関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先に通知メールが送信されるように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、HubSpotから取得した情報にもとづいて、通知したい会社の条件を任意で設定してください。例えば、特定の業界や従業員数の会社が作成された場合のみ通知を送るといった設定が可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意で設定してください。担当者個人だけでなく、関係者が含まれるメーリングリストへの送信も可能です。

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■注意事項

• HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。