「このメール、見逃したらまずいのに気づけなかった…」
もし、特定の条件に合致するメールを自動で検知し、添付ファイルをチャットツールに共有したり、内容をデータベースに記録したりする仕組み があれば、これらの悩みから解放されるでしょう。確認漏れや対応遅れといったミスを防ぎ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomには特定のメール受信を監視する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで添付ファイル付きメールを受信したら、Microsoft Teamsのチャネルにファイルを共有する
試してみる
OutlookとMicrosoft Teamsを連携するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Outlookで特定の添付ファイル付きメールを受信した際に、そのファイルをMicrosoft Teamsのチャネルに自動で共有するフローを解説していきます！こちらの登録フォーム Outlook Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
OutlookとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Outlookのトリガー設定と各アクション設定 フローをONにし、動作を確認
Outlookで添付ファイル付きメールを受信したら、Microsoft Teamsのチャネルにファイルを共有する
試してみる
ステップ1：Outlook・OneDrive・Microsoft Teamsをマイアプリ連携 【注意】
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Outlookで添付ファイル付きメールを受信したら、Microsoft Teamsのチャネルにファイルを共有する
試してみる
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
ステップ3：Outlookでメールを受信したら 「メールを受信したら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
「メールフォルダID」を候補から選択します。
テスト用に、ファイルを添付したメールをOutlookへ送信しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
※取得した値
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
ステップ4：分岐設定 【注意】
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。 「コマンドオペレーション」を選択します。
今回はOutlookで受信したメールにファイルが添付されているか否かで分岐させたいので、デフォルトで以下の画像のように設定されています。
ステップ5：Outlookで添付ファイルの情報を取得 「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「メールID」を「取得した値」から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
ステップ6：Outlookで添付ファイルをダウンロード 【注意】
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。 その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について 「メールの添付ファイルをダウンロードする」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「メールID」と「ファイルID」を「取得した値」から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
ステップ7：OneDriveでファイルをアップロード 「ファイルをアップロード」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「ドライブID」と「格納先フォルダのアイテムID」を候補から選択しましょう。
「ファイル名」を設定します。
「ファイルの添付方法」が「取得した値を使用」に、「ファイル」が「取得したファイル」に設定されているか確認しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
OneDriveにファイルがアップロードされました！
ステップ8：テキストを抽出する 「テキスト抽出」を選択します。
Microsoft Teamsのチャンネルへのファイル送信に必要なGUIDの設定値を取得できるよう、任意で設定してください。
「抽出したい項目」を設定しましょう。
指示内容を任意で設定します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
ステップ9：Microsoft Teamsでチャネルにメッセージを送る 「チャネルにメッセージを送る」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
メッセージを送りたい「チームID」と「チャネルID」を候補から選択しましょう。
「メッセージ」を設定しましょう。
「添付ファイル情報」をそれぞれ「取得した値」から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
Microsoft Teamsで指定のチャネルにメッセージとファイルが送信されました！
ステップ10：トリガーをONにする 設定完了です！
OutlookのAPIを使ったその他の自動化例 OutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Outlookを使った自動化例 Outlookで受信した請求書の情報を元に、適格請求書発行事業者の登録有無を公表システムで自動確認し、SlackやMicrosoft Teamsへ通知できます。また、GitHubのIssueやZendeskのチケット作成に合わせてOutlookでタスクを自動生成したり、毎日指定の時間にGoogle アナリティクスのレポートを送信したりすることが可能です。さらに、Google Adsやfreee会計のデータをAIで分析した結果をメールで送付するなど、情報の監視からレポーティングまでをシームレスに自動化できます。
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しSlackに通知する
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Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しMicrosoft Teamsに通知する
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毎月Google Adsでキャンペーンレポートを取得し、AIで分析した改善案をOutlookで送信する
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Zendeskでチケットが作成されたら、Outlookにタスクを作成する
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毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
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毎月初めにfreee会計で先月の損益計算書を取得し、AIで分析して結果をOutlookで送信する
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GitHubでIssueが新しく作成されたら、Outlookでタスクを作成する
試してみる
毎日Google アナリティクスから最新レポートをPDFで出力し、Outlookで送信する
試してみる
定期的にGoogle スプレッドシートでリード情報を取得し、Outlookでメールを送信する
試してみる
まとめ Outlookでのメール監視を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの確認や添付ファイルのダウンロード、共有といった一連の作業を自動化し可能です。ヒューマンエラーの防止と迅速な情報伝達を実現できます。
これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム全体の対応スピードを向上させ、より生産的な業務に時間を割けるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：ファイル名を自動で変更して保存できますか？
A：
はい、可能です！例えば、日付と受信したファイルのファイル名を使用したい場合は、「{{日付}}_{{ファイル名の一覧}}」のように設定できます。
Q：分岐条件をより細かく設定できますか？
A：
はい、可能です。今回の「Outlookで添付ファイル付きメールを受信したら、Microsoft Teamsのチャネルにファイルを共有する」フローでは、「添付ファイルの有無」という条件のみですが、例えば、「件名に特定の値を含む」場合や「特定の差出人か否か」といった条件を追加することも可能です。
分岐設定について、詳細は以下をご覧ください。
Q：自動化の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
