■概要
Outlookで受け取ったメールの内容を、都度Harvestへ手動でタスク登録する作業に手間を感じていませんか。この作業は重要である一方、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーが発生しがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、内容をAIが自動で解析し、Harvestへタスクを登録します。HarvestとOutlook間の連携を自動化することで、タスク管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受けた依頼を、手作業でHarvestにタスク登録している方
- HarvestとOutlookを連携させ、タスク登録の抜け漏れやミスを防ぎたい方
- メールを起点とした定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーにHarvestへタスクが自動作成されるため、手入力にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務へ注力できます。
- 手作業による情報転記が不要になるので、タスク名の入力間違いや依頼内容の見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HarvestとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、条件を指定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致したメールのみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からタスク名などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHarvestの「Create Task」アクションを設定し、AIが抽出した情報を埋め込んでタスクを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、メール本文のどの部分から、どのような項目（例：タスク名）を抽出するかを任意で設定できます。
- Harvestの「Create Task」アクションでは、前段のAI機能で抽出した値を、タスク名やメモ欄などに変数として自由に埋め込むことが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Outlook、HarvestのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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