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「ウェブフォームの回答をスプレッドシートに毎回手作業で転記するのが面倒…」
「問い合わせが来たらすぐにSlackで通知したいけど、見落としや対応漏れが心配…」
このように、ウェブフォームからの情報を手動で管理・共有する作業に、手間や不安を感じていませんか？
もし、ウェブフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに記録し、同時にSlackへも通知される仕組みがあれば、これらの定型業務から解放され、本来注力すべきコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をより効率的に進めましょう！
Yoomにはウェブフォームの送信内容を自動で処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google フォームに新しい回答が送信された際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追記し、Slackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Google スプレッドシート／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携させて操作が行えるようにします。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
Google フォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携は、ナビ内で紹介しているGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参照してください。
Slackも同様に以下のナビをご参照いただけます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
最初の設定です！
このフローボットでは、Google フォームに回答が送信されるとフローボットが起動します。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、連携するアカウント情報を確認してください。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Google フォームの画面に移り、トリガーとなるGoogle フォームの用意をしましょう。
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答をしてくださいね。
※今回のフローでは、一度回答したことのある人が同じフォームに回答し、Google スプレッドシート上で更新されていく想定です。
それでは、Yoomの画面に戻り、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
まずは「トリガーの起動時間」を設定してください。
ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
YoomのGoogleフォームでは、デフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動でアウトプットを追加する必要があります。
追加したい場合は、赤枠部分の「＋取得した値を追加」をクリックしましょう。
※詳細は、以下を参考にしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次の画面で、取得したい内容の左にある「＋」をクリックし、「追加」をクリックします。
先ほど追加した値が表示されたことを確認し、「完了」をクリックして次に進みましょう！
ここでは、Google フォームの回答内容をGoogle スプレッドシート上で確認できるように設定をしていきます！
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、以下の項目を設定していきます！
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
まずは、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
ここで指定した条件に合致したレコードが更新されます。
今回は「氏名」が先ほど取得した該当のデータと同一の場合に、レコードを更新するよう設定しました。
