■概要
Googleコンタクトに登録された連絡先情報を、定期的にリスト化する作業は手間がかかる上に、更新漏れや転記ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。特に、複数の連絡先をまとめて取得したい場合には、手作業での対応に限界を感じることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールに合わせてGoogleコンタクトから複数の連絡先情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへ同期できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleコンタクトの連絡先情報を手作業でリスト化している営業やマーケティング担当者の方
- Googleコンタクトから複数の連絡先を効率的に取得し、データ管理を効率化したい方
- 顧客リストの管理を自動化し、常に最新の状態で共有できる体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に実行されるため、これまで手作業でGoogleコンタクトから複数の連絡先を取得していた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるコピー＆ペーストがなくなることで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な連絡先リストを維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、定期実行したい日時を設定します。
- オペレーションで、Googleコンタクトの「連絡先の一覧を取得」アクションを設定します。
- 続いて、AI機能で後続の処理に必要なテキストを生成するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 次に、Googleコンタクトの「連絡先情報を取得（複数）」アクションを設定します。
- 繰り返し処理機能で「同じ処理を繰り返す」アクションを設定し、取得した連絡先情報を1件ずつ処理できるようにします。
- 最後に、繰り返し処理の中にGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、各連絡先情報をシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを実行したい日時を「毎時」「毎日」「毎週」など、業務に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Googleコンタクトで連絡先の一覧を取得する際に、ページトークンや並び順を任意で設定できます。
- AI機能によるテキスト生成では、後続処理で使用するリソース名を生成するプロンプトを自由にカスタムでき、定型文や前段で取得した情報を変数として設定可能です。
- Googleコンタクトで連絡先の情報を取得する際に、固定値や前段で取得した情報を変数として任意の項目に設定できます。
- 繰り返し処理機能では、前段で取得した一覧データを変数として、繰り返し処理の条件をカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、書き込み対象のスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleコンタクト、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleコンタクトの「連絡先の一覧を取得」アクションは、取得件数が多い場合1回の実行ですべての連絡先を取得できないことがあります。
- 取得できない場合は、レスポンスに含まれる「次ページトークン（nextPageToken）」を利用して、同一アクションを繰り返し実行してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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