「ウェブフォームの回答をスプレッドシートに毎回手作業で転記するのが面倒…」
「問い合わせが来たらすぐにSlackで通知したいけど、見落としや対応漏れが心配…」
このように、ウェブフォームからの情報を手動で管理・共有する作業に、手間や不安を感じていませんか？
もし、ウェブフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに記録し、同時にSlackへも通知される仕組みがあれば、これらの定型業務から解放され、本来注力すべきコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をより効率的に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはウェブフォームの送信内容を自動で処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知する」ワークフローは、フォームで送信された情報をスムーズにGoogle スプレッドシートに反映させ、さらにその内容をSlackに通知する業務ワークフローです。これにより、フォーム送信後のデータ管理とチーム内の情報共有が迅速かつ効率的に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google フォームを利用して情報収集を行っている方
・Google スプレッドシートでデータ管理をしている方
・Slackを活用してチーム内で情報を素早く共有したい方
■注意事項
・Google フォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの送信内容をGoogle スプレッドシートSlackに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google フォームに新しい回答が送信された際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追記し、Slackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Google スプレッドシート／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- テンプレートをコピー
- Google フォーム、Google スプレッドシート、SlackとYoomを連携
- トリガーとアクションの設定
- フローをONにしてテスト
Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知する」ワークフローは、フォームで送信された情報をスムーズにGoogle スプレッドシートに反映させ、さらにその内容をSlackに通知する業務ワークフローです。これにより、フォーム送信後のデータ管理とチーム内の情報共有が迅速かつ効率的に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google フォームを利用して情報収集を行っている方
・Google スプレッドシートでデータ管理をしている方
・Slackを活用してチーム内で情報を素早く共有したい方
■注意事項
・Google フォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：Google フォーム、Google スプレッドシート、SlackとYoomを連携
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携させて操作が行えるようにします。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
Google フォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携は、ナビ内で紹介しているGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参照してください。
Slackも同様に以下のナビをご参照いただけます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知する」ワークフローは、フォームで送信された情報をスムーズにGoogle スプレッドシートに反映させ、さらにその内容をSlackに通知する業務ワークフローです。これにより、フォーム送信後のデータ管理とチーム内の情報共有が迅速かつ効率的に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google フォームを利用して情報収集を行っている方
・Google スプレッドシートでデータ管理をしている方
・Slackを活用してチーム内で情報を素早く共有したい方
■注意事項
・Google フォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
最初の設定です！
このフローボットでは、Google フォームに回答が送信されるとフローボットが起動します。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、連携するアカウント情報を確認してください。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Google フォームの画面に移り、トリガーとなるGoogle フォームの用意をしましょう。
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答をしてくださいね。
※今回のフローでは、一度回答したことのある人が同じフォームに回答し、Google スプレッドシート上で更新されていく想定です。
それでは、Yoomの画面に戻り、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
まずは「トリガーの起動時間」を設定してください。
ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
YoomのGoogleフォームでは、デフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動でアウトプットを追加する必要があります。
追加したい場合は、赤枠部分の「＋取得した値を追加」をクリックしましょう。
※詳細は、以下を参考にしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次の画面で、取得したい内容の左にある「＋」をクリックし、「追加」をクリックします。
先ほど追加した値が表示されたことを確認し、「完了」をクリックして次に進みましょう！
ステップ4：Google スプレッドシートのレコードを更新する設定
ここでは、Google フォームの回答内容をGoogle スプレッドシート上で確認できるように設定をしていきます！
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、以下の項目を設定していきます！
- 「スプレッドシートID」：入力欄をクリックして表示される候補から選択します
- 「スプレッドシートのタブ名」：候補から選択してください。
- テーブル範囲：今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:D」になります。
※ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。
また、今回のフローではすでに一度Google フォームに回答した方が再度回答するケースを想定しています。
そのため、Google フォームの「回答者名」は事前にGoogle スプレッドシートへ入力しておいてください。
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
まずは、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
ここで指定した条件に合致したレコードが更新されます。
今回は「氏名」が先ほど取得した該当のデータと同一の場合に、レコードを更新するよう設定しました。
続いて、「更新後のレコードの値」を設定します。
ここでは、更新したいレコードを設定してください。
入力欄をクリックして表示される取得した値を挿入したら、「テスト」をクリックします。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしてください。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが更新されたか確認をしましょう。
無事に更新されましたね！
確認後、次のステップに進んでください。
ステップ5：Slackのアクション設定
いよいよ最後の設定です！ここでは、Slackに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウントが間違っていないか確認をします。
「次へ」をクリックし、進みましょう！
クリックすると、API接続設定の画面に遷移します。
注意事項を読んだあと必須項目を設定しましょう！
まずは、「投稿先のチャンネルID」を設定します。ここで指定したチャンネルにメッセージが送信されます。
入力欄をクリックし、「候補」から選択してください。
なお、事前にSlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 を確認し、該当のチャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しておいてください。
次に、「メッセージ」を入力します。
Googleフォームの設定で取得した値を活用して設定しましょう！
ここでは、入力欄をクリックして表示される取得した値と任意の文章を組み合わせて設定しました。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、「テスト成功」の表示を確認してください。
最後に、Slackに通知されているか確認しましょう。
無事に通知されましたね！
Yoomの画面に戻って「完了」をクリックします。
以上で、「Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知する」フローボットの完成です！お疲れ様でした。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Googleフォームを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、Googleフォームに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Googleフォームでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Googleフォームの回答をトリガーに、ChatGPTでの自動返信、Notionへのページ作成、Slack/LINE通知を自動化します。
契約書はOCRで読み取りkintoneに追加。PDFの結合やファイル名更新、承認後の返信も実現できます。
これにより、データ入力後の情報処理とファイル管理を自動化し、業務の工数を劇的に削減します。
Gmailで特定のメール内容が担当者にて承認されたら、Googleフォームを更新し自動返信する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するメールでの申請や依頼に対し、確認や承認後の対応に手間がかかっていませんか。手作業でのステータス更新や返信は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると担当者への確認依頼からGoogleフォームの更新、申請者への自動返信までを実行し、メールを起点とした自動承認プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの申請受付や、その後の承認作業の効率化を検討している担当者の方
・承認プロセスの進捗状況を、Googleフォームを活用して管理したいと考えている方
・手作業による返信対応などをなくし、自動承認プロセスを推進したい方
■注意事項
・Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの情報をもとにChatGPTで文章を生成してGmailで自動返信する
試してみる
■概要
Googleフォームの情報をもとにChatGPTで文章を生成してGmailで自動返信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使用して回答を受信している方
・顧客からの問い合わせ受信にGoogleフォームを活用している方
・フォームからの問い合わせ対応の効率化を検討している方
2.ChatGPTを業務に活用している方
・顧客からの問い合わせ内容に対する回答内容の作成に活用したいと考えている方
・日ごろからChatGPTを業務に活用し、テキストの作成を行っている方
■注意事項
・Googleフォーム、ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGmailで通知する
試してみる
Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGmailに通知するフローです。
Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する
試してみる
■概要
「Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、フォームで集めたPDFデータを自動でデジタル化し、結合したPDFをBoxに保存します。
これにより、手作業によるデータ管理の負担を軽減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用しているが、データ管理に手間を感じている事務担当者の方
・送信されたPDF文書を効率的に整理・保存したい企業の方
・Boxを既に使用しており、文書管理を一元化したい方
・業務ワークフローの自動化を推進したいIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答されたら、Google Driveでファイル名を更新する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Googleフォームが回答されたら、Google Driveでファイル名を更新することが可能です。この自動化によって、回答があるたびに自動的にファイル名が更新され、効率的かつ正確なファイル管理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとGoogle Driveを日常的に利用している業務担当者の方
・ファイル名の手動リネームに時間を取られているチームリーダーの方
・業務プロセスの自動化を検討している経営者の方
・多数のファイルを効率的に管理・整理したいと考えている方
・ファイル名 リネーム ツールを活用して業務効率を向上させたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomに連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成する
試してみる
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成するフローです。
Googleフォームに特定の回答があったら、LINEに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込みについて、担当者への連絡を都度手作業でLINEで行っていませんか？
この作業は単純ですが、回答の見落としや連絡漏れが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の回答が送信された際に、自動でLINE公式アカウントへ通知を送ることができ、こうした課題を解消します。
google formからlineへの通知フローを自動化し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた回答を担当者へLINEで共有する手間を削減したい方
・google formとlineを連携させ、問い合わせ対応の初動を早めたいと考えている方
・手作業での通知による連絡漏れや対応遅延などのミスを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・LINE公式アカウントのユーザーIDの確認方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/11710884
■概要
Bカートで新規受注が発生するたびに、その詳細を確認して関係部署へ共有する作業は、迅速さが求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、手作業での共有は対応の遅れや情報伝達の漏れに繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Bカートで受注が発生した際に、注文の詳細情報を自動でSlackに通知できるため、迅速で確実な情報共有と対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Bカートの受注情報をSlackで素早く共有したいECサイト運営担当者の方
・受注の詳細情報を手作業で転記・共有しており、漏れや遅延に課題を感じている方
・Bカートでの受注発生から発送までのリードタイムを短縮したいと考えている方
■注意事項
・Bカート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
「指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Dropboxに保存する」フローは、指定したスケジュールでGoogleフォームで集めたデータを自動的にCSV形式で出力し、Dropboxに保存する業務ワークフローです。
手動でのデータ管理の手間やミスを減らし、効率的に情報を整理・保管することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使ってアンケートや調査を実施している方
・定期的に回答データをCSV形式で保存し、Dropboxでバックアップしたい方
・データの手動管理に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・データの一元管理と安全な保存を実現したい企業のIT担当者
■注意事項
・Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・あらかじめ、Googleフォームの機能を用いてGoogle スプレッドシートに回答をリンク（送信）するよう設定しておいてください。
まとめ
ウェブフォーム、スプレッドシート、Slackの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォーム回答の転記や関係者への通知といった手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、問い合わせへの迅速な一次対応やアンケート結果の迅速な共有が実現し、チーム全体の業務効率が大きく向上します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携が途中で失敗した場合、どうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、フローボットはエラーになり、停止します。
Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：新規の回答を新しい行に追記できますか？
A：
はい、今回フローでは既存レコードの更新でしたが、Google スプレッドシートのオペレーションを「レコードの追加」に変更することで、新しく回答された際に新しくレコードを追加することができます。
Q：Googleフォーム以外のフォームでも連携できますか？
A：
はい、可能です。他のツールをアプリトリガーにすることも可能です。
Yoomと連携できるアプリ一覧は以下のリンクをご参照ください。
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