■概要
Gmailで受信したお問い合わせや取引先からの連絡を、都度HubSpotへ手作業で登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手入力のプロセスは、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、GmailとHubSpotを連携させ、特定のメールを受信した際に自動でHubSpotに会社情報を作成することが可能です。これにより、データ入力の負担を軽減し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する顧客情報をHubSpotへ手入力しており、作業を効率化したい方
- HubSpotへのデータ登録漏れや入力ミスを防ぎ、顧客管理の精度を高めたい方
- GmailとHubSpotの連携を自動化し、リード獲得後の対応を迅速化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信後、自動でHubSpotへ会社情報が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容に応じて処理を分けられるようにします。
- 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メールの本文や件名から会社名などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「会社の作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい会社データを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、メールの件名や本文に含まれる特定の文言など、ユーザーの運用に合わせた条件を任意で設定してください。
- HubSpotで会社を作成する際に、Yoomで抽出した情報をHubSpot上のどの項目に登録するかを任意で設定可能です。標準項目だけでなく、独自に作成したカスタム項目にも対応しています。
■注意事項
- Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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