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「WrikeとSmartsheetを併用してプロジェクト管理を行っているものの、Wrikeで作成したタスク情報をSmartsheetに手作業で転記しており、手間や二度手間を感じている…」
「あるいは、重要なデータだからこそ慎重になるあまり、入力に時間がかかり、本来集中すべき業務が進まない…」
このように、日々のデータ連携業務に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Wrikeで新しいタスクが作成された際に、その情報を自動でSmartsheetのシートに行として追加する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、入力ミスや更新漏れのリスクをなくし、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識を必要とせず、誰でも簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">WrikeとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
WrikeとSmartsheetのAPIを連携させれば、WrikeのデータをSmartsheetに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにWrikeとSmartsheetの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Wrikeで新しいタスクが作成されるたびに手動でSmartsheetに転記する作業は、時間がかかる上にミスの原因にもなりますが、この連携は<span class="mark-yellow">Wrikeのタスク情報を自動でSmartsheetの新しい行として追加する</span>ため、素早い情報共有を可能にし、転記作業にかかる工数とヒューマンエラーを大幅に削減します。
この自動化は、Wrikeのデータを直接Smartsheetに連携するシンプルな構成ですが、特定の条件で処理を分岐させることも可能です。
Wrikeで作成される全てのタスクではなく、特定のプロジェクトや担当者のタスクだけをSmartsheetで管理したい場合、手作業でのフィルタリングと転記は非常に手間がかかります。
この自動化フローは、<span class="mark-yellow">指定した条件（例：特定のステータスや担当者）に合致するWrikeタスクのみをSmartsheetに行として追加する</span>ため、必要な情報だけを効率的に集約し、管理の煩雑さを解消できます。
この連携は条件分岐の処理を含むため、より実用的な業務に合わせた自動化が実現できます。
それでは、さっそく実際にWrikeとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでWrikeとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はWrikeでタスクが作成されたら、Smartsheetに行を追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Wrikeの連携
検索ボックスにWrikeと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更してくださいね！
連携するアカウント情報はステップ1で連携した情報が反映されていますが、使用したいアカウントであることを今一度確認しましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が完了したら動作チェックのためにテストを行いましょう。
まずは、Wrikeの画面に移りテスト用のタスクを作成してください。
この時に作成するタスクは、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！
タスクを作成したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
成功すると、先ほど作成したタスクの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認したら「保存する」を押し、次の設定に進みます。
次に、先ほど取得したデータをSmartsheetに追加する設定をしましょう。下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルはステップ3と同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなシートを作成しましたので、こちらにデータを反映させていきたいと思います！
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カムラIDと値を入力してください。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです！
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう！
今回はWrikeからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからWrikeへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetで管理している課題リストやToDoリストを、Wrikeのタスクとして具体的にアクションに落とし込みたい場合、手動でのタスク作成は手間がかかり、抜け漏れも発生しがちです。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行が追加されたタイミングで、自動的にWrikeにタスクを作成する</span>ため、シームレスなタスク管理が実現し、対応漏れを防ぎます。
Smartsheetのすべての行をWrikeのタスクにするのではなく、「緊急」や「要対応」といった特定のステータスの行のみをタスク化したいというニーズもあるかと思います。
この自動化は、<span class="mark-yellow">Smartsheetで指定した条件に合致する行が追加された場合のみ、Wrikeにタスクを作成する</span>ため、重要な項目だけを的確にタスク化し、ノイズを減らして効率的なプロジェクト進行をサポートします。
今回ご紹介した連携以外でも、WrikeやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Wrikeで作成されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録したり、Outlookで受信した内容をWrikeにタスク化したりと、タスク管理を自動化できます。
Smartsheetで行が追加されたらSlackに通知したり、Meta広告でリードが登録されたり、Googleフォームの回答が送信されたらSmartsheetに登録したりと、プロジェクト管理と情報共有を自動化できます。
WrikeとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたWrikeとSmartsheet間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は素早く更新される正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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