■概要
プロジェクトに新しいメンバーが参加する際、Outlookで受信した連絡をもとに、手作業でHarvestへユーザー登録を行っていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HarvestとOutlookの連携が自動化され、特定のメールを受信するだけでHarvestへのユーザー登録が完了するため、手作業に起因する様々な課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Harvestへのユーザー登録を手作業で行っており、業務の効率化を検討しているプロジェクト管理者の方
- Outlookで受信した連絡をもとにメンバー情報を管理しており、入力の手間を削減したいチームリーダーの方
- HarvestとOutlook間の情報連携における手作業でのミスを防止し、業務を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信するだけでHarvestへのユーザー登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、名前やメールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HarvestとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から氏名やメールアドレスといった必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHarvestの「Create User」を設定し、AI機能で抽出した情報を利用して新しいユーザーを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、Outlookのメール本文から抽出したい項目（例：氏名、メールアドレスなど）を任意で指定することが可能です。
- Harvestにユーザーを作成する際、氏名やメールアドレスといった各項目に、前段のAI機能で抽出した値をそれぞれ変数として設定できます。
■注意事項
- Outlook、HarvestのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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