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「新しい会議の予定を入れたら、議事録用のページをConfluenceに作成しないと…」
「Googleカレンダーの予定をコピー＆ペーストでひとつひとつ転記するのは地味に面倒…」
GoogleカレンダーとConfluence間での手作業による情報連携に、このような手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が登録されたことをきっかけに、自動で議事録用のページをConfluenceに作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな手間から解放されるでしょう。
そして、会議の準備といったより本質的な業務に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業をなくし業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleカレンダーとConfluenceを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
GoogleカレンダーとConfluenceのAPIを連携すれば、<span class="mark-yellow">手作業で行っていたツール間の情報登録を自動化し、業務効率を向上</span>させることができます。
ここでは、具体的な自動化のユースケースをご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細をご確認ください！
Googleカレンダーに特定のキーワードを含む予定が作成されるたびに、その予定の概要や日時といった情報を基にして、Confluenceにページを自動で作成します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">議事録用ページなどの作成にかかっていた手間や、タイトルの転記ミスといったヒューマンエラーを削減し、会議の準備を効率化</span>できます。
この連携では分岐処理を用いているため、<span class="mark-yellow">予定に含まれるキーワードだけでなく、開始日時やゲスト、場所などの細かい条件設定によってページの作成有無を分けられます。</span>
これをベースに、作成するページの内容も予定によって変えられるため、オンラインの予定とローカルの予定とで議事録のテンプレートを変えるといった運用も可能です。
ここからは、GoogleカレンダーとConfluenceを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※ 今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／Confluence
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Googleカレンダーに予定が作成されたら、Confluenceにページを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するGoogleカレンダーとConfluenceのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Googleカレンダーのマイアプリ登録
Googleカレンダーが追加されていることを確認してください。
② Confluenceのマイアプリ登録
Confluenceも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録はおわりです！
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
それでは、取得した予定情報を用いてConfluenceにページを作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したGoogleカレンダーに予定を作成し、その予定の情報を用いたページがConfluenceに自動で作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はGoogleカレンダーからConfluenceにデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にConfluenceからGoogleカレンダーへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Confluenceの指定スペースに新しいページが作成されたことをトリガーとして、Googleカレンダーに会議などの予定を自動で作成するフローです。
<span class="mark-yellow">プロジェクトのキックオフに関するページなどが作成された際に、関連する会議の予定を自動で設定できる</span>ため、予定登録の手間や登録漏れを防ぐことができます。
Confluenceに作成されたページの内容をAIが要約し、その要約文を概要欄に含めた上でGoogleカレンダーに予定を作成することもできます。
<span class="mark-yellow">カレンダー上で予定の詳細を確認する際に、Confluenceのページを開くことなく、AIによる要約で迅速に内容を把握</span>できるようになるでしょう。
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleカレンダーやConfluenceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
予定作成をトリガーに、ドキュメントに自動で追加したり、会議を作成してURLを予定に反映したりできます。
また、予定が更新された際にチャットツールに通知することも可能です。
チーム内の情報共有とタスク管理を効率化します。
新しいページが作成されるのをトリガーに、プロジェクト管理ツールにカードを作成したり、データベースに追加したりできます。
また、従業員が登録された際に自動で招待したり、チャットツールやソースコード管理ツールでイベントが発生した際に、ページを自動作成したりといった一連の作業も自動化できます。
これにより、チーム内の情報共有やドキュメント作成のプロセスを効率化し、手作業による転記や通知の手間を削減します。
GoogleカレンダーとConfluenceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">会議予定と議事録ページの作成といった一連の作業の手間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
担当者は面倒な事務作業から解放され、会議のアジェンダ作成や資料の準備といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleカレンダーはチームの共有カレンダーでも利用できますか？
A：はい、できます。
参加している共用カレンダーがあれば、対象とするカレンダーの候補として表示されます。
Q：予定の更新や削除はConfluenceに反映されますか？
A：一つのフローでは作成・更新・削除の全てを検知することはできません。
トリガーアクションが異なるフローをそれぞれ作成してください。
Q：連携が失敗したらどうなりますか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
参考：エラー時の対応方法について
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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