「Jotformで集めた回答データを、毎回手作業でチャットツールに共有するのが面倒…」
「アンケート結果をスプレッドシートに転記しているけど、入力ミスが起きてしまう…」
このように、Jotformで受信したデータの送信や転記作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Jotformに新しい回答が送信されたタイミングで、その内容を自動的にチャットツールへ通知したり、各種データベースへ記録したりできる仕組みがあれば、これらの手作業から解放され、より重要な業務に集中するための時間を創出できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJotformで受信したデータを自動で送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Jotformの回答内容をTelegramに通知する
試してみる
■概要
Jotformで収集した重要な回答を、関係者にリアルタイムで共有したい場面はありませんか。手作業での通知は、手間がかかるだけでなく、情報の伝達漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答送信をトリガーに、指定した内容をTelegramへ自動で通知できるため、迅速な情報共有と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた回答を、チームへ迅速に共有したいと考えている方
- Telegramを業務連絡に利用しており、通知のプロセスを自動化したい方
- 手作業での情報伝達による、通知漏れやタイムラグを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると自動でTelegramに通知されるため、手動で転記や連絡を行う手間を省き、時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、重要な回答の見落としといったヒューマンエラーを防止し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーとなったフォームの回答情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得した回答内容を特定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Telegramへ送信するメッセージは、自由にカスタマイズが可能です。例えば、「新規の問い合わせがありました」のような固定のテキストを設定したり、Jotformから取得した回答者の氏名や問い合わせ内容といった情報をメッセージ本文に埋め込んで送信したりできます。
■注意事項
それではここから代表的な例として、Jotformに新しい回答が送信された際に、その内容をTelegramに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／Telegram
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- JotformとTelegramのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Jotformのトリガーおよびアクション設定とTelegramのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Jotformの回答内容をTelegramに通知する
試してみる
■概要
Jotformで収集した重要な回答を、関係者にリアルタイムで共有したい場面はありませんか。手作業での通知は、手間がかかるだけでなく、情報の伝達漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答送信をトリガーに、指定した内容をTelegramへ自動で通知できるため、迅速な情報共有と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた回答を、チームへ迅速に共有したいと考えている方
- Telegramを業務連絡に利用しており、通知のプロセスを自動化したい方
- 手作業での情報伝達による、通知漏れやタイムラグを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると自動でTelegramに通知されるため、手動で転記や連絡を行う手間を省き、時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、重要な回答の見落としといったヒューマンエラーを防止し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーとなったフォームの回答情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得した回答内容を特定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Telegramへ送信するメッセージは、自由にカスタマイズが可能です。例えば、「新規の問い合わせがありました」のような固定のテキストを設定したり、Jotformから取得した回答者の氏名や問い合わせ内容といった情報をメッセージ本文に埋め込んで送信したりできます。
■注意事項
ステップ1：JotformとTelegramをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
JotformとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでJotformと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
アクセストークンは、JotformのAPI設定画面から取得できます。
TelegramとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Jotformの回答内容をTelegramに通知する
試してみる
■概要
Jotformで収集した重要な回答を、関係者にリアルタイムで共有したい場面はありませんか。手作業での通知は、手間がかかるだけでなく、情報の伝達漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答送信をトリガーに、指定した内容をTelegramへ自動で通知できるため、迅速な情報共有と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた回答を、チームへ迅速に共有したいと考えている方
- Telegramを業務連絡に利用しており、通知のプロセスを自動化したい方
- 手作業での情報伝達による、通知漏れやタイムラグを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると自動でTelegramに通知されるため、手動で転記や連絡を行う手間を省き、時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、重要な回答の見落としといったヒューマンエラーを防止し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーとなったフォームの回答情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得した回答内容を特定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Telegramへ送信するメッセージは、自由にカスタマイズが可能です。例えば、「新規の問い合わせがありました」のような固定のテキストを設定したり、Jotformから取得した回答者の氏名や問い合わせ内容といった情報をメッセージ本文に埋め込んで送信したりできます。
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Jotformのトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「フォームが送信されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Jotformと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
まずは、JotformにWebhook URLを設定しておきましょう。
この設定により、フォームの送信などのイベントが発生した際に、その内容がWebhook経由で自動的に通知され、Yoom側で処理を開始できるようになります。
JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について
【設定手順】
まずは表示されたWebhookURLをコピーしてください。
Jotformのワークスペースで対象フォームの編集画面を開きます。
左側に表示される設定メニューから「統合」を選択し、Webhookを検索してクリックします。
コピーしたWebhookURLを入力し、「統合する」をクリックします。
最後にFINISHを押せばWebhookの設定は完了です。
Webhook URLの設定が完了したら、対象フォームでテスト用の回答を送信しておきましょう。
ここで送信した回答がトリガーイベントとなり、自動化の起点となります。
Yoomの操作画面に戻ります。
設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、Jotformで送信された回答に関する情報が一覧で表示されます。
以下の取得した値は、そのまま後続のステップで利用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
「完了」をクリックしましょう。
ステップ4：Jotformの最新の回答を取得する
続いて、トリガーのステップで取得したJotformの回答から、その内容を取得する設定を行いましょう。
「最新の回答を取得する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Jotformと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
フォームID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、フォームの回答内容が取得されるか確認しましょう。
テストに成功すると、取得した回答の内容が表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
なお、Jotformではテスト実施後、連携に必要な取得した値を手動で追加する必要があります。
具体的な設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について
「取得する値」を追加する方法
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：Telegramでメッセージ送信
いよいよ最後のステップです！
前のステップで取得した値を利用して、Telegramにメッセージを送信しましょう。
「メッセージを送信」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Telegramと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
チャットID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
※この後のテストでは、ここで指定したチャットグループへ実際にメッセージが送信されます。
そのため、事前にチャンネルメンバーへ周知しておくか、テスト専用のグループを用意しておくことをおすすめします。
メッセージ内容
送信するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすることで、前のステップで取得した値を挿入できます。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じメッセージがTelegramに送信されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が表示されます。
実際にTelegramを開いて、指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り送信されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Jotformでフォーム送信があったタイミングで、指定したTelegramに回答データが自動で通知されるようになります。
実際にJotformのフォームから回答の送信を行い、Telegramに通知が届くかを確認してみましょう。
JotformのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Jotformを使った自動化例
Jotformで受信した回答をSalesforceやTrelloへ連携したり、Microsoft Excelなどのデータベースへ自動で記録できます。また、Jotformでの回答をもとにしたOneDriveでのフォルダ作成やMetaコンバージョンAPIへのイベント送信などの連携も可能です。
Jotformで送信された回答内容をSalesforceに連携する
試してみる
■概要
Jotformで送信された情報をSalesforceのリードオブジェクトに自動的に連携するフローボットです。
お問い合わせフォームから送信したユーザー情報などをリードとして登録したい際などにご活用いただけます。
■注意事項
・JotformとSalesforceの設定内容を自由に変更してご利用ください。
・Salesforce、JotformそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Jotformで回答された期間のレポートをYouTubeから取得し、通知する
試してみる
■概要
Jotformで収集したアンケート期間などをもとに、手作業でYouTubeチャンネルのレポートを作成し、関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。都度レポート期間を確認し、データを抽出して通知する作業は、時間もかかりミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、指定期間のYouTubeチャンネルレポートを自動で取得し、Gmailで担当者へ通知できます。これにより、定型的なレポート業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとYouTubeを活用し、定期的なレポート作成を手作業で行っているマーケティング担当者の方
- キャンペーン期間など、特定の期間に応じたYouTubeの成果を迅速に把握、共有したいチームリーダーの方
- 手作業によるレポート作成や通知の抜け漏れといったミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへのフォーム送信を起点にレポート取得と通知が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- レポート期間の設定ミスや通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとYouTubeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、フォームの回答内容を取得します。
- 次に、オペレーションでYouTubeの「チャンネルレポートを取得」アクションを設定し、レポートを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したレポート情報を指定の宛先に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- YouTubeでチャンネルレポートを取得するアクションでは、レポート期間の開始日と終了日を、Jotformで取得した日付情報などを変数として設定することが可能です。
- Gmailでの通知設定では、メールの件名や本文に固定テキストだけでなく、Jotformの回答内容やYouTubeのレポート結果といった情報を変数として埋め込み、柔軟な通知内容を作成できます。
■注意事項
- Jotform、YouTube、GmailとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定と最新回答取得方法についてはこちらをご参照ください。
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、Jotformのレポート一覧を取得し返信する
試してみる
■概要
Jotformに関する特定の報告や問い合わせメールがGmailに届いた際、都度内容を確認し、Jotformの管理画面から必要な情報を探して返信するのは手間のかかる作業です。手作業では対応の遅れや、返信内容のミスに繋がる可能性もあります。このワークフローは、Gmailでの受信をきっかけに、JotformのAPIを利用した情報取得とメール返信を自動化し、定型的な問い合わせ対応の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとGmailを用いた定型業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- JotformのAPIなどを活用し、問い合わせ対応を自動化したいと考えている担当者の方
- 手作業によるメール返信でのミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からJotformの情報取得、返信までを自動化するため、これまで手作業で行っていた一連の対応時間を短縮します。
- JotformのAPIを利用して正確な情報を自動取得するため、手作業による情報の見間違いや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとJotformをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 次に、オペレーションでJotformを選択し、「レポート一覧を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したレポート情報を基にメールを自動返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能では、受信したメール本文から抽出したいデータ項目（例：問い合わせ番号、顧客名など）を任意で設定できます。
- Jotformでレポート一覧を取得する際、特定のレポートIDを固定値で指定したり、前段のAI機能で抽出した値を変数として条件に埋め込むことが可能です。
- Gmailでのメール返信では、送信先を任意のアドレスに設定できます。また本文には固定の文章に加え、Jotformから取得した情報などを変数として差し込むことで、内容を動的に変更できます。
■注意事項
- Gmail、JotformのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jotformに回答があったら、Microsoft Excelのレコードに追加する
試してみる
■概要
Jotformに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのレコードに回答内容を追加するフローです。
JotformとMicrosoft Excelを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft Excelのレコードが追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Jotform、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Jotformの内容を用いてMetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信する
試してみる
■概要
Jotformで獲得したコンバージョン情報を、手作業でMeta広告のシステムに反映させていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、反映漏れや入力ミスによって、正確な広告効果の測定が難しくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、自動でMetaコンバージョンAPIへイベント情報が送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとMeta広告を併用し、手作業での連携に手間を感じているマーケティング担当者の方
- コンバージョンデータの反映漏れや遅延を防ぎ、広告効果測定の精度を高めたいと考えている方
- 専門知識なしで、JotformとMetaコンバージョンAPIの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformにフォームが送信されると、自動でMetaコンバージョンAPIにイベントが送信されるため、手作業での対応時間を短縮することができます。
- 手作業によるコンバージョンイベントの送信漏れや入力ミスを防ぎ、広告効果測定のデータ精度を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMetaコンバージョンAPIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMetaコンバージョンAPIの「コンバージョンイベントを送信」を設定し、取得したフォーム情報を基にイベントを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを任意で指定してください。
■注意事項
- Jotform、MetaコンバージョンAPIのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
Jotformの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した回答を管理するために、都度OneDriveにフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダ名のミスや作成漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答送信をトリガーに、指定した形式でOneDriveにフォルダを自動で作成し、こうした情報管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた情報をOneDriveで管理している担当者の方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、命名規則の不統一に課題を感じている方
- フォーム回答後の情報管理プロセスを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるたび、自動でOneDriveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、回答者ごとのフォルダ名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーとなったフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでフォルダを作成するオペレーションでは、作成したフォルダを格納する親フォルダを任意で設定することが可能です。案件ごとや年月ごとなど、管理体系に合わせて保存先を指定してください。
■注意事項
- JotformとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Jotformの回答内容をPDF化しMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Jotformで収集したアンケートや申込情報を、都度手作業でPDF化し、Microsoft SharePointに保存していませんか？この一連の作業は、件数が増えると大きな手間になるだけでなく、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、回答内容のPDF化からMicrosoft SharePointへのアップロードまでを自動で完結させ、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで収集した回答データを手作業でPDF化し、管理している方
- Microsoft SharePointをファイルサーバーとして利用し、手動でのアップロードに非効率を感じている方
- 定型的なデータ保存業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答からPDF生成、Microsoft SharePointへのアップロードまでが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル作成やアップロード作業がなくなるため、ファイルの保存忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotform、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したフォームの回答内容を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した回答内容を元にPDFファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointとの連携を設定する際は、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントをご利用ください。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があります。
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつTrelloに手作業で転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかる上にコピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローは、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容を自動でTrelloにカードとして登録します。面倒な転記作業から解放され、対応の初動を早めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた問い合わせをTrelloで管理しているカスタマーサポートの方
- Jotformの回答を手作業でTrelloに転記する作業に手間を感じている方
- 問い合わせや申し込み対応の初動を迅速化し、抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると自動でTrelloにカードが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 手作業による転記作業がなくなることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、取得したJotformの回答内容を基にカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Trelloでカードを作成するアクションで、カードを追加したいボードやリストを任意で設定してください。
- Trelloで作成するカードのタイトルや説明欄に、Jotformのどの回答項目を反映させるか自由にカスタマイズが可能です。
指定のスケジュールになったらJotformでレポートを作成し、Notionにレコードを追加する
試してみる
■概要
Jotformで集めた回答データを定期的にレポーティングし、Notionなどで管理する業務は、手作業で行うと手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、指定したスケジュールになるとJotformのレポート作成からNotionへのレコード追加までを完全に自動化するものです。JotformのAPIを利用した連携を検討していた方でも、開発不要で手軽に同様の仕組みを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとNotionを使い、手作業での定期レポート作成に手間を感じているご担当者の方
- Jotformのデータをチームで共有するため、Notionへ自動で情報を蓄積させたいと考えている方
- JotformのAPIを利用した連携などを検討しており、より簡単な自動化の方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでJotformのレポート作成とNotionへの追加が自動で行われるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性と業務の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformを選択し、「レポートを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Jotformで作成したレポート内容をNotionに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformでレポートを作成するアクションでは、レポートに含めるテキストなどを固定値で設定したり、変数を用いて動的に情報を埋め込むことが可能です。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、追加したいデータベースや各プロパティに、固定値や前段のJotformで作成したレポート情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Jotform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Jotformに回答されたら、Amazon Seller Centralで注文情報を取得して通知する
試してみる
■概要
Jotformで受け付けた問い合わせ内容を確認するために、都度Amazon Seller Centralを開いて注文情報を手作業で検索していませんか？
この確認作業は手間がかかるだけでなく、注文番号の入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム回答をトリガーに、Amazon Seller Centralから該当の注文情報を自動で取得し、Slackへ通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとAmazon Seller Central間の手作業での情報照会に手間を感じているEC担当者の方
- 顧客からの問い合わせ対応を迅速化し、確認ミスを防止したいカスタマーサポートチームの方
- 定型的な確認作業を自動化して、より付加価値の高い業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答後、注文情報の検索から通知までが自動で実行されるため、手作業での確認にかかる時間を短縮することができます。
- システムが自動で情報を取得するため、注文番号の入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotform、Amazon Seller Central、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 続いて、オペレーションでAmazon Seller Centralの「注文情報の一覧を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で指定してください。
- Amazon Seller Centralで注文情報を取得する際に、販売地域、マーケットプレイスID、注文発生日の期間、注文ステータスなどの検索条件を任意でカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、メッセージを投稿するチャンネルを指定し、通知するメッセージ内容を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
まとめ
Jotformのデータ送信を自動化することで、これまで手作業で行っていた回答内容の転記や共有の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は問い合わせやアンケートの回答に対して迅速に対応でき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Telegram以外のツールにも連携できますか？
A：
はい、フローボットでアクションを追加することで、Telegram以外のツールにも連携可能です。
基本的なフローボットの作成方法
設定しているTelegramのアクションを削除し、代わりに連携したいアプリを設定します。
その後、設定したアプリのアクション項目から「メッセージ送信」「レコードの追加」など目的に合った処理を設定することで、利用中のツールに合わせた自動化を実現できます。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
Slack・Chatworkへの通知設定
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：回答内容によって処理を分けることはできますか？
A：
はい、フローボットで分岐設定を行うことで可能です。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
分岐の設定方法や料金プランについては、以下のヘルプページをご確認ください。
「分岐」の設定方法
料金プランについて
Jotformから取得した回答内容を条件として設定することで、たとえば「緊急」という回答があった場合のみ通知するといった処理が行えます。
これにより、条件に一致した場合にのみTelegramの通知アクションが実行され、回答内容に応じた自動化が可能になります。
