Gmailで受信した内容をもとに、HubSpotに会社を作成する

■概要

Gmailで受信した新規顧客や問い合わせに関する情報を、都度手作業でHubSpotに登録していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、特定のGmailのメール受信をきっかけに、HubSpotへ自動で会社情報を作成し、gmailとhubspot間のデータ連携に関する課題を円滑に解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した情報を基に、HubSpotへのデータ入力を手作業で行っている方
• gmailとhubspot間の連携を自動化し、日々の入力業務を効率化したいと考えているチーム
• データ入力の抜け漏れを防ぎ、顧客情報管理の精度を高めたいと考えているマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけでHubSpotに会社情報が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名の入力間違いや情報の登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、メール本文から会社名など、HubSpotに登録したい情報を抽出するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「会社の作成」アクションを選択し、抽出した情報をもとに新しい会社を作成するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのような件名や本文のメールを検知してフローを起動させるか、キーワードを任意で設定してください。
• HubSpotで会社を作成するアクションを設定する際に、会社名だけでなく、ユーザーが独自に設定している業界や従業員数などのカスタム項目にも値を登録することが可能です。

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■注意事項

• Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。