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「Tallyで集めたアンケート回答や問い合わせ情報を、タスク管理ツールのKeepingに毎回手作業で登録している…」
「シンプルな作業だけど、件数が増えると時間がかかるし、コピー＆ペーストのミスも心配…」
このように、TallyとKeeping間での手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Tallyに新しいフォーム回答が送信されたタイミングで、その内容を自動的にKeepingのタスクとして起票する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">TallyとKeepingを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TallyとKeepingのAPIを連携すれば、Tallyに送信されたフォームの回答内容を、Keepingにタスクとして自動で登録することが可能になります。
これにより、手作業による転記の手間やミスをなくし、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
アカウント登録するだけで、すぐにTallyとKeepingの連携を実際に体験できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Tallyで受け付けた問い合わせや申し込み、アンケートの回答などを、手動でKeepingにタスクとして登録する作業を自動化します。
この連携により、<span class="mark-yellow">フォームが送信されると自動でKeepingにタスクが作成されるため、タスクの登録漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になります。</span>
それでは、さっそく実際にTallyとKeepingを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Tally／Keeping
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
では、Tallyからマイアプリ登録していきましょう！
Tallyで検索してアイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。アカウント名は自由に設定できますが、業務で利用する場合は「部署名＋用途」など、誰が見ても分かる名前にしておくと便利です。
アクセストークンはtallyと入力しましょう。
なお、今回はテストをスムーズに進めるためテスト用のフォームを事前に作成しています。
続いて、Keepingをマイアプリ登録していきます。
Keepingで検索しましょう。
1.Keepingのログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントでログインしましょう。
2.YoomがKeepingのデータにアクセスするための許可を求める同意画面が表示されます。
内容を確認し、問題なければAllowをクリックするとマイアプリ登録は完了です！
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にTallyとKeepingのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
まず、一番上の「Form Submission」のアイコンをクリックします。
Tallyと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「Form Submission」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
以下の画面が表示されます。
Webhook URLをコピーした後、Tallyの画面で設定を行います。
先ほど作成したフォームを選択し、integrationsをクリックしてからWebhookの設定を行いましょう。
詳しくはTally公式ヘルプで詳しく紹介されています。必要に応じてチェックしてみてくださいね。
Webhookの設定が終わったら、先ほど作成したフォームに回答します。
今回は以下のように回答しました。
テストが成功すると、「テスト成功」という画面が表示され、Tallyから取得した情報をYoomで引用できるようになります。
引用機能を使えば、メールアドレスや電話番号のように、数字や記号が入り混じって打ち間違いが起きやすい項目も、自動で正しく取り込めるので安心です。
もう少し詳しく知りたい方は、以下のリンク先をご覧ください。
今回、取得した値の項目名は取得した値の名称変更・重複についての記事を参考に整理しています。
ヘルプページには同じ値が複数ある場合の扱い方や、重複しないように名前をつけるコツが紹介されていて、設定をわかりやすく整理するのに便利です！
テストが完了したら、忘れずに「保存する」をクリックしましょう。
最後に、「Create Task」のアイコンをクリックします。
アクションには「テキストメッセージを送信」を選びます。
各項目を設定していきます。
※必須と記載の項目は忘れず設定しましょう。
項目は多いですが無理に全部埋めなくても大丈夫です。
気になるところは注釈を見ながら設定してみてくださいね。
設定が終わったらテストをしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして設定完了です！
テスト後はKeepingの画面できちんとタスクが作成されているか確認しておきましょう。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Tallyで送信された情報でKeepingにタスクを作成する方法でした！
Yoomでは、TallyとKeepingに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
TallyとKeepingでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
フォーム回答をトリガーに、様々なシステムとのデータ連携やタスク管理、情報共有を自動化たり、回答内容をもとにPDFを作成しBoxやMicrosoft SharePointに保存できます。
さらに、回答時にGoogleChatやGmailに通知したり、Googleカレンダーに予定を追加したりと、関連するアクションを自動実行します。
また、Tallyの問い合わせにChatGPTで回答を生成し自動メールで返信したりと、外部連携とAI活用により業務の手間を削減できます。
BoxにファイルがアップロードされたらOCRでファイル内容を読み取り、Keepingにクライアントを自動で作成します。
これにより、ファイルからのデータ入力とクライアント情報の登録にかかる業務の手間を削減できます。
TallyとKeepingの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答内容のタスク登録作業の手間を完全に削減し、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は問い合わせや申し込みに対してより迅速かつ正確なアクションを起こせるようになり、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや業務改善といったコア業務に集中できる環境が整います！
ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Tallyのフォーム項目を後から変更しても大丈夫ですか？
A：Tallyの回答情報は手動で追加する必要があるため、修正をする必要があります。
ここで行った手順と同様に設定を再度行いましょう！
Q：フォームが送信された際に、Keeping以外のツールとも連携できますか？
A：はい、可能です！
Keeping以外のツールと連携したい場合、右上の三点リーダーボタンをクリックして既存のものを削除した後、連携したいアプリで検索することで別のアプリイベントに変更できます。
また、オペレーションを追加する際には、+マークをクリックすることで追加できます。
アプリと連携する際の操作方法については以下のリンク先を参考にしてみてくださいね。
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知にはエラーが発生したオペレーションも記載されているので、問題がどこで起きたかすぐに確認できます。
再実行は自動で行われませんので、通知を確認後、手動で再実行を行ってください。
また通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
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