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「Outlookで受け取った重要なメールの添付ファイルを、毎回手動でBoxに保存している…」
「ファイル名のルールを守ったり、正しいフォルダに保存したりするのが手間で、たまにミスも起きてしまう…」
このように、OutlookとBox間でのファイル管理を手作業で行うことに非効率さやストレスを感じていませんか？
特に取引先からの請求書や契約書など重要なファイルを扱う業務では、保存漏れや誤った管理が大きな問題になりかねません。
もしOutlookで特定のメールを受信した際、添付ファイルを自動でBoxの指定フォルダに保存する仕組みがあればこうした日々の面倒な作業から解放されます。
ヒューマンエラーのリスクをなくし、より付加価値の高いコア業務に集中する貴重な時間を確保できそうです。
今回ご紹介する自動化は、専門知識がなくても設定できる簡単にできます。
ぜひこの機会に導入してファイル管理業務をスマートに効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとBoxを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Outlookで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でBoxに保存するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業では保存漏れやフォルダの指定ミスが発生し、重要なファイルの管理に支障をきたすこともあります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付ファイルが自動でBoxにアップロードされるため、こうしたファイル管理に関する課題を円滑に解消します。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OutlookとBoxを連携してできること
OutlookとBoxのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメールの添付ファイル保存を自動化できます。
ファイル保存の手間や時間を削減し、保存漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぐのに役立ちそうです。
アカウント登録（約30秒）後、テンプレートを選択するだけですぐ連携できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする
Outlookで受信したメールに添付されているファイルを、自動でBoxの指定フォルダにアップロードするフローです。
毎日大量に届くメールの中から重要なファイルを一つひとつ手動で保存する手間がなくなり、ファイル管理の正確性と速度が向上します。
■概要 Outlookで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でBoxに保存するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業では保存漏れやフォルダの指定ミスが発生し、重要なファイルの管理に支障をきたすこともあります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付ファイルが自動でBoxにアップロードされるため、こうしたファイル管理に関する課題を円滑に解消します。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信したメールにファイルが添付されていたら、Boxにアップロードする
特定の条件（特定の差出人や件名など）に合致するメールを受信した場合にのみ、添付ファイルをBoxにアップロードするフローです。
このフローは条件分岐を含むため、件名に「請求書」というキーワードが含まれるメールの添付ファイルだけをBoxの「経理」フォルダに保存する、といったより高度な自動化を実現できます。
不要なファイルが保存されることを防ぎ、整理されたファイル管理体制を構築するのに役立つでしょう。
■概要 Outlookで受信する請求書や報告書などのメール、その添付ファイルを手動でBoxに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が重なると手間がかかるうえ、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookでの特定のメール受信をトリガーに添付ファイルを自動でBoxへアップロードするもので、BoxとOutlook間のファイル管理を効率化し、手作業による負担やミスを解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OutlookとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは早速、実際にOutlookとBoxを連携したフローを作成していきます！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はOutlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードするフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 Outlookで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でBoxに保存するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業では保存漏れやフォルダの指定ミスが発生し、重要なファイルの管理に支障をきたすこともあります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付ファイルが自動でBoxにアップロードされるため、こうしたファイル管理に関する課題を円滑に解消します。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OutlookとBoxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Outlook
右上の検索窓からOutlookを検索してください。
こちらはMicrosoftアカウントにログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Box
お使いのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリック。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Outlookで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でBoxに保存するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業では保存漏れやフォルダの指定ミスが発生し、重要なファイルの管理に支障をきたすこともあります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付ファイルが自動でBoxにアップロードされるため、こうしたファイル管理に関する課題を円滑に解消します。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
はじめに準備として、連携したOutlookアドレス宛にファイル付きメールを送信しておきましょう。
今回は例として請求書のPDFファイルを添付しています。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「特定の件名のメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定の件名のメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にメールフォルダIDを候補から選択しましょう。
最後に検索キーワードを入力してテストしてください。
今回は例として「請求書」というキーワードを設定しました。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
ステップ4：添付ファイルの情報を取得する設定
トリガーのみでは、添付ファイルの有無(true/false)しか取得できません。
そこで添付ファイルの情報を取得するアクションをトリガー下に加えて、ファイルの内容を取得する設定をしていきます。
「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「メールの添付ファイルの情報を取得する」のまま「次へ」をクリック。
今回はテンプレートを使っているため「メールID」が予め入力されています。そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。ファイルの情報が取得できました！
ステップ5：添付ファイルをダウンロードする設定
今度は取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードする設定をします。
「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
ステップ3・4と同様、アクションは「メールの添付ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
この画面も「メールID」と「ファイルID」がそれぞれ予め設定されているので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
ステップ6：Boxにアップロードする設定
先ほどダウンロードしたファイルをBoxに格納します。
準備として、ファイルを格納するためのフォルダを用意してください。
例として「経理」フォルダを作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルをアップロード」をクリック。
これまでのステップと同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
「ファイル名」は予め設定されているのでそのままで大丈夫ですが、固定のテキストを追加するなど必要に応じて編集することも可能です。
テキストボックス下部の説明を参考に「格納先フォルダのコンテンツID」を入力しましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は設定されている通りでOKなので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。
BoxのフォルダにOutlookの添付ファイルが格納されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする方法でした！
BoxのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する
Boxの特定のフォルダに新しいファイルが追加されたことをトリガーに、Outlookから関係者へ自動で通知メールを送信するフローです。
ファイルが追加されるたびに手動で通知メールを作成・送信する手間を省き、チーム内での迅速な情報共有を実現します。
Boxに特定のファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する
Boxに特定の条件（ファイル名やフォルダなど）に合致するファイルが追加された場合にのみ、Outlookから通知メールを送信するフローです。
例えば「契約書案」というファイル名のドキュメントが共有された時だけ法務担当者に通知する、といった運用が可能になります。
不要な通知を削減し、本当に確認が必要な情報だけを的確に伝えることができますね！
■概要 Boxに保存したファイルを関係者に共有する際、都度Outlookを立ち上げてメールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、連絡漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをトリガーに、Outlookから自動でメールを送信する処理を可能にするもので、こうした手作業による手間やリスクを解消し、BoxとOutlookを用いたファイル共有業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OutlookやBoxを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやBoxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Outlookを使った自動化例
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
■概要 Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。 OutlookとGmailを連携することで、手動でメールの受信した内容をGmailに転記する必要がなく、 素早い情報の共有や対応の抜け漏れ防止を実現しメールをひとつにまとめることができます。 ■注意事項 ・Outlook、GmailそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、 ■概要 Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。 OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。 ■注意事項 ・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。 Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。 Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。 件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。 ・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。 ・その場合はこちらの記事を参考に管理者に承認を依頼してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookに送信するフローです。 kintoneとOutlookを連携することで追加されたレコード内容を自動的にOutlookに送信されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 Outlookの送信内容などは自由に設定することができます。 ■注意事項 ・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Boxを使った自動化例
ファイルがアップロードされたことをトリガーに、メールを送信したり、チャットツールに通知したりします。
また、他ツールでファイルを受信したらアップロードすることも可能です。
異なるオンラインストレージ間のデータ同期も実現することで、手動でのファイル管理や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
■概要 BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。 Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業 ・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方 ・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方 2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業 ・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方 ・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方 ■このテンプレートを使うメリット BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。 また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。 ■注意事項 ・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容を、Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとSalesforceの連携をスムーズに実現し、ファイルがアップロードされるとOCRで内容を読み取り、自動でSalesforceへレコードを作成します。これにより、データ入力作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方 ・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者 ・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者 ・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方 2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方 ・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方 ・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務自動化を目指している中小企業の経営者 ・データの正確性を高めたい事務職員 ■このテンプレートを使うメリット ・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。 ・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。 ■注意事項 ・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 ◼️概要 Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。 ◼️注意事項 ・各アプリとYoomとの連携が必要です。 ■概要 boxにファイルがアップロードされたらそのファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送るフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Microsoft Teamsを使用したミーティングを頻繁に行う方 ・社内のミーティングを行う統括部門の方 ・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方 ・Web面接を担当する人事部門の方 2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者 ・会議資料を毎回送付する必要のある方 ・プレゼンデータ作成担当者 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・boxにアップロードされたらチャット送付まで自動で行うので手作業による手間を削減できます。 ■注意事項 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
・boxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
OutlookとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール添付ファイルの保存・関係者への通知にかかる時間を大幅に削減し、保存ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーも防ぐことができそうです。
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、より創造的で重要なコア業務に集中する理想的な環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
