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「Squareに新しい顧客が登録されるたびに、その情報をGoogleドキュメントのリストに手作業で転記している…」
「単純な作業だけど、件数が増えると時間がかかるし、コピー＆ペーストのミスも起こりがち…」
このように、SquareとGoogleドキュメント間での手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Squareに新しい顧客情報が追加されたら、自動的にGoogleドキュメントにその内容が追記される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、顧客対応やサービス改善といった、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に馴染みがなかった方でもすぐに実践可能です。ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、業務をもっとスマートに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SquareとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SquareとGoogleドキュメントのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたデータ入力を自動化し、業務の正確性とスピードを向上させることが可能になります。
例えば、Squareに登録された顧客情報をリアルタイムでGoogleドキュメントに反映させることで、常に最新の顧客リストを維持できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Squareに新しい顧客が登録されるたびに、その氏名や連絡先といった情報を手動でGoogleドキュメントの顧客リストに転記する作業を自動化します。
この連携により、<span class="mark-yellow">顧客情報がリアルタイムでドキュメントに反映されるため、手作業による入力の手間や転記ミスをなくし、常に正確な顧客リストを維持できます。</span>
特定のタグが付いた顧客や、特定の期間に登録された顧客など、設定した条件に合致するSquareの顧客情報のみを抽出し、自動でGoogleドキュメントに追記する連携です。
span class="mark-yellow">手動でのフィルタリングやリスト作成の手間を省き、キャンペーン対象者のリストアップなどを効率化できる</span>ため、マーケティング活動の迅速化にも繋がります。
それでは、実際にSquareとGoogleドキュメントを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう。今回は、プログラミング不要で様々なSaaSを連携できるノーコードツール「Yoom」を使用して設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Squareで顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントにテキストを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Squareの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Squareを検索します。
今回はWebhookを使用するため「Square（Webhook）」クリックしてください。
こちらの画面で、アカウント名とアクセストークンを入力します。
アカウント名は任意の名称を入力します。
アクセストークンの取得は、まずは注釈をご一読の上、「Square Developer Portal」をクリックします。
クリックすると以下の画面になるので、「+」からアプリケーションを追加します。
任意の名前を入力し、「Next」をクリックします。
アプリケーションが作成されると、以下の画面になります。
アクセストークンを取得する手順は次のとおりです。
Yoomの画面に戻り、コピーしたアクセストークンを貼り付けて「追加」をクリックします。
これでSquareのアプリ連携は完了です！
Googleドキュメントの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Googleドキュメントを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録は完了です。
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではWebhookを使用しSquareで顧客が作成されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
以下の画面で、任意のWebhook名を入力したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示されるので、「次へ」をクリックします。
Squareに移動して、Webhookイベント（顧客の作成）を実行します。
実行したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Googleドキュメントにテキストを追加する設定を行います。
連携するGoogleドキュメントも準備しておきましょう。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
ドキュメントIDのフィールドをクリックし、連携したいドキュメントを選択します。
追加するテキストには既に前項で取得した値から「姓」「名」「メールアドレス」「会社名」が入力されています。
以下のように取得した値を設定することで、値が固定化されず、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
テキストには任意の文章を追記することも可能です。
入力したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示されGoogleドキュメントにも顧客情報が追加されます。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Squareで顧客情報が追加されたら、Google ドキュメントにテキストを追加する方法は以上です。
Yoomでは、SquareとGoogle ドキュメントに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
SquareとGoogle ドキュメントでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Squareで決済された商品情報をGoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelに自動で追加したり、特定の商品の注文があった場合にBoxにフォルダを作成したりと、売上や顧客情報の管理を自動化できます。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、その内容をGoogle ドキュメントに追加したり、Googleフォームで送られたファイルをOCRで読み取ってドキュメントに追加したりと、情報収集とドキュメント作成を自動化できます。
この記事では、SquareとGoogleドキュメントを連携し、業務を自動化する方法についてご紹介しました。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSquareからGoogleドキュメントへのデータ転記作業の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
</span>これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を利用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。もし、日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：Squareのどのプランからこの連携は利用できますか？
A：今回紹介した連携はSquareの無料プランから利用可能です。
ただし、APIを通じて決済処理を行う場合は、通常のSquare決済手数料が適用される点にご注意ください。
Q：連携が失敗した時に気づく方法はありますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラーについての対処法は以下のヘルプページもご参照ください。
・エラー時の対応方法について
Q：連携する顧客情報の項目はカスタマイズできますか？
A：可能です。Squareに登録する顧客情報の項目から、「住所」や「電話番号」などをカスタマイズできます。
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