Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Teamsにメッセージを送信する
試してみる
■概要
Zoomで新しいミーティングを設定した後、関係部署やメンバーへMicrosoft Teamsで共有する作業を手間に感じていませんか。また、手作業での連絡は、通知漏れや遅延のリスクも伴います。
このワークフローは、ZoomのWebhook機能を活用し、ミーティングが作成された際に自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへメッセージを送信します。この連携により、手作業による通知業務から解放され、重要なミーティング情報を迅速かつ確実に共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで作成したミーティング情報を手作業でMicrosoft Teamsに共有している方
- ZoomのWebhookなどを活用して、手作業による連絡業務を自動化したいと考えている方
- ミーティング設定後の関係者への通知漏れや遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます。
- 手動での通知によるメッセージの誤送信や、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知したい内容を記述します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知先は、任意のチャネルや個人に設定することが可能です。
- 送信するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したミーティングのトピックや開始時間などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Zoomミーティングが作成されるたびに、手作業で通知している…」
このように、Zoomでのイベント発生に伴う手作業での情報連携に、手間や時間を取られていませんか？
もし、Zoomでミーティングの作成や参加者の登録といったイベントが発生した際に、その情報を自動でチャットツールなどに連携できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません。
今回紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化してみましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomで発生したイベントをきっかけに様々な業務を自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう。
Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Teamsにメッセージを送信する
試してみる
■概要
Zoomで新しいミーティングを設定した後、関係部署やメンバーへMicrosoft Teamsで共有する作業を手間に感じていませんか。また、手作業での連絡は、通知漏れや遅延のリスクも伴います。
このワークフローは、ZoomのWebhook機能を活用し、ミーティングが作成された際に自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへメッセージを送信します。この連携により、手作業による通知業務から解放され、重要なミーティング情報を迅速かつ確実に共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで作成したミーティング情報を手作業でMicrosoft Teamsに共有している方
- ZoomのWebhookなどを活用して、手作業による連絡業務を自動化したいと考えている方
- ミーティング設定後の関係者への通知漏れや遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます。
- 手動での通知によるメッセージの誤送信や、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知したい内容を記述します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知先は、任意のチャネルや個人に設定することが可能です。
- 送信するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したミーティングのトピックや開始時間などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomのミーティング作成をMicrosoft Teamsに自動通知するフローを作ってみよう
ここでは、Zoomでミーティングが作成された際に、その情報をMicrosoft Teamsに自動でメッセージ送信するフローを解説します。
この設定はYoomを使用してノーコードで行えます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoom／Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ZoomとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Zoomのトリガー設定とMicrosoft Teamsのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Teamsにメッセージを送信する
試してみる
■概要
Zoomで新しいミーティングを設定した後、関係部署やメンバーへMicrosoft Teamsで共有する作業を手間に感じていませんか。また、手作業での連絡は、通知漏れや遅延のリスクも伴います。
このワークフローは、ZoomのWebhook機能を活用し、ミーティングが作成された際に自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへメッセージを送信します。この連携により、手作業による通知業務から解放され、重要なミーティング情報を迅速かつ確実に共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで作成したミーティング情報を手作業でMicrosoft Teamsに共有している方
- ZoomのWebhookなどを活用して、手作業による連絡業務を自動化したいと考えている方
- ミーティング設定後の関係者への通知漏れや遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます。
- 手動での通知によるメッセージの誤送信や、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知したい内容を記述します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知先は、任意のチャネルや個人に設定することが可能です。
- 送信するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したミーティングのトピックや開始時間などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
Zoom
以下の手順をご参照ください。
※Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
詳細は下記をご参照ください。
Microsoft Teams
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Teamsにメッセージを送信する
試してみる
■概要
Zoomで新しいミーティングを設定した後、関係部署やメンバーへMicrosoft Teamsで共有する作業を手間に感じていませんか。また、手作業での連絡は、通知漏れや遅延のリスクも伴います。
このワークフローは、ZoomのWebhook機能を活用し、ミーティングが作成された際に自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへメッセージを送信します。この連携により、手作業による通知業務から解放され、重要なミーティング情報を迅速かつ確実に共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで作成したミーティング情報を手作業でMicrosoft Teamsに共有している方
- ZoomのWebhookなどを活用して、手作業による連絡業務を自動化したいと考えている方
- ミーティング設定後の関係者への通知漏れや遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます。
- 手動での通知によるメッセージの誤送信や、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知したい内容を記述します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知先は、任意のチャネルや個人に設定することが可能です。
- 送信するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したミーティングのトピックや開始時間などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Zoomのトリガーを設定する
Zoomでミーティングが作成されたときに動くトリガーを設定します。
「ミーティングが作成されたら（Webhook）」をクリックします。
連携アカウントとアクションの画面が開きます。
Zoom（OAuth）を選び、アカウント情報とトリガーアクションを確認します。
そのまま「次へ」をクリックします。
ホストID欄に対象のユーザーを選びます。
候補一覧から該当ユーザーをクリックします。
ここでZoomにて、ミーティングを作成しておきます。
選択したら、「テスト」をクリックして接続が正しく動くか確認します。
テスト成功と表示されたら、データが正しく取得できているか確認します。
内容に問題がなければ「完了」をクリックします。
これでZoomのトリガー設定が完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Microsoft Teamsへのメッセージ送信を設定する
Zoomで作成されたミーティング情報をMicrosoft Teamsに自動で送るように設定します。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
チームID欄で対象のチームを選びます。
候補一覧から該当チームをクリックします。
続いて、チャネルID欄で送信先のチャネルを選びます。
候補一覧から該当チャネルをクリックします。
メッセージ欄に送信内容を設定します。
Zoomから取得した「トピック」と「参加URL」をメッセージに差し込みます。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定が終わったらテストを実行します。
テスト成功が表示され、正しく動作していることを確認します。
TeamsにZoomミーティング作成の通知が届いたら成功です！
これでZoomでミーティングが作成されたとき、自動的にTeamsへ通知が送られるようになります！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がZoomのミーティング作成をMicrosoft Teamsに自動通知するフローを作ってみようでした。
Zoomを使った自動化例
チャットツールやメールへ通知したり、ドキュメントツールへページを自動作成します。会議終了後は文字起こしをドキュメントシステムに保存し、録画リンクをカレンダーへ自動追記します。
また、顧客管理システムやフォームからの情報をトリガーにWeb会議を自動作成し、メールで会議情報を自動送信します。
手動での設定や転記がなくなり、業務効率が向上するでしょう。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存する
試してみる
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomで会議を自動作成して予定に会議URLを追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成するたびに、手動でZoom会議を設定し、発行されたURLをカレンダーに貼り付ける作業は手間がかかるのではないでしょうか。この繰り返し作業は、URLの貼り間違いや共有漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定を登録するだけでZoom会議が自動で作成され、会議URLが予定に自動で追記されるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとZoomを日常的に利用し、会議設定の手間を省きたい方
- 会議URLのコピー＆ペーストミスや、予定への記載漏れなどのミスを防ぎたい方
- スケジュール調整にかかる時間を減らし、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点に、Zoom会議の作成からURLの共有までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手作業によるURLの転記ミスや、予定への記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、予定の情報から会議名などの必要なデータを抽出します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出したデータをもとに会議を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、作成されたZoomの会議URLを元の予定に追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得した予定の件名や説明文などを変数として設定し、Zoomの会議名など抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
- Zoomのミーティング作成では、会議のホストや代替ホストに設定したいユーザーのメールアドレスを任意で指定することが可能です。
- Googleカレンダーの予定更新では、特定のカレンダーIDを指定でき、予定の説明欄にZoomのURLだけでなく、固定の文章や変数として取得した値を埋め込めます。
■注意事項
・Googleカレンダー、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで特定の条件に合う予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
オンライン会議を設定する際、Googleカレンダーに予定を登録してから、別途Zoomでミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか。個別の作業は時間がかかるだけでなく、URLの貼り間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の条件で予定が作成されるだけでZoomミーティングが自動で発行され、こうした会議設定にまつわる課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとZoomを使い、オンライン会議の設定を頻繁に行う方
- 会議の都度、手作業でミーティングURLを発行する作業を効率化したい方
- 会議設定におけるURLの貼り忘れや、設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録をトリガーにZoomミーティングが自動で作成されるため、手作業でのURL発行などに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるミーティングURLのコピー＆ペーストミスや、カレンダーへの記載漏れといったヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとZoomをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、予定のタイトルに特定のキーワードが含まれている場合のみ、後続の処理を実行するよう設定します。
- 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、予定の説明文などからミーティングに必要な情報を抽出することも可能です。
- 最後に、Zoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、Googleカレンダーから取得した情報をもとにミーティングを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、自動化の対象とする予定の条件を任意に設定できます。例えば、予定のタイトルに「オンライン会議」というキーワードが含まれる予定のみを対象とすることが可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際、トピックや説明文にGoogleカレンダーから取得した「予定のタイトル」や「説明」などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームから回答が送信されたら、Zoomに毎日の定期ミーティングを作成し、通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した情報をもとに、手動でZoomミーティングを設定し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。 特に定期的なミーティングの場合、毎回同じような作業を繰り返すのは非効率であり、入力ミスや通知漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、Zoomでの定期ミーティング作成とSlackへの通知が自動で実行され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報に基づいて、Zoomミーティングを手動で設定している方
- 定期的なミーティングの作成や通知業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
- ミーティング設定における手作業によるミスや、関係者への通知漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答と同時にZoomミーティングが自動で作成され、Slackへ通知されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるミーティングの日時や内容の設定ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、Zoom、SlackをYoomと連携する
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定する
- オペレーションでZoomを選択し、「定期ミーティングを作成（毎日）」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容などを活用してミーティング情報を入力する
- オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたミーティング情報などを関係者に通知する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのミーティング作成オペレーションでは、ミーティングのトピック、議題、パスワード、開催頻度（毎日、毎週など）といった詳細設定を、Googleフォームから取得した情報や固定値を組み合わせて任意に設定してください。
- Slackの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルやメンションするユーザー、メッセージ本文の内容を、Googleフォームの回答内容やZoomで作成されたミーティング情報（URL、トピックなど）を動的に含める形で、自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
HubSpotで新規取引が作成されたら、Zoomにミーティングを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新規取引が作成された後、手作業でZoomの商談設定を行っていませんか。この作業は、件数が増えるにつれて担当者の負担となり、設定ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、HubSpotとZoomを連携させることで、取引作成からミーティング設定までを自動化し、こうした課題を解消します。手作業による非効率な業務をなくし、スムーズな商談設定を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの取引管理とZoomでの商談設定を手作業で行っている営業担当者の方
- ZoomとHubSpotの連携を通じて、営業活動をより効率的に自動化したいと考えている方
- 新規商談の機会を逃さず、迅速な顧客対応を実現したいセールスチームのリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに新規取引が作成されると自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業で行っていた商談設定の時間を短縮することができます。
- 手作業によるミーティングの作成漏れや、日時・参加者の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ホストとして設定するメールアドレスを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- HubSpot、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでミーティングが作成されたら、Confluenceにページを作成する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、議事録用のページをConfluenceで都度作成する作業は手間がかかるものです。また、手作業によるページの作成漏れや、会議情報の転記ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でConfluenceに議事録ページが作成されるため、こうしたConfluenceとZoomの連携に関する課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのミーティングが多く、Confluenceで議事録を管理している担当者の方
- ConfluenceとZoomを活用した、チーム内の情報共有をより円滑にしたいと考えている方
- ミーティング設定から議事録ページの作成といった一連の定型業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動でConfluenceにページが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 議事録ページの作成忘れや、ミーティング情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとConfluenceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、Zoomのミーティング情報をもとにページが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceでページを作成する際に、タイトルや本文にZoomのミーティング情報をどのように反映させるかを任意で設定してください。
- ページを作成するConfluenceのスペースや親ページも、任意のものを指定することが可能です。
■注意事項
- ZoomとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点はこちらをご覧ください。
Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加者にOutlookで案内メールを手作業で送っていませんか。こうした定型的な連絡業務は、手間がかかる上に、送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると、その情報を基にOutlookから自動でメールが送信されるため、共有作業の効率化と確実性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとOutlookを日常的に利用し、ミーティングの共有作業に手間を感じている方
- ミーティング設定後の案内メール送信を自動化し、連絡漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomやOutlookに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのミーティング作成をトリガーにOutlookのメールが自動送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの作成や送信がなくなることで、宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Zoomで作成されたミーティング情報を記載したメールが自動で送信されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションを設定する際に、通知を送りたい宛先（To, CC, BCC）を任意で設定してください個人のメールアドレスだけでなく、チームのメーリングリストなどを指定することも可能です
- 送信するメールの件名や本文も自由に編集できますZoomのミーティング作成時に取得した情報を活用し、会議名や参加URLなどを本文に自動で差し込む設定がおすすめです
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomでミーティングが終了したら、レコーディングファイルをGmailで送信する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データをダウンロードして関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。
毎回の手作業は時間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いなどのミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると同時に、録画ファイルを自動でGmailから送信することが可能になり、共有作業の負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの商談録画などを、関係者や顧客に毎回手作業で共有している方
- 会議の議事録として、録画データを参加者に共有する手間を削減したい方
- 手作業によるファイルの添付ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後のファイルダウンロードやメール作成といった一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや宛先の間違いといった、情報共有におけるヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomの「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を特定します。
- さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスを任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、トリガーで取得したミーティングのトピック名といった情報を変数として埋め込み、内容を動的に変更できます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信する
試してみる
■概要
Airtableでリード情報を管理しているものの、その後の会議設定やお客様への連絡は手作業で行っていませんか。個別の対応は時間がかかるだけでなく、会議URLの共有ミスといった手作業ならではの課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Airtableへのリード登録をきっかけに、Zoomミーティングの作成から会議情報のメール送信までを自動化し、リード獲得後の対応を迅速かつ正確に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとZoomを活用しており、手動での会議設定や連絡に手間を感じている方
- リード獲得後の初回アプローチを迅速化し、商談化率を向上させたいセールス担当者の方
- セールスプロセスの定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのリード登録をトリガーに、Zoom会議の作成からメール送信までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業による会議URLの転記ミスや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとZoomをYoomと連携します。
- トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、対象のテーブルを指定します。
- オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」機能を選択し、Airtableから取得したリードのメールアドレス宛に、Zoomで作成した会議情報を記載したメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomの「メールを送る」機能では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を任意で設定できます。
- メールの本文や件名には、Airtableから取得した顧客名や会社名、Zoomで作成した会議URLといった、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- AirtableとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
Zoomウェビナー終了後、参加者リストを取得しYoomメールで録画リンクを共有する
試してみる
■概要
Zoomウェビナーを開催した後、参加者への録画リンクの共有やアンケートの依頼といったフォローアップ業務に手間を感じていませんか？
特に、参加者リストを手動で抽出し、一件ずつメールを作成して送信する作業は時間がかかり、送信漏れなどのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに参加者リストを自動で取得し、録画リンクを含んだお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にZoomウェビナーを開催し、手作業でのアフターフォローに課題を感じている方
- 参加者への迅速な情報提供を通じて、エンゲージメントを高めたいマーケティング担当者の方
- ウェビナー運営に関連するノンコア業務を効率化したいと考えているセミナー運営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナー終了後、自動でメールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるリストの確認ミスや、メールの宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、共有したい録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、参加者リストを取得します。
- 次に、ループ機能を使い、取得した参加者リストから情報を1名ずつ取り出して処理できるようにします。
- 最後に、メール送信機能のアクションで、各参加者宛に録画リンクなどを含んだメールを自動で送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、フローボットを起動する対象となるウェビナーのホストのメールアドレスを任意で設定してください。
- ループ機能では、繰り返し処理の対象として、前のステップで取得したZoomのウェビナー参加者リストの情報を任意で設定してください。
- メール送信機能では、宛先に参加者のメールアドレスの情報を設定し、件名や本文に共有したい録画リンクなどを任意で設定してください。
■注意事項
- ZoomとYoomを連携してください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
ZoomのWebhookを活用した連携を自動化することで、ミーティングの作成が発生した際の、手作業による情報共有やデータ転記の手間を削減し、ヒューマンエラーを防げるでしょう。
これにより、関係者への迅速な情報伝達が実現し、チーム全体のコミュニケーションを円滑に進めることが可能です。
今回紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしZoomに関連する業務の自動化に関心をお持ちでしたら、こちらから無料登録して、その効果をお試しください。
よくある質問
Q：ミーティング作成以外にどんな操作を自動化のきっかけにできますか？
A：Zoomでは、ミーティングの作成以外にも「ミーティング終了」「レコーディング完了」「ウェビナー終了」など多くのイベントをWebhookのトリガーとして利用できます。
これにより、CRMやチャットツールへの通知、自動記録などを柔軟に実現できます。
詳しくは下記のページをご確認ください。
Q：特定の条件を満たすミーティングだけを通知対象にできますか？
A：はい、できます。
「分岐」オペレーションを使うことで、会議名やホストIDなどに特定のキーワードが含まれる場合のみ通知を送る設定が可能です。
例えば「社内定例」だけをMicrosoft Teamsに通知するなどの運用が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
詳しくは料金プランについてのヘルプページをご確認ください。
Q：ZoomのWebhook利用に、アカウントのプラン制限はありますか？
A：ZoomのWebhook機能は、Pro以上の有料プランでの利用が推奨されています。
無料プランでも一部イベントは利用できますが、Webhook数やイベント種類に制限があるため、業務自動化を安定して行うには有料プランがおすすめです。
