Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Canvaにフォルダを作成する

■概要

デザイン制作などでCanvaを利用する際、Outlookで受け取った依頼ごとに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかり作成漏れの原因にもなりがちです。特に複数の案件を同時に進めていると、こうした管理業務が負担になることもあります。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、Canvaに自動でフォルダを作成します。手作業による非効率を解消し、CanvaとOutlookを連携させたスムーズな制作フローの構築を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受けた依頼をもとに、Canvaでデザインを作成している方
• CanvaとOutlookを利用した業務フローを効率化したいと考えているチームリーダーの方
• 手作業によるフォルダ作成に手間を感じ、ミスを減らしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信をきっかけにCanvaのフォルダが自動作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• フォルダの作成漏れや、手入力による命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとCanvaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、起動条件となるメールの件名を指定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメールの件名や本文から、フォルダ名として使用したいテキストを抽出するように設定します
4. 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」を選択し、前段のAI機能で抽出したテキストをフォルダ名として指定します

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のテキスト抽出では、メールの件名や本文など、どの部分からテキストを抽出するかを任意で設定することが可能です
• Canvaのフォルダ作成アクションでは、フォルダ名に固定のテキストを設定したり、前段のステップで取得した値を埋め込んだりと、柔軟なカスタマイズができます

■注意事項

• Outlook、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。