Googleカレンダーに特定の予定が作成されたら、Confluenceにページを作成する

■概要

日々の業務でConfluenceとGoogleカレンダーを利用する中で、会議の予定が入るたびに手動でConfluenceに議事録ページを作成する作業に手間を感じていませんか。この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、ページの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の予定が作成されるだけで、Confluenceの議事録ページが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーの予定をもとにConfluenceで議事録ページを手動作成している方
• ConfluenceとGoogleカレンダーの連携作業を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
• 会議の準備やドキュメント管理を効率化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定を追加するだけでConfluenceのページが自動で作成されるため、これまで議事録の準備に費やしていた時間を短縮することが可能です。
• 手作業による議事録ページの作成漏れや、会議のタイトル・日時の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定して、自動化の対象となるカレンダーを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが予定に含まれている場合のみ後続の処理に進む、といった条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、Googleカレンダーから取得した予定のタイトルや日時を反映したページを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、通知の対象とするカレンダーIDや予定の種別、特定の検索キーワードを任意で設定し、特定の予定のみを自動化の対象とすることが可能です。
• 分岐機能では、Googleカレンダーから取得した予定のタイトルや説明文などの情報をもとに、「"定例"という文字が含まれていたら」といったように、後続の処理を動かす条件を自由に設定できます。
• Confluenceでページを作成する際に、ページタイトルや本文にGoogleカレンダーから取得した予定のタイトルや日時といった情報を変数として埋め込み、議事録のテンプレートを柔軟に作成できます。

■注意事項

• Googleカレンダー、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。