Boxに特定のファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

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■概要

Boxに保存したファイルを関係者に共有する際、都度Outlookを立ち上げてメールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、連絡漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをトリガーに、Outlookから自動でメールを送信する処理を可能にするもので、こうした手作業による手間やリスクを解消し、BoxとOutlookを用いたファイル共有業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

BoxとOutlookを併用しており、ファイル共有の連絡を手作業で行っている方
重要なファイルの共有漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
ファイルが追加されるたびに行う定型的なメール連絡業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

Boxへのファイルアップロードを起点に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
手作業によるメール作成が不要になるため、宛先の設定ミスや通知の対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します
次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします
次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先にメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Boxのトリガー設定では、通知の起点としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを動かすための条件を自由に設定できます。
Boxのファイルダウンロード設定では、ダウンロード対象としたいファイルのコンテンツIDを任意で設定してください。
Outlookのメール設定では、宛先や件名、メッセージ内容を任意で設定でき、前段のアクションで取得したファイル名などの情報を変数として利用することも可能です。

■注意事項

Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924