Googleフォームで回答されたら、Google Driveでファイル名を更新する

■概要

Googleフォームで受け付けた回答内容をもとに、Google Drive上のファイル名を手作業で変更していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を用いてGoogle Driveのファイル名を自動で更新することができます。ファイル管理における非効率やヒューマンエラーといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた情報に基づき、手作業でファイル名を変更している方
• ファイル名の命名規則を統一し、管理を効率化したいと考えている担当者の方
• 手作業によるファイル名の更新漏れや、入力ミスなどの課題を解決したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答をトリガーにファイル名が自動で更新されるため、手作業の時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
• 手作業によるファイル名の付け間違いや命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「Googleフォームに新しい回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を更新する」アクションを設定し、フォームの回答内容を含んだ新しいファイル名を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるGoogleフォームで、ファイル名の生成に使用したい回答項目を任意で指定してください。
• Google Driveのオペレーションでは、フォームの回答情報をもとに「【受付日】-【氏名】」など、任意のフォーマットでファイル名を更新することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomに連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133