Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しSlackに通知する

■概要

取引先からOutlookで受信する請求書について、都度ファイルを開いて適格請求書発行事業者の登録番号を確認し、その結果をSlackに手入力で報告する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、請求書メールの受信をトリガーに、OCRによる登録番号の読み取りから適格請求書発行事業者公表システムでの照合、Slackへの結果通知までを自動化し、経理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• インボイス制度への対応で、請求書の確認業務に手間を感じている経理担当者の方
• OutlookとSlackを日常的に利用し、手作業での情報連携を効率化したい方
• 手作業による確認ミスや通知漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 請求書の受領から登録有無の確認、Slackへの通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業による登録番号の転記ミスや確認漏れ、社内への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」を設定します。
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」を順に設定し、請求書ファイルを取得します。
4. OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」で、ダウンロードした請求書ファイルから登録番号をテキストデータとして抽出します。
5. 適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」で、抽出した登録番号の照合を行います。
6. 分岐機能で登録の有無といった照合結果に応じて処理を分け、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」で関係者に結果を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとなるメールの件名（例：「請求書」）やキーワード、対象のメールフォルダIDを任意で設定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出したい項目、使用するAIの種類、言語などを業務に合わせて自由に設定してください。
• 適格請求書発行事業者公表システムのオペレーションでは、前段のOCR機能で取得した登録番号の出力結果を指定します。
• 分岐機能では、事業者登録の有無など前段で取得した情報をもとに、後続のSlackへの通知内容などを変更するための条件をカスタマイズできます。
• Slackにメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルIDや、登録有無の結果を記載したメッセージ内容などを任意で設定できます。

■注意事項

• Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン、チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。