■概要
日々の業務でGmailやGoogleコンタクトを利用する中で、新しい連絡先を追加するたびに手動で関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトに新しい連絡先が作成されたことをトリガーとして、自動でGmailの通知を指定の宛先に送信できます。手作業による連絡の手間や共有漏れといった課題を解消し、GmailとGoogleコンタクトをより円滑に連携させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleコンタクトで管理している連絡先情報を、Gmailを使い手動でチームに共有している方
- 新しい連絡先が追加された際の、後続タスクの対応漏れや情報共有の遅れを防ぎたい方
- GmailとGoogleコンタクト間の定型的な連絡業務を自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトに連絡先が追加されると自動でGmail通知が送信されるため、これまで手作業での通知作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による宛先の設定ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容のメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知を送りたい宛先のメールアドレスを任意で設定可能です。
- 特定の担当者や関連部署のメーリングリストなどを設定してください。
■注意事項
- Googleコンタクト、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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