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「Miroでブレインストーミングした内容を、プロジェクト管理のためにSmartsheetへ手作業で転記している…」
「新しいボードを作成するたびに、Smartsheetにも関連フォルダや行を手動で作成しており、手間がかかるうえにミスも起きやすい…」
このように、MiroとSmartsheetの手作業によるデータ連携に、限界や非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Miroで新しいボードが作成されたタイミングで、Smartsheetに自動でフォルダ作成する仕組み</span>があれば、こうした定型的な転記作業から解放されるでしょう。
また、入力ミスを心配することなく、より創造的なアイデア出しやプロジェクトの推進といった本来の業務に集中できる時間を創れるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、誰でも簡単に設定できます。
ぜひこの記事を参考にして日々の反復作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">MiroとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
MiroとSmartsheetのAPIを連携させると、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Miroで新しいボードが作成されたらSmartsheetに自動でフォルダを作成したり、特定の条件でタスクとして行を追加するといった連携が可能です。
これにより、データ入力の手間やミスを削減し、プロジェクト管理をよりスムーズに進められます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Miroで新しいプロジェクトのブレインストーミングボードを作成するたびに、Smartsheetで関連ファイルを格納するためのフォルダを手動で作る手間を解消します。
<span class="mark-yellow">ボード作成と同時にフォルダが自動で生成されるため、プロジェクトの立ち上げを迅速化し、管理体制をすぐに整えられます。</span>
Miroで作成される多数のボードの中から、特定のキーワードを含む重要なボードの情報だけをSmartsheetのタスクリストに自動で追加できます。
<span class="mark-yellow">手動での情報選別や転記作業をなくし、対応すべき重要なタスクの見落としを防ぎます。</span>
それでは、実際にMiroとSmartsheetを連携させる自動化フローを作成する手順を見ていきましょう！今回は、プログラミング不要で様々なSaaSを連携できるYoomを使って設定を進めていきますので、専門的な知識がなくても安心して設定できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回連携するアプリの公式サイト：Miro／Smartsheet
[Yoomとは]
今回は「Miroにボードが作成されたら、Smartsheetにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録していきます。
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Miroで新しいボードが作成されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMiroのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
チームIDはMiroで確認し入力しましょう。
設定ができたら「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のように取得した値にMiroの内容が表示されます。
この後、取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Miroでボードが作成されたことをトリガーにSmartsheetでフォルダを作成するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSmartsheetのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
フォルダIDは以下のように表示される候補から選択しましょう。
候補が表示されない場合、Smartsheetで確認を行い入力します。
確認したいフォルダで右クリックを押し、一番下に表示されるプロパティをクリックしましょう。
以下のような画面が表示されます。
赤枠の箇所がフォルダーIDです。
フォルダ名にはMiroから取得した値を用いてボード名を入力しました。
取得した値を活用することで固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功しているか確認しましょう。
Smartsheetでも実際にフォルダーが作成できているか確認します。
確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はMiroからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetで管理しているタスクや情報をMiroのボードに反映させたいケースもあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向の連携も簡単に自動化できますので、下記のテンプレートもぜひ参考にしてみてください。
Smartsheetで新しいタスクやアイデアを行として追加した際に、その内容をMiroのボード上に付箋として自動で作成できます。
<span class="mark-yellow">タスクリストとビジュアルボード間の情報同期を手間なく実現し、チームメンバーとのアイデア共有やタスクの可視化をスムーズにします。</span>
Smartsheetに追加される全ての行ではなく、例えば「緊急」や「要議論」といった特定のステータスを持つ行だけを抽出し、Miroのボードに付箋として自動作成することも可能です。
<span class="mark-yellow">重要な項目だけをビジュアル化して議論の対象とし、効率的な意思決定をサポートします。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、MiroやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ボードが作成されたら、チャットツールへ通知し、タスク管理ツールやドキュメント、顧客管理システムへ情報を自動連携します。
逆に、他ツールの情報をトリガーにボードやカードを自動作成します。
手動での情報転記や共有漏れがなくなり、共同作業の効率が向上するでしょう。
行が作成・更新されたら、Web会議システムでミーティングを自動作成したり、チャットやメールで通知します。
逆に、別システムからの情報をトリガーに行を自動追加・更新できます。
手動でのデータ転記がなくなり、情報連携の正確性と業務処理のスピードが向上します。
MiroとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたボード作成に伴うフォルダ作成や、タスクの転記といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーのリスクを根本からなくすことができます。</span>
これにより、プロジェクトの初期設定や情報共有が迅速かつ正確に行われるようになり、担当者はより戦略的なプランニングやクリエイティブな作業といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしMiroとSmartsheetの連携をはじめとする業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：特定のMiroチームやプロジェクトのボードだけを連携の対象にできますか？
A：はい、できます。
ミニプラン以上で使用できる「分岐」オペレーションを使用することによって、Miroで作成されたボードが特定の条件の場合にのみ、次のフローヘ進みようにすることができます。
（例：〇〇をチーム名に含む場合、ボード名が△△の場合、等）
「ボードが作成されたら」トリガーの直下にある+マークをクリックし、「分岐」オペレーションを追加してください。
Q：この連携に加えて、Slackなどに「フォルダ作成完了」と通知できますか？
A：はい、できます。
「フォルダーを作成」の直下にある+マークをクリックし、次のアクションを設定してください。
検索窓が表示されるのでSlackを選択し、Slackでメッセージを送信する設定を行うことで通知することが可能です。
Slack以外にもMicrosoft TeamsやChatworkなどのチャットツールや、GmailやOutlookなどのメールツールに通知できます。
Q：連携が何らかの理由で失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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