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「GoogleコンタクトとGmailを連携させて、業務を効率化したい！」
「新しい連絡先をGoogleコンタクトに登録するたびに、手動で関係者にGmailで通知するのは手間がかかるし、連絡漏れも心配…」
このように、日常的に利用するGoogleコンタクトとGmailのデータ連携を手作業で行うことに、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleコンタクトに新しい連絡先が追加された際に、その情報を自動でGmailに通知する仕組み</span>があれば、情報共有のスピードと正確性が向上するでしょう。
また、手作業による連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎながら、より重要な顧客対応などのコア業務に集中できる貴重な時間を創出できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
これまでデータ連携に課題を感じていた方もすぐに実践可能できるので、ぜひこの機会に業務の自動化を取り入れ、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleコンタクトとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleコンタクトとGmailのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間での情報共有を自動化できます。
例えば、Googleコンタクトに新しい連絡先が登録されたことをトリガーに、指定した宛先へGmailで自動通知するといったことが可能になり、手作業による情報伝達の手間やミスを削減できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
アカウント登録後、テンプレートを試すことで、すぐにGoogleコンタクトとGmailの連携を実際に体験できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Googleコンタクトに新しい連絡先が登録されるたびに、その情報を手動でコピーしてGmailで関係者に共有する作業は、手間がかかる上に連絡漏れのリスクも伴います。
そこでこの連携を利用すると、<span class="mark-yellow">新規コンタクトの登録をトリガーとして、設定した内容のメールが自動で送信されるため、迅速かつ正確な情報共有が実現します。</span>
すべての新規コンタクトではなく、「VIP顧客」や「特定のイベント参加者」など、特定のタグが付いたコンタクトが登録された場合のみ通知したいというニーズもあるかと思います。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">特定の条件に合致するコンタクトが作成された際だけGmailで通知を送信できるため、本当に重要な情報のみを関係者に届け、不要な通知による煩わしさを解消します。</span>
それでは、さっそく実際にGoogleコンタクトとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
では、Googleコンタクトからマイアプリ登録していきましょう！
Googleコンタクトで検索してアイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
次に、Gmailも同じく検索します。
1.以下の画面が出てきます。
先ほどと同じように、「Sign in with Google」をクリックしてください。
そこから先はGmailと同じように進めていけば、Google Driveのマイアプリ登録は完了です！
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogleコンタクトとGmailのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「コンタクトが作成または更新されたら」のアイコンをクリックします。
Googleコンタクトと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「コンタクトが作成または更新されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なります。
迷ったら、選べる中で一番短い時間にしておくのがおすすめです。
設定が終わったらテストのため、Googleコンタクトの画面でコンタクトを作成しましょう！
今回は以下のように作成しました。
設定が終わったら、Yoomに戻ってテストをクリックしましょう。
テストが成功すると、「テスト成功」という画面が表示され、Googleコンタクトから取得した情報をYoomで引用できるようになります。
最後に「保存する」をクリックすれば完了です。
最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
Gmailと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
メール内容を設定していきます。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
メールのプレビューが表示されます。
内容を確認した後、問題がなければテストをクリックします。
テストが成功したら、保存しましょう。
テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。
@などが大文字になっていないかを確認しましょう。
以下のリンク先もあわせて参考にしてみてくださいね。
テスト後は、きちんとGmailの画面で要約された内容が通知されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Googleコンタクトでコンタクトが作成されたら、Gmailで通知する方法でした！
今回はGoogleコンタクトからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailで受信した情報をもとにGoogleコンタクトにデータを登録したい場合もあるかと思います。
その際は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
メールで受け取った署名情報などを手作業でGoogleコンタクトに登録するのは、地味に時間のかかる作業です。
この自動化を活用すれば、<span class="mark-yellow">特定のメールを受信した際に、その本文から氏名や会社名、メールアドレスなどを自動で抽出し、Googleコンタクトに新規連絡先として登録するため、連絡先管理の手間と入力ミスを大幅に削減できます。</span>
すべてのメールではなく、「お問い合わせ」や「資料請求」といった特定の件名を持つメールだけを連絡先として管理したいケースでは、このテンプレートが役立ちます。
分岐処理を用いることで、<span class="mark-yellow">特定のキーワードを含むメールや、特定の送信元からのメールのみを対象に、Googleコンタクトへの自動登録が実行されるため、重要な見込み客の情報を漏れなく効率的に蓄積できます。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、IGoogleコンタクトやGmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
フォームへの回答や、ECサイト、広告ツールで新しい顧客やリードが作成されるのをトリガーに、連絡先管理ツールに連絡先を自動で追加できます。
また、連絡先管理ツールで新しいコンタクトが作成された際には、CRMツールにも情報を追加したり、チームコミュニケーションツールに通知したりといった一連の作業を自動化できます。
これにより、顧客情報の収集から共有までを一貫して自動化し、データ入力の手間を削減します。
受信した内容をトリガーに、プロジェクト管理ツールにタスクを自動作成したり、ドキュメントでマニュアルを作成したりします。
また、特定のキーワードを含むメールを受信したら、スプレッドシートに内容を追加する連携も可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
GoogleコンタクトとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行なっていた、関係者への通知や、受信メールからの連絡先登録といった作業の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて迅速に業務を進めることが可能となり、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションといったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし、日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：複数人へ同時に通知を送ることはできますか？
A：はい、可能です！
Toに複数のメールアドレスを入力したり、CCやBCCを利用すれば、一度にまとめて通知を送れます。
忙しいときに便利な機能なので、ぜひ試してみてください。
Q：Gmail通知と同時に別ツールにも連携できますか？
A：はい、追加可能です。
既存のフローボットからプラスマークで新規のフローボットを追加して、希望のアプリを選択できます。
Q：連携がエラーになった場合はどうなりますか？
A：Yoomの画面でアプリの連携が失敗したことが表示されます。
まずは下記の記事を参考に、もう一度マイアプリの連携をお試しください。
再実行するには手動での対応が必要となります。
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