「このメール、見逃したらまずいのに気づけなかった…」
もし、特定の条件に合致するメールを自動で検知し、添付ファイルをチャットツールに共有したり、内容をデータベースに記録したりする仕組み があれば、これらの悩みから解放されるでしょう。確認漏れや対応遅れといったミスを防ぎ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomには特定のメール受信を監視する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで添付ファイル付きメールを受信したら、Microsoft Teamsのチャネルにファイルを共有する
試してみる
■概要
日々の業務でOutlookに届くメールの添付ファイルを、手動でMicrosoft Teamsのチャネルに共有する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの共有漏れや遅延といったミスの原因にもなり得ます。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有を効率化したい方 メールの添付ファイルを都度手動でダウンロードし、共有する作業を負担に感じている方 チーム内での迅速かつ正確なファイル共有の仕組みを構築したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からMicrosoft Teamsへのファイル共有が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルの共有漏れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理が進むようにします。 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 次に、ダウンロードしたファイルをOneDriveにアップロードします。 続いて、AIのテキスト抽出オペレーションを設定し、 Microsoft Teamsのファイル添付に必要な情報を抽出します。 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、アップロードしたファイルを指定のチャネルに共有します。 ■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャネルを任意で設定してください。 AIのテキスト抽出では、ファイル添付に必須の情報以外にも、メッセージで使用したい情報をメール本文などから抽出するよう自由にカスタマイズ可能です。 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や送信者などや抽出した情報を動的に埋め込むことも可能です。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
Microsoft Teams、OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
OutlookとMicrosoft Teamsを連携するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Outlookで特定の添付ファイル付きメールを受信した際に、そのファイルをMicrosoft Teamsのチャネルに自動で共有するフローを解説していきます！こちらの登録フォーム Outlook Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
OutlookとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Outlookのトリガー設定と各アクション設定 フローをONにし、動作を確認
Outlookで添付ファイル付きメールを受信したら、Microsoft Teamsのチャネルにファイルを共有する
試してみる
■概要
日々の業務でOutlookに届くメールの添付ファイルを、手動でMicrosoft Teamsのチャネルに共有する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの共有漏れや遅延といったミスの原因にもなり得ます。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有を効率化したい方 メールの添付ファイルを都度手動でダウンロードし、共有する作業を負担に感じている方 チーム内での迅速かつ正確なファイル共有の仕組みを構築したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からMicrosoft Teamsへのファイル共有が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルの共有漏れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理が進むようにします。 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 次に、ダウンロードしたファイルをOneDriveにアップロードします。 続いて、AIのテキスト抽出オペレーションを設定し、 Microsoft Teamsのファイル添付に必要な情報を抽出します。 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、アップロードしたファイルを指定のチャネルに共有します。 ■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャネルを任意で設定してください。 AIのテキスト抽出では、ファイル添付に必須の情報以外にも、メッセージで使用したい情報をメール本文などから抽出するよう自由にカスタマイズ可能です。 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や送信者などや抽出した情報を動的に埋め込むことも可能です。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
Microsoft Teams、OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
ステップ1：Outlook・OneDrive・Microsoft Teamsをマイアプリ連携 【注意】
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Outlookで添付ファイル付きメールを受信したら、Microsoft Teamsのチャネルにファイルを共有する
試してみる
■概要
日々の業務でOutlookに届くメールの添付ファイルを、手動でMicrosoft Teamsのチャネルに共有する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの共有漏れや遅延といったミスの原因にもなり得ます。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有を効率化したい方 メールの添付ファイルを都度手動でダウンロードし、共有する作業を負担に感じている方 チーム内での迅速かつ正確なファイル共有の仕組みを構築したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からMicrosoft Teamsへのファイル共有が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルの共有漏れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理が進むようにします。 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 次に、ダウンロードしたファイルをOneDriveにアップロードします。 続いて、AIのテキスト抽出オペレーションを設定し、 Microsoft Teamsのファイル添付に必要な情報を抽出します。 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、アップロードしたファイルを指定のチャネルに共有します。 ■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャネルを任意で設定してください。 AIのテキスト抽出では、ファイル添付に必須の情報以外にも、メッセージで使用したい情報をメール本文などから抽出するよう自由にカスタマイズ可能です。 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や送信者などや抽出した情報を動的に埋め込むことも可能です。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
Microsoft Teams、OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
ステップ3：Outlookでメールを受信したら 「メールを受信したら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
「メールフォルダID」を候補から選択します。
テスト用に、ファイルを添付したメールをOutlookへ送信しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
※取得した値
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
ステップ4：分岐設定 【注意】
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。 「コマンドオペレーション」を選択します。
今回はOutlookで受信したメールにファイルが添付されているか否かで分岐させたいので、デフォルトで以下の画像のように設定されています。
ステップ5：Outlookで添付ファイルの情報を取得 「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「メールID」を「取得した値」から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
