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「Jotformで集めた問い合わせやアンケートの回答を、Salesforceに一件ずつ手作業で入力している…」
「入力する項目が多くて時間がかかるし、コピー＆ペーストのミスも起きてしまう…」
このように、JotformとSalesforce間での手作業によるデータ連携に、日々多くの時間と手間を費やしてはいませんか？
特に、リード情報の鮮度が重要な場面で転記に時間がかかってしまうと、ビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Jotformに新しい回答が送信されたら、その内容を自動でSalesforceの顧客情報として登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されるでしょう。
入力ミスや対応漏れのリスクを減らし、より迅速な顧客対応や戦略的な営業活動といった本来注力すべき業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JotformとSalesforceを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
JotformとSalesforceのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたフォーム回答の転記作業を減らし、素早いデータ反映を実現できます。
手動での作業負担が軽減されるため、入力ミスの心配もなくなり、常に正確性の高い顧客情報から次のアクションが起こせます。
ここでは、Yoomを使って実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
アカウント登録後すぐに試せるテンプレートをご用意していますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Jotformで収集した問い合わせやイベント申し込みなどの回答内容を、都度Salesforceに手動で転記する作業は手間がかかり、入力ミスや対応の遅れにつながりがちです。
この連携を利用することで、<span class="mark-yellow">Jotformに回答が送信されたら、その内容をすぐにSalesforceの取引先責任者やリードとして自動で作成</span>できます。
これにより、手作業による転記の手間とミスを減らし、素早く顧客情報をSalesforce上で管理できるようになります。
Jotformに届くすべての回答をSalesforceに連携するのではなく、「特定の製品に興味がある」といった特定の回答をした見込み客の情報だけを連携したい場合、手作業での選別と転記が必要になります。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">Jotformの回答内容に応じて特定の条件に合致する回答のみを抽出し、自動でSalesforceにレコードとして追加</span>することが可能です。
重要なリードを自動でフィルタリングして登録することで、営業担当者は優先度の高い顧客にアプローチでき、営業活動の効率を大幅に向上させます。
それでは、さっそく実際にJotformとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでJotformとSalesforceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／Salesforce
[Yoomとは]
今回は「Jotformで送信された回答内容をSalesforceに連携する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。 まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
アプリ一覧でJotformを選択します。
アカウント名は、「チーム名」など任意のタイトルを入力してください。
アクセストークンはJotformのこちらにアクセスし、APIキーを入力しましょう。
これでJotformのマイアプリ登録ができました。
▼注意事項
Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているアプリも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
それでは以下の手順を参考に進めてください。
ここではYoomで用意されているテンプレートを使用して設定を行います。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「OK」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定を行いましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面は、以下を確認してください。
確認後、次へをクリックしましょう。
アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行いましょう。
WebhookURLをコピーして、Jotformで設定します。
連携するフォームにアクセスし、設定の画面の設定から「SETTINGS」→「INTEGRATIONS」の順で進み、Webhookをクリックしてください。
ここで先ほどコピーしたWebhookURLを入力してください。
設定できたら、Jotformでトリガー(フォームが送信されたら)を実行してください。
フォームを送信できたら、Yoomに戻りテストをクリックしましょう。
テスト成功と表示されますが、取得した値が空の状態です。
次のJotformのアクションで詳細を取得しますので、ここのまま保存してください。
ステップ4： Jotformのアクションを設定しよう（最新の回答を取得する）
次に「最新の回答を取得する」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面は、以下を確認してください。
タイトルは変更OKです。
Jotformと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
アクションは「最新の回答を取得する」が選択されています。
確認後、次へをクリックしてください。
API接続設定に進みます。
フォームIDは候補から選択するか、JotformのURLを確認し入力しましょう。
設定後、Jotformのフォームにアクセスし、トリガーを実行してください。
実行したらYoomに戻りテストをクリックします。
テストが成功すると以下が表示されます。
本来テストが成功すると取得した値に情報が追加されるのですが、「取得した値を追加」からJotformは手動で追加する必要があります。
操作方法は、下記のヘルプページを参考に進めてください。
設定ができて、以下のようにJotformの情報が取得した値に追加できたら保存しましょう。
取得した値は、フローボットが起動する毎に新しい値が反映される値です。
ここで取得した値は、後続のオペレーションで使用します。
次に「レコードを追加する」をクリックしましょう。
データベースの連携に進みます。
マイドメインURLは Salesforceの設定から確認して入力しましょう。
オブジェクトのAPI参照名は注釈を確認し、任意の値を入力してください。
設定後、テストをクリックします。
データベース操作の詳細設定を行います。
追加したいレコードの値にJotformの取得した値を選択していきます。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
ここで手入力してしまうと、同じ内容が繰り返しSalesforceに追加され続けるので注意しましょう。
設定後、テストをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、テスト成功です。
Salesforceに移動して、レコードを追加できているか確認してください。
ここまでできたら、Yoomに戻り保存します。
最後にトリガーをONに設定し、作成したフローボットが正常に作動するか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
Yoomでは、JotformとSalesforceに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
JotformとSalesforceでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Jotformで送信されたフォーム回答を、Google スプレッドシートやNotionのデータベースに自動で追加できます。
また、回答があったらMicrosoft Excelにレコードを登録し、さらにTrelloにカードを作成するといった、複数アプリへのデータ連携も可能です。
フォーム送信をトリガーとしてHubSpotにコンタクトを作成したり、回答内容をSlackに通知したりと、リード管理から情報共有までを効率化できます。
Salesforceに新規リードが登録されたら、Googleカレンダーに予定作成とSlack通知を自動化できます。
また、商談登録時にGoogleスプレッドシートへの記録も可能です。
さらに、OpenAIで生成したフォローアップメールをGmailで送信したり、PipedriveやZoho CRMといった他のCRMへリード情報を同期したりと、AI活用と他システム連携で営業活動を効率化できます。
JotformとSalesforceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答のデータ転記作業から完全に解放され、ヒューマンエラーによる情報の不整合を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は問い合わせやリード情報をすぐにSalesforceに反映されるため、迅速かつ正確性の高い情報をもとに営業活動を開始できるでしょう。
機会損失のリスクを軽減しながら、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションに集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携がエラーになった場合はどうすればよいですか？
A：フローボットが起動中にエラーが発生した時は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正してください。
修正後、再度フローボットを起動して、正常に作動するか確認しましょう。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することもできます。
Q：新規作成だけでなく、既存の顧客情報を更新できますか？
A：はい！「分岐する」オペレーションを活用すれば可能です。
「分岐する」はミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能で、無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけます。
以下参考テンプレートです。
Q：連携後にフォームの項目を変更したら設定修正は必要ですか？
A：Jotformの回答情報は手動で追加する必要があるため、修正をする必要があります。
ここで行った手順と同様に設定を再度行いましょう！
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