HarvestでInvoiceが発行されたら、Outlookに通知する

■概要

Harvestで請求書を発行した際、関係者への通知をOutlookで都度作成・送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での通知は、送信漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、HarvestとOutlookを連携させることで、請求書が発行されたタイミングで自動的に通知メールを送信します。これにより、手作業による負担をなくし、迅速で正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Harvestでの請求書発行後、Outlookで手動通知している経理や営業担当の方
• HarvestとOutlookの連携で、請求情報共有の抜け漏れや遅延を防ぎたい方
• 請求書発行に伴う定型的な連絡業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Harvestでの請求書発行に連動し、Outlookから自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成の時間を削減できます。
• 通知の送信漏れや宛先間違いといった手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、請求に関する情報を正確かつ迅速に関係者へ共有します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HarvestとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHarvestを選択し、「請求書が新規作成または更新されたら」というアクションを設定して、フローボットが起動する条件を定めます。
3. さらに、分岐オペレーション[分岐する]アクションを設定し、請求書が作成された場合のみ次のオペレーションへ進む条件設定をします。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Harvestから取得した情報を含んだ通知メールを送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、通知を送りたい宛先をTo、CC、BCCにそれぞれ任意で設定することが可能です。
• メールの本文には、固定の文章はもちろん、前のステップでHarvestから取得した請求書番号や顧客名といった情報を変数として差し込み、動的な内容にできます。

■注意事項‍

• Outlook、HarvestのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。