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「Outlookで受け取った重要なメールの添付ファイルを、毎回手動でBoxに保存している…」
「ファイル名のルールを守ったり、正しいフォルダに保存したりするのが手間で、たまにミスも起きてしまう…」
このように、OutlookとBox間でのファイル管理を手作業で行うことに非効率さやストレスを感じていませんか？
特に取引先からの請求書や契約書など重要なファイルを扱う業務では、保存漏れや誤った管理が大きな問題になりかねません。
もし<span class="mark-yellow">Outlookで特定のメールを受信した際、添付ファイルを自動でBoxの指定フォルダに保存する仕組み</span>があればこうした日々の面倒な作業から解放されますね。
ヒューマンエラーのリスクをなくし、より付加価値の高いコア業務に集中する貴重な時間を確保できそうです。
今回ご紹介する自動化は、専門知識がなくても設定できる簡単にできます。
ぜひこの機会に導入してファイル管理業務をスマートに効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとBoxのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメールの添付ファイル保存を自動化できます。
ファイル保存の手間や時間を削減し、保存漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぐのに役立ちそうです。
アカウント登録（約30秒）後、テンプレートを選択するだけですぐ連携できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Outlookで受信したメールに添付されているファイルを、自動でBoxの指定フォルダにアップロードするフローです。
<span class="mark-yellow">毎日大量に届くメールの中から重要なファイルを一つひとつ手動で保存する手間がなくなり、ファイル管理の正確性と速度が向上します。</span>
特定の条件（特定の差出人や件名など）に合致するメールを受信した場合にのみ、添付ファイルをBoxにアップロードするフローです。
このフローは条件分岐を含むため、<span class="mark-yellow">件名に「請求書」というキーワードが含まれるメールの添付ファイルだけをBoxの「経理」フォルダに保存する、といったより高度な自動化を実現</span>できます。
不要なファイルが保存されることを防ぎ、整理されたファイル管理体制を構築するのに役立つでしょう。
それでは早速、実際にOutlookとBoxを連携したフローを作成していきます！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードするフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
右上の検索窓からOutlookを検索してください。
こちらはMicrosoftアカウントにログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
お使いのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリック。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに準備として、連携したOutlookアドレス宛にファイル付きメールを送信しておきましょう。
今回は例として請求書のPDFファイルを添付しています。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「特定の件名のメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定の件名のメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にメールフォルダIDを候補から選択しましょう。
最後に検索キーワードを入力してテストしてください。
今回は例として「請求書」というキーワードを設定しました。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
トリガーのみでは、添付ファイルの有無(true/false)しか取得できません。
そこで添付ファイルの情報を取得するアクションをトリガー下に加えて、ファイルの内容を取得する設定をしていきます。
「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「メールの添付ファイルの情報を取得する」のまま「次へ」をクリック。
今回はテンプレートを使っているため「メールID」が予め入力されています。そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。ファイルの情報が取得できました！
今度は取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードする設定をします。
「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
ステップ3・4と同様、アクションは「メールの添付ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
この画面も「メールID」と「ファイルID」がそれぞれ予め設定されているので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
先ほどダウンロードしたファイルをBoxに格納します。
準備として、ファイルを格納するためのフォルダを用意してください。
例として「経理」フォルダを作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルをアップロード」をクリック。
これまでのステップと同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
「ファイル名」は予め設定されているのでそのままで大丈夫ですが、固定のテキストを追加するなど必要に応じて編集することも可能です。
テキストボックス下部の説明を参考に「格納先フォルダのコンテンツID」を入力しましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は設定されている通りでOKなので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。
BoxのフォルダにOutlookの添付ファイルが格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする方法でした！
今回はOutlookからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxの特定のフォルダに新しいファイルが追加されたことをトリガーに、Outlookから関係者へ自動で通知メールを送信するフローです。
<span class="mark-yellow">ファイルが追加されるたびに手動で通知メールを作成・送信する手間を省き、チーム内での迅速な情報共有を実現します。</span>
Boxに特定の条件（ファイル名やフォルダなど）に合致するファイルが追加された場合にのみ、Outlookから通知メールを送信するフローです。
例えば<span class="mark-yellow">「契約書案」というファイル名のドキュメントが共有された時だけ法務担当者に通知する、といった運用が可能</span>になります。
不要な通知を削減し、本当に確認が必要な情報だけを的確に伝えることができますね！
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやBoxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
ファイルがアップロードされたことをトリガーに、メールを送信したり、チャットツールに通知したりします。
また、他ツールでファイルを受信したらアップロードすることも可能です。
異なるオンラインストレージ間のデータ同期も実現することで、手動でのファイル管理や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
OutlookとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール添付ファイルの保存・関係者への通知にかかる時間を大幅に削減し、保存ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーも防ぐことができそうです。</span>
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、より創造的で重要なコア業務に集中する理想的な環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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