■概要
新しいプロジェクトやチームのためにGoogleコンタクトで連絡先グループを作成する際、関連するMicrosoft Teamsのチャネルを手動で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の反映漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトの連絡先グループ更新をトリガーに、Microsoft Teamsへ自動でチャネルを作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleコンタクトで作成された連絡先グループの情報を手動でMicrosoft Teamsに反映させている方
- 連絡先グループの作成に伴うチャネル作成の手間や、設定漏れをなくしたいと考えている方
- 複数のツール間の情報連携を自動化し、コミュニケーションを円滑に進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトで連絡先グループを作成するだけで、Microsoft Teamsのチャネルが自動で作成されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動でのチャネル作成時に起こりがちな作成漏れや命名規則の間違いを防ぎ、確実な情報反映が可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「連絡先グループが作成または更新されたら」アクションを設定します
- オペレーションで、Microsoft Teamsの「チャネルの一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、AI機能を用いて、トリガーの連絡先に対応するMicrosoft Teamsの既存チャネルの有無を判定するためのマニュアル（指示）を設定します
- 分岐機能を用いて、特定の条件に基づいて後続のオペレーションを実行するかどうかを判断するように設定します
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルを作成」アクションを設定し、新しいチャネルを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのオペレーションでは、チャネルを作成したい任意のチームIDを設定してください
- AI機能では、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタムでき、定型文のほか、前段で取得した情報を変数として設定することが可能です
- 分岐機能では、前段で取得した情報（既存チャネルの有無など）を利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件をカスタマイズできます
■注意事項
- Googleコンタクト、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
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