Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
Outlookに届く定型メールの内容を、一件ずつ確認してMicrosoft Excelに手作業で転記していませんか？こうした作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによるミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメール本文からAIが自動で必要な情報を抽出し、Microsoft Excelの指定したシートへ転記する作業を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Excelを使い、メールからの情報転記を手作業で行っている方
- 問い合わせ内容などをExcelで管理しており、入力作業の自動化を検討している方
- AIを活用して、メールからのテキスト抽出やデータ入力を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信を起点に、AIによる情報抽出からMicrosoft Excelへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストによる入力間違いや、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」アクションでメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のシートに転記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とするよう、フォルダIDを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目名（例：会社名、氏名、問い合わせ内容など）でテキストを抽出するかを自由に設定できます。
- Microsoft Excelへの転記設定では、対象のファイルやシート名を指定し、どの列にAIが抽出したどの情報を入力するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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