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「ウェブフォームの回答をスプレッドシートに毎回手作業で転記するのが面倒…」
「問い合わせが来たらすぐにSlackで通知したいけど、見落としや対応漏れが心配…」
このように、ウェブフォームからの情報を手動で管理・共有する作業に、手間や不安を感じていませんか？
もし、ウェブフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに記録し、同時にSlackへも通知される仕組みがあれば、これらの定型業務から解放され、本来注力すべきコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をより効率的に進めましょう！
Yoomにはウェブフォームの送信内容を自動で処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google フォームに新しい回答が送信された際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追記し、Slackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Google スプレッドシート／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携させて操作が行えるようにします。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
Google フォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携は、ナビ内で紹介しているGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参照してください。
Slackも同様に以下のナビをご参照いただけます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
最初の設定です！
このフローボットでは、Google フォームに回答が送信されるとフローボットが起動します。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、連携するアカウント情報を確認してください。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Google フォームの画面に移り、トリガーとなるGoogle フォームの用意をしましょう。
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答をしてくださいね。
※今回のフローでは、一度回答したことのある人が同じフォームに回答し、Google スプレッドシート上で更新されていく想定です。
それでは、Yoomの画面に戻り、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
まずは「トリガーの起動時間」を設定してください。
ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
YoomのGoogleフォームでは、デフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動でアウトプットを追加する必要があります。
追加したい場合は、赤枠部分の「＋取得した値を追加」をクリックしましょう。
※詳細は、以下を参考にしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次の画面で、取得したい内容の左にある「＋」をクリックし、「追加」をクリックします。
先ほど追加した値が表示されたことを確認し、「完了」をクリックして次に進みましょう！
ここでは、Google フォームの回答内容をGoogle スプレッドシート上で確認できるように設定をしていきます！
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、以下の項目を設定していきます！
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
まずは、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
ここで指定した条件に合致したレコードが更新されます。
今回は「氏名」が先ほど取得した該当のデータと同一の場合に、レコードを更新するよう設定しました。
続いて、「更新後のレコードの値」を設定します。
ここでは、更新したいレコードを設定してください。
入力欄をクリックして表示される取得した値を挿入したら、「テスト」をクリックします。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしてください。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが更新されたか確認をしましょう。
無事に更新されましたね！
確認後、次のステップに進んでください。
いよいよ最後の設定です！ここでは、Slackに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウントが間違っていないか確認をします。
「次へ」をクリックし、進みましょう！
クリックすると、API接続設定の画面に遷移します。
注意事項を読んだあと必須項目を設定しましょう！
まずは、「投稿先のチャンネルID」を設定します。ここで指定したチャンネルにメッセージが送信されます。
入力欄をクリックし、「候補」から選択してください。
なお、事前にSlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 を確認し、該当のチャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しておいてください。
次に、「メッセージ」を入力します。
Googleフォームの設定で取得した値を活用して設定しましょう！
ここでは、入力欄をクリックして表示される取得した値と任意の文章を組み合わせて設定しました。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、「テスト成功」の表示を確認してください。
最後に、Slackに通知されているか確認しましょう。
無事に通知されましたね！
Yoomの画面に戻って「完了」をクリックします。
以上で、「Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知する」フローボットの完成です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Googleフォームを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、Googleフォームに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Googleフォームでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Googleフォームの回答をトリガーに、ChatGPTでの自動返信、Notionへのページ作成、Slack/LINE通知を自動化します。
契約書はOCRで読み取りkintoneに追加。PDFの結合やファイル名更新、承認後の返信も実現できます。
これにより、データ入力後の情報処理とファイル管理を自動化し、業務の工数を劇的に削減します。
■概要
日々の業務で発生するメールでの申請や依頼に対し、確認や承認後の対応に手間がかかっていませんか。手作業でのステータス更新や返信は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると担当者への確認依頼からGoogleフォームの更新、申請者への自動返信までを実行し、メールを起点とした自動承認プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
フォームで受け付けた問い合わせやアンケートに対し、一つひとつ返信メールを作成する作業は手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、ChatGPTが内容に応じた返信文を生成し、Gmailから送信する流れを自動化できます。
返信業務の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGmailに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書のデジタル化を担当している方
・OCRの機能を活用しkintoneへのデータ反映や契約書データの共有を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneに追加することができるため、書類のデジタル化を効率化します。
ORCで読み取った内容をkintoneに追加することで、契約データの管理も効率化することが可能です。
また、kintoneへの追加後はGmailに通知されるため、受信した契約書をタイムリーに確認することもでき、後続の対応をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、フォームで集めたPDFデータを自動でデジタル化し、結合したPDFをBoxに保存します。
これにより、手作業によるデータ管理の負担を軽減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Googleフォームで受け付けた回答内容をもとに、Google Drive上のファイル名を手作業で変更していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を用いてGoogle Driveのファイル名を自動で更新することができます。ファイル管理における非効率やヒューマンエラーといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで情報の一元管理をしたい方
・顧客情報、アンケート結果、イベント参加者情報など、Googleフォームで収集した様々な情報をNotionの個別のページとして自動で作成し、管理したい方
・Notionのページを情報集約の場として活用し、チームメンバーと共有したい方
2.GoogleフォームとNotionを連携させて業務効率化を図りたい方
・手作業でのデータ転記をなくし、時間の節約をしたい方
・回答内容に基づいて、Notionでタスクを作成したり、関連情報を紐づけたりしたい方
3.マーケティング担当者、営業担当者、人事担当者、プロジェクトマネージャーなど
・Googleフォームを活用して情報収集を行い、Notionで情報を管理・活用している方々
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答をNotionデータベースに自動で転記する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。
・Notionのデータベース機能と連携することで、作成されたページをデータベース化し、回答データを分析したり、業務に活用することができます。
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込みについて、担当者への連絡を都度手作業でLINEで行っていませんか？この作業は単純ですが、回答の見落としや連絡漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の回答が送信された際に、自動でLINE公式アカウントへ通知を送ることができ、こうした課題を解消します。google formからlineへの通知フローを自動化し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Bカートで注文が発生したらSlackに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Bカートを利用してWeb受発注の処理を行っている企業
・受注処理を効率化したい方
・手作業でのデータ転記の手間を省きたい方
2. 業務の情報共有にSlackを利用している方
・チームのコミュニケーションツールとしてSlackを使っている方
・受注情報をSlackで受け取り、フォローアップの迅速化につなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
Bカートは、BtoBのWeb取引管理に役立つシステムです。
しかし、注文有無の確認のために頻繁に管理画面を開いたり、情報共有の際に登録データを手作業で転記したりするのは非効率的です。
このテンプレートを使えば、Bカートで新しい注文が発生した際、Slackでの自動通知が可能です。情報共有が円滑化されることで、受注処理やデータ分析がスムーズに進められます。受注情報から必要な項目を抜粋して共有することはもちろん、通知先や通知文を自由にカスタマイズできるため、後続業務の指示や依頼への活用が可能です。
■注意事項
・Bカート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Dropboxに保存する」フローは、指定したスケジュールでGoogleフォームで集めたデータを自動的にCSV形式で出力し、Dropboxに保存する業務ワークフローです。
手動でのデータ管理の手間やミスを減らし、効率的に情報を整理・保管することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ウェブフォーム、スプレッドシート、Slackの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォーム回答の転記や関係者への通知といった手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、問い合わせへの迅速な一次対応やアンケート結果の迅速な共有が実現し、チーム全体の業務効率が大きく向上します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が途中で失敗した場合、どうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、フローボットはエラーになり、停止します。
Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：新規の回答を新しい行に追記できますか？
A：
はい、今回フローでは既存レコードの更新でしたが、Google スプレッドシートのオペレーションを「レコードの追加」に変更することで、新しく回答された際に新しくレコードを追加することができます。
Q：Googleフォーム以外のフォームでも連携できますか？
A：
