Outlookで受信したメールにファイルが添付されていたら、Boxにアップロードする

■概要

Outlookで受信する請求書や報告書などのメール、その添付ファイルを手動でBoxに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が重なると手間がかかるうえ、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookでの特定のメール受信をトリガーに添付ファイルを自動でBoxへアップロードするもので、BoxとOutlook間のファイル管理を効率化し、手作業による負担やミスを解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にOutlookとBoxを利用し、ファイル管理の連携を効率化したい方
• メールの添付ファイルを都度手動で保存しており、手間や保存漏れに課題を感じている方
• BoxとOutlook間の定型的なファイル保存作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信したメールの添付ファイルを自動でBoxに保存するため、これまで手作業で行っていたファイル管理の時間を短縮することができます。
• 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、Outlookの「添付ファイルの情報を取得する」アクションと「添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定したり、件名や本文に含まれるキーワードを設定したりすることで、自動化の対象とするメールを細かく定義できます。
• 分岐機能では、「添付ファイルの有無」を条件に設定するだけでなく、送信元のメールアドレスなど、トリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させることが可能です。
• Boxへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダを指定できるほか、ファイル名にメールの件名や受信日を含めるなど、動的な情報を活用して柔軟に設定できます。

■注意事項

• Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924