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「HarvestとOutlookを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Harvestで新しいプロジェクトが作成されるたびに、関係者にOutlookで通知メールを手動で送っていて手間がかかっている...」
このように、日々の業務でHarvestとOutlook間の手作業による情報連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Harvestで発生したイベント情報を自動的にOutlookに通知する仕組み</span>があれば、こうした手作業による連絡の手間や情報共有の遅れといった悩みから解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HarvestとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
HarvestとOutlookのAPIを連携すれば、Harvestでプロジェクトが作成されたり、請求書が発行されたりしたタイミングで、Outlookに自動で通知を送ることが可能になります。
これにより、手動での連絡作業をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現できます。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Harvestで新しいプロジェクトが作成されると、<span class="mark-yellow">関係者へ自動的にOutlookで通知メールを送信できます。</span>
手動での連絡漏れや遅延を防ぎ、プロジェクトの立ち上がりをスムーズにします。
Harvestで請求書が発行されたタイミングで、<span class="mark-yellow">経理担当者や関係部署にOutlookで自動通知します。</span>
請求処理の迅速化と確認漏れの防止に繋がります。
それでは、さっそく実際にHarvestとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHarvestとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「HarvestでNew Projectsが作成されたら、Outlookに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Harvestの連携
右上の検索欄にHarvestと記入して、出てきたアイコンをクリックします。
以下のような画面が表示されたら、赤枠の「Authorize application」をクリックしましょう！
マイアプリの接続画面に戻ります。ページ上部に「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です！
Outlookの連携
同様に、右上にある検索ボックスに「Outlook」と入力して、表示されたOutlookのアイコンをクリックします。
サインインします。
下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftのアカウントに登録のある電話番号やメールアドレスを入力しましょう！
入力ができたら、次へのボタンで次に進みます。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
同じく表示が出てきたら、接続は完了です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガーとなる設定を行っていきます。
最初の赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「New Projects」のままで問題ありません。「次へ」ボタンをクリックします。
トリガーの起動間隔を選択してください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
トリガーとなるプロジェクトが作成されるAccount IDを設定します。
入力欄をクリックすると、下記のように候補が表示されるのでこの中から選択してください。
Harvest上でテストのためのプロジェクトを作成します。
※今回は以下の「Example Project」をテストとして使用します！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に変動した値となります。
設定を保存しておきます。保存ボタンをクリックしましょう！
Harvestから取得した値を利用して、Outlookに通知を送る設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックします。
メールの設定を行います。まずは、連携するアカウント情報の確認をしましょう！
次に、メールの内容の設定を行います！
ToやCC・BCC、件名などを手動で設定してください。
メール本文には、Harvestで取得した値を利用することが可能です。
以下のように本文に値を入れ込みましょう！
これにより、Harvestのプロジェクトごとに変わる情報をOutlookへ動的に反映できます。
設定が完了したら、「次へ」ボタンでメールの送信内容を確認しましょう！
メールの送信内容に間違いがなければ、赤枠のボタンを押してテストを実行します。
テストに成功しました！
テストに成功すると、Outlook上にプロジェクトの作成を知らせるメールが送信されています。
Outlookを確認してみましょう。メールを受信しています！
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はHarvestからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからHarvestへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで特定の件名を持つメールを受信した際に、<span class="mark-yellow">そのメール情報を基にHarvestへ新しいユーザーを自動で登録します。</span>
手作業による登録の手間や入力ミスをなくし、迅速なアカウント発行を実現します。
Outlookで受信したメールの内容を解析し、<span class="mark-yellow">Harvestに新しいタスクを自動で作成することで、メールでの依頼をそのままタスク化し、管理漏れを防ぎます。</span>
この連携は、メールの内容に応じてタスクの割り当て先を変えるといった分岐処理も可能です。
今回ご紹介した連携以外でも、HarvestやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ユーザーやタスクが追加されたら、チャットツールに通知したり、他のツールにカードを作成したりすることが可能です。
また、新規Contactが作成されたら、会計ソフトにも自動でContactを作成できます。
手動での情報転記の手間を削減し、チームの情報共有をスムーズにして、タスク管理を効率化しましょう。
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
HarvestとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたHarvestの更新情報をOutlookで通知する作業の手間を削減できます。</span>
これにより、プロジェクトメンバーや経理担当者は、より迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：通知先や通知条件を細かく設定できますか？
A：はい、できます！
通知先は、Outlookのメールを送る設定で希望のメールアドレスを指定可能です。
通知条件は分岐条件を作成することで、様々な条件で設定が可能です。
ただし、「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用いただけるため、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：記事以外のHarvestの操作も自動化できますか？
A：はい、できます。
Harvestのトリガーにて、タスクの追加やクライアントの追加などが可能です。
気になる方はこちらからぜひご確認ください。
Q：Slackなど他のツールも連携に含められますか？
A：はい、できます！
フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加することで、Slackなどのチャットツールを選択できます。
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