■概要
毎日Google アナリティクスからレポートを出力し、PDF化してOutlookで特定の宛先に送る作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogle アナリティクスのレポート取得からPDF化、Outlookでのメール送信までの一連の流れを自動化し、報告業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎日Google アナリティクスのレポートを作成・共有している方
- レポート送付時のファイル作成やメール作成の手作業に、手間やミスを感じている方
- 報告業務を自動化し、サイト分析や戦略立案といったコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的にレポートが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるレポートの取得漏れやメールの送信忘れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google アナリティクス、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- スケジュールトリガー機能を選択し、「毎日午前9時」など、レポートを送信したい日時を設定します。
- 次に、Google アナリティクスの「【GA4】イベントレポートを取得」アクションを設定して、必要なレポートデータを取得します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、取得したデータをあらかじめ用意した雛形に反映させ、PDFとして出力します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで生成したPDFファイルを添付して、指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、レポートを共有したいタイミングに合わせて柔軟に実行スケジュールを設定できます。
- Googleドキュメントでは、事前にレポートの雛形を作成しておく必要があります。デザインや記載項目など、共有したい内容に合わせて自由にフォーマットを作成してください。
- Outlookでのメール送信設定では、宛先（To/Cc/Bcc）や件名を任意で設定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、Google アナリティクスから取得した数値を組み込むことも可能です。
■注意事項
- Google アナリティクス、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleドキュメントで発行されたPDFは自動でGoogleドキュメントに格納されます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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