HarvestでNew Projectsが作成されたら、Outlookに通知する

■概要

プロジェクト管理ツールHarvestで新しいプロジェクトが作成された際、関係者への情報共有を手作業で行っていませんか。手動での通知は対応漏れやタイムラグの原因となり、プロジェクトの円滑な進行の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、HarvestとOutlookを連携させ、新しいプロジェクトの作成をきっかけに、指定した宛先へ自動で通知が可能です。これにより、手作業による手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HarvestとOutlookを併用し、プロジェクト開始の連絡を手作業で行っている方
• Harvestでのプロジェクト作成情報を、チームへ迅速かつ確実に共有したいと考えている方
• プロジェクト管理における定型的な通知業務を自動化し、効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Harvestでプロジェクトが作成されると自動でOutlookから通知されるため、メール作成や送信の手間を省き、時間を有効活用できます
• 手動での通知による宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーをなくし、関係者への確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、HarvestとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHarvestを選択し、「新しいプロジェクトが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、プロジェクト作成の通知を送信するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます
• メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したHarvestのプロジェクト名などの情報を変数として挿入し、より具体的な内容の通知が可能です

■注意事項‍

• Outlook、HarvestのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。