■概要
Google スプレッドシートにまとめたリストの宛先へOutlookを使って定期的にメールを送る作業は、手間がかかるだけでなく送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートとOutlookの連携を自動化し、指定したスケジュールでリストの情報を基にメールを自動送信できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートのリストを基にOutlookで定期連絡を行っている方
- Google スプレッドシートとOutlookの連携を手作業で行い、工数を削減したい方
- リードナーチャリングや顧客への一斉案内業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報を元にしたOutlookでのメール送信が自動化されるため、手作業で行っていた定型業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先の設定ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なメール送信を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します。
- 次に、ループ機能を設定し、取得したレコード1件ずつに対して後続の処理を繰り返すようにします。
- ループ処理の中で、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとにメールを送信します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、送信済みであることがわかるようにステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月など、フローボットを起動したい任意のタイミングを設定してください。
- Google スプレッドシートの各アクションでは、対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名などを設定してください。
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得したレコードのリストを設定し、1件ずつ処理が実行されるようにしてください。
■ 注意事項
- Google スプレッドシートとOutlookのそれぞれをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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