「特定のクライアントからのメールだけをすぐに見つけたいのに、受信トレイが埋もれてしまって探すのに時間がかかる…」
「重要な通知メールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった…」
このように、日々大量に届くOutlookのメールを手作業で整理することに、手間や限界を感じていませんか？
もし、特定のキーワードや送信者を含むメールを自動でフォルダに振り分けたり、重要なメールだけをチャットツールに通知したりできる仕組みがあれば、こうしたメール整理の悩みから解放され、確認漏れや対応遅れを防ぎ、より生産性の高いコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してメール管理をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookで受信したメールを条件に応じて自動で整理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで重要なメール受信したら、メッセージを移動しSlackで通知する
試してみる
OutlookとSlackを連携してメール対応を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで特定の条件を満たす重要なメールを受信した際に、自動で指定のフォルダに移動させ、その内容をSlackで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定と Outlook、Slackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームに回答が送信されたら、メールアドレスの形式をチェックしてSlackに確認依頼を送る
試してみる
ステップ1：OutlookとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Outlookのマイアプリ連携】
以下の手順とナビをご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
【Slackのマイアプリ連携】
以下のナビを参照して連携を行ってください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Outlookで重要なメール受信したら、メッセージを移動しSlackで通知する
試してみる
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
これから「Outlookで重要なメール受信したら、メッセージを移動しSlackで通知する」フローを設定していきます！
まずは、「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「トリガーの起動間隔」と「メールフォルダID」を入力します。
- 「トリガーの起動間隔」：5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
- 「メールフォルダID」：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択します。
※ここで指定したフォルダに格納されたメッセージを、後続の設定で指定のフォルダに移動させる想定です。
ここで、Outlookの画面に移動し、テスト用にメールを送信します。
※今回は、以下のメールが自分のメールアドレス宛に受信した想定で、解説を進めていきます。
Yoomの画面に戻って、以下の項目を設定しましょう！
- 「キーワード」：直接入力してください。先ほどテスト送信したメールに含まれるキーワードを設定します。
※ここで指定したキーワードを含む件名のメールを受信した際にフローボットが起動します。
Yoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、先ほどOutlookで受信した内容が取得した値に表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値になります。
問題がなければ、「完了」をクリックしましょう。
これで、トリガー設定が完了しました！
ステップ4：メッセージ内容を取得する設定
ここでは、先ほど取得したメールの内容を取得する設定を行います。
「特定のメッセージを取得」をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、次のステップに進みましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう。
- 「メッセージID」：Outlookのトリガー設定で取得した値を引用して設定します。
入力欄をクリックして表示される「特定の件名のメールを受信したら」→「メールID」をクリックしてください。
「テスト」をクリックします。
テスト成功と表示されていればOKです。「完了」をクリックしましょう！
ステップ5：指定のフォルダに移動する設定
ここでは、指定したフォルダに移動する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう。
- メールアドレス：入力欄下の注釈を参照して設定します。
今回は、自分のメールアドレス宛に届いたメッセージを指定したフォルダに移動させたいので、取得した値（「to」）を引用して設定しました。
直接入力することも可能ですが、固定値として設定されますのでご注意ください。
※ここで指定したユーザーのメールボックス内で受信したメッセージを別フォルダーへ移動します。
- メッセージID：入力欄をクリックし、取得した値から「特定のメッセージを取得」→「メッセージID」を設定します。
- 移動先フォルダーID：「候補」から移動先のフォルダを指定しましょう。
「テスト」をクリックします。
テスト成功と表示されていればOKです。「完了」をクリックしましょう！
Outlookの画面に移動し、指定したフォルダに移動されているか確認してください。
確認できたら、次のステップに進みましょう！
ステップ6：Slackのアクション設定
いよいよ最後の設定です！
ここでは、Outlookで受信したメッセージ内容や、フォルダを移動させたことをSlackに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウントが間違っていないか確認をします。
「次へ」をクリックし、進みましょう！
注意事項を読んだあと必須項目を設定しましょう！
まずは、「投稿先のチャンネルID」を設定します。
ここで指定したチャンネルにメッセージが送信されます。
入力欄をクリックし、「候補」から選択してください。
次に、「メッセージ」を入力します。
Outlookの設定で取得した値を活用して自由に設定しましょう！
ここでは、取得した値と任意の文章を組み合わせて設定しました。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、「テスト成功」の表示を確認してください。
最後に、Slackに通知されているか確認しましょう。
無事に通知されましたね！
Yoomの画面に戻って「完了」をクリックします。
以上で、「Outlookで重要なメール受信したら、メッセージを移動しSlackで通知する」フローボットの完成です！お疲れ様でした。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Outlookを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、受信メールの内容や添付を解析・要約したり、特定条件でタスクやチケットを作成、支払い通知や契約完了連絡を自動送信できます。
これにより、業務情報の整理・通知・共有を効率化できるでしょう。
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信する
試してみる
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成する
試してみる
Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成するフローです。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する」ワークフローは、メール管理とタスク管理をスムーズに連携させる業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、Outlookで受信したメールの内容を自動的にTodoistにタスクとして追加できます。
これにより、メール管理とタスク管理の連携が簡単になり、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとTodoistを日常的に使用しており、手動でタスクを管理している方
・メールからのタスク転記に時間を取られており、業務効率を向上させたいビジネスパーソン
・複数のプロジェクトを並行して管理しており、タスクの見落としを防ぎたいチームリーダー
・自動化ツールを活用して、日常業務の無駄を省きたい中小企業の経営者
■注意事項
・Todoist、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookの受信内容をDeepSeekで要約してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Outlookの受信内容をDeepSeekで要約してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、メール管理の効率化を図る業務ワークフローです。
毎日大量のメールを受信すると、その内容を把握しチームと共有するのは手間がかかります。特に重要な情報を見逃さないようにするためには、迅速な要約と共有が求められます。DeepSeekと連携することで、Outlookのメールを自動で要約し、Microsoft Teamsに通知するプロセスを実現します。これにより、チーム全体で重要な情報を共有しやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用し、メールの整理に時間を取られているビジネスパーソン
・チーム内での情報共有をスムーズに行いたいチームリーダーやマネージャー
・DeepSeek 連携を活用して業務ワークフローを自動化し、効率化を図りたい企業のIT担当者
・Microsoft Teamsを活用して、迅速に情報を共有したいプロジェクトメンバー
■注意事項
・Outlook、DeepSeek、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Talknoteに通知する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Talknoteに通知するフローです。
Squareで支払いが行われたらOutlookで個別にサンクスメールを送信する
試してみる
Squareで支払いが行われたらOutlookで個別にサンクスメールを送信するフローです。
Stripeで支払いが行われたらOutlookでサンクスメールを送信する
試してみる
Stripeで支払いが行われたらOutlookでサンクスメールを送信するフローです。
Tallyの内容をPDF化して、Outlookに送付する
試してみる
■概要
「Tallyの内容をPDF化して、Outlookに送付する」ワークフローは、会計データの共有や報告を効率化するための自動化プロセスです。
Tallyで管理している財務情報を簡単にPDF形式に変換し、Outlookを通じて関係者に迅速に送信できます。
これにより、手動でのデータ変換やメール送信の手間を省き、業務のスムーズな運営をサポートします。日常業務の中で、正確かつ迅速な情報共有が求められる場面で役立つワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyを使用して財務データを管理している会計担当者の方
・定期的に財務報告書を作成し、関係者に共有する必要があるビジネスリーダーの方
・手動でのPDF化やメール送信に時間を取られ、業務効率化を図りたい方
・Outlookを活用して業務連絡を行っている事務担当者の方
・財務データの正確な共有と迅速な報告を実現したい中小企業の経営者の方
■注意事項
・Tally、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomミーティング終了後に録画リンクや議事録をOutlookで共有する
試してみる
■概要
Zoomミーティング終了後に録画リンクや議事録を自動でOutlookに共有するワークフローです。会議の内容を迅速にチームに伝達し、情報の共有漏れを防ぐことができます。また、手間のかかる手作業を自動化し、業務効率を向上させます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとOutlookを日常的に使用しており、会議後の情報共有に時間をかけているビジネスパーソン
・チーム内での議事録や録画リンクの共有プロセスを標準化・自動化したいと考えている管理者
・情報共有のミスを減らし、業務効率を向上させたいと考えている企業のIT担当者
■注意事項
・ZoomとOutlookをYoomに連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
まとめ
Outlookのメール整理を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの振り分けや、チャットツールへの転記といった手間を削減し、ヒューマンエラーによる対応漏れも防ぐことができます。
これにより、重要な連絡に素早く気づき、迅速に対応できる体制が整うため、ビジネスチャンスを逃すことなく、本来集中すべきコア業務に多くの時間を充てられるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローの構築が可能です。
もしメール整理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Slack以外のチャットツールにも通知できますか？
A：
はい、Yoomでは様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：メールの振り分けだけでなく、返信も自動化できますか？
A：
はい、Yoomを使えばOutlookで受信したメールをきっかけに、自動返信を行うことも可能です。
今回ご紹介したフローボットの最下部の「＋」をクリックし、オペレーションを追加することで実現できます。
ただし、すべてのメールに一律で返信すると誤送信のリスクがあるため、件名や送信元、キーワードなどで条件分岐を設定することが重要です。
条件分岐は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：メールの添付ファイルも自動で保存できますか？
A：
はい、受信したメールに添付されたファイルをGoogle DriveやDropboxのフォルダに格納することができます。
詳細は以下のリンクをご確認ください。
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