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「SmartsheetとWrikeの両方を使っていて、データを手動で移している…」
「Smartsheetに行を追加したら、Wrikeにも同じ内容でタスクを作りたいけど、毎回やるのは面倒…」このように、複数のプロジェクト管理ツール間でのデータ連携に手間を感じ、非効率な作業に時間を奪われていませんか？
手作業によるデータ転記は、時間や労力がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetで行が追加されたら、その内容を自動的にWrikeのタスクとして作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
結果として、より戦略的なタスクの計画やプロジェクトの進捗管理といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、業務の大幅改善が期待できます。
ぜひこの記事を参考に自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとWrikeを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとWrikeのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化し、業務の生産性を大きく向上させることが可能になります。
例えば、Smartsheetで管理しているプロジェクトのタスクを、自動でWrikeにも反映させるといった連携が可能です。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetの特定のシートに行が追加された際に、その情報を基にWrikeに新しいタスクを自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Smartsheetでのタスク追加からWrikeへの反映までの一連の流れを自動化できる</span>ため、手作業による転記の手間をなくし、情報の正確性を高めることが可能です。
Smartsheetに追加された行の中から、「ステータスが"未着手"」や「優先度が"高"」といった特定の条件に合致するものだけを抽出し、Wrikeにタスクとして自動作成する連携です。
この仕組みを構築することで、<span class="mark-yellow">対応が必要なタスクだけをWrikeに連携できるため、情報のノイズを減らし、より効率的なタスク管理が実現</span>できます。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとWrikeを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとWrikeの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、Wrikeにタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押しましょう。
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにWrikeと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。
なお、この後のテスト操作のために、カラムに日付を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。
(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。テストが成功すると、以下のような結果が表示されます。
Smartsheetのシート情報が正しくアウトプットとして反映されていれば問題ありません！
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に、「保存」をクリックして、次のステップに進みましょう。
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、Wrikeにタスクを作成する設定をしましょう。まずは、下記赤枠をクリックしてください。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
次に、Wrikeに作成するタスクの内容を設定します。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
取得した値＝アウトプットを用いて以下のように設定することで、Smartsheetで行が作成されるごとにWrikeに異なるタスクを動的に反映できます。
なお、アウトプットを活用せず手入力すると、毎回同じタイトルのタスクが作成されてしまうため注意が必要です。
今回は上記3項目のみ入力しましたが、運用したい内容に合わせて他の項目も任意でカスタマイズしましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
テストが成功すると、Wrikeにタスクが新しく追加されているはずなのでチェックしてみましょう。下記のように、先ほど設定した内容が追加反映していればOKです！
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからWrikeへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にWrikeからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、双方向のデータ連携を自動化し、さらに幅広い業務の効率化を図ることができます。
Wrikeで新しいタスクが作成されたタイミングで、そのタスク情報をSmartsheetの指定したシートに自動で行として追加します。
<span class="mark-yellow">Wrikeで発生したタスクをSmartsheetで一元的にリスト化して管理したい場合に便利</span>で、プロジェクト全体の可視性を高めて報告資料の作成などを効率化します。
Wrikeで作成されたタスクの中から、「特定の担当者がアサインされた」や「特定のフォルダに属する」といった条件を満たすタスクのみを、Smartsheetのシートに自動で追加します。
<span class="mark-yellow">Smartsheet側で追跡したい重要なタスクだけをフィルタリングして連携できる</span>ため、より目的に応じた的確な情報管理が可能になります。
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやWrikeのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Smartsheetへの入力をトリガーに、チャットツールへの通知や他のツールへのデータ同期を実現。
また、外部フォームやユーザー管理システムからの情報をSmartsheetに集約することも可能です。
これにより、手作業による情報転記の負担とエラーを削減し、情報共有の迅速化とデータの一元管理を促進。
結果として、チーム全体の生産性向上と業務効率の最大化に貢献します。
タスクが作成されたことをトリガーに、チャットツールに通知したり、カレンダーにタスクの期日を登録したりします。
また、タスクが完了したらカスタマーサポートツールのチケットステータスを更新するといった連携も可能です。
さらに、開発者向けプラットフォームで作成されたIssueや、メールで受信した内容をタスクとして登録することもできます。
チーム内の情報共有やタスク管理を効率化し、手作業による二重入力の手間を削減しましょう。
SmartsheetとWrikeの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSmartsheetとWrike間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は手作業によるタスク登録や更新の負荷から解放され、常に最新の正確な情報に基づいて業務を進められるようになるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはず。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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