Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google ドキュメントに追加する

■概要

Outlookに届く重要な報告や問い合わせメールの内容を、都度Google ドキュメントへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、その内容を自動で指定のGoogle ドキュメントに追記できるため、手作業による記録業務を効率化し、情報の集約を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する特定メールの内容を、Google ドキュメントに手作業で転記している方
• 問い合わせや報告メールの記録を自動化し、チームでの情報共有を円滑にしたいと考えている方
• 日々の定型的なメール処理業務を効率化し、コア業務に集中する時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメールがOutlookに届くと自動でGoogle ドキュメントに内容が追加され、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象の件名を指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容などをどのドキュメントに追加するかを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google ドキュメントに追加するテキストは、トリガーで受信したOutlookのメール本文や送信者といった情報を変数として埋め込むことや、固定のテキストを追加することも可能です。

■注意事項

・OutlookとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。