「コラボフローで文書の承認が終わったら、Slackに内容を手入力でコピペして共有している…」
「関係者への情報共有が遅れたり、通知を忘れてしまったりすることがある…」
このように、ワークフローシステムで承認された文書の概要を手作業で他のツールに連携する業務に手間や課題を感じていませんか？
もしコラボフローで文書の承認が完了した際、その概要をSlackなどのチャットツールに自動通知できる仕組みがあれば情報共有の手間を削減できますね。
また、伝達漏れやミスを防いでチーム全体の業務スピードを向上させるのにも役立つでしょう！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
コラボフローで承認された文書情報を共有する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知する
試してみる
コラボフローの文書概要をSlackに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：コラボフロー／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- コラボフローとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- コラボフローのトリガー設定とアクション設定、Slackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知する
試してみる
ステップ1：コラボフローとSlackのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※SlackについてはSlackのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
コラボフローのマイアプリ登録
それではここからコラボフローのマイアプリ登録方法を解説します。
まず、コラボフローの設定画面で
システム管理エリアから
環境設定に進んでください。
REST APIという項目の最下部に任意の
クライアント名を入力後「APIキーを発行する」をクリックするとAPIキーを取得できます。
取得できたらYoomのマイアプリ連携画面に移り「新規接続」をクリック。
右上の検索窓からコラボフローを検索しましょう。
任意の
ユーザーIDと、先ほど取得した
APIキーを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：コラボフローのトリガー設定
「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」のまま「次へ」をクリックします。
まず経路のWebhook設定を参考に、コラボフローの設定画面でWebhook設定を行いましょう。
経路設定からWebhookタブに進んで設定します。
続けてテスト用の文書を申請し、承認してください。
最後にYoomの設定画面に戻り「テスト」をクリックしましょう。
成功したら保存してください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：コラボフローの文書の概要を取得する設定
先ほど検知した文書の概要を取得します。「文書の概要取得」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「文書の概要取得」のまま「次へ」をクリックします。
テキストボックス下部の説明通りに、URLを参照してインスタンス名とアプリケーションコードを入力しましょう。
文書IDの欄には、トリガーで取得した「文書ID」の値が予め設定されているので、そのままテストしてください。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の文書情報が反映されます。
成功したら保存しましょう。トリガーで検知した文書の概要を取得できました！
ステップ5：Slackのアクション設定
先ほど取得した文書概要をSlackで通知するので、「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
※Slackと連携して出来ることもご参照ください。
ステップ3・4と同様、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックします。
まずSlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法を参考に、該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しましょう。
次に、投稿先のチャンネルIDを候補から選択してください。
続けて、メッセージを入力しましょう。
コラボフローから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
メンションも可能です。
設定が完了したらテストしてください。
※「テスト」をクリックすると設定したチャンネルへ実際に投稿されます。
テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存しましょう。
コラボフローで承認された文書の概要がSlackに届きました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知する方法でした！
コラボフローを使った自動化例
申請が行われた際、プロジェクトやタスク管理ツール、メモへタスクを自動追加できます。
また、承認完了と同時にデータベースの更新や帳票をクラウドストレージへ保存するなど、事務作業を効率化。
迅速な意思決定をサポートする体制を構築しましょう。
Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請する
試してみる
Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請するフローです。
kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで申請書を申請する
試してみる
kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローボットです。
コラボフローで承認が完了したら、Microsoft Excelのレコードを更新する
試してみる
コラボフローで承認が完了したら、Microsoft Excelのレコードを更新するフローです。
コラボフローで申請が行われたらGitHubにタスクを追加する
試してみる
コラボフローで申請が行われたらGitHubにタスクを追加するフローです。
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する
試してみる
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加する
試してみる
コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、コラボフローのユーザー情報にも登録する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、Google Workspaceとコラボフローの両方にユーザー情報を手作業で登録するのは手間がかかる、といった課題はありませんか。
このワークフローを活用することで、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、コラボフローへのユーザー情報登録が自動で実行されます。
コラボフローとAPI連携することなく、手作業による二重入力の手間やヒューマンエラーを解消し、アカウント管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceとコラボフローでユーザー情報を管理しており、手作業での二重入力に手間を感じている方
・従業員の入退社手続きが多く、コラボフローへの情報登録作業の効率化を検討している人事
・総務担当の方・API開発の知識がなくても、SaaS間のデータ連携を自動化し、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Google WorkSpace、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
試してみる
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードするフローです。
Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、コラボフローにユーザー情報を追加する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、コラボフローにユーザー情報を追加する」ワークフローは、Microsoft Teamsで条件に合う投稿があった際に自動でユーザー情報を登録します。
手動で確認する手間を減らし、スムーズな情報管理に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを活用して社内コミュニケーションを行っている方
・Microsoft Teams上で特定条件に合致する投稿やイベントへの対応をスピーディに行いたい方
・ユーザー情報を定期的にコラボフローへ追加・反映させたいと考えている方
・Microsoft Teamsの投稿管理を手作業で行っており、抜け漏れや作業負担を感じている方
・部署やプロジェクトごとにユーザー情報の最新化・共有を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Teams、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
まとめ
コラボフローとSlackを連携して文書概要を自動で通知することで、
これまで手作業で行っていた情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより関係者は承認完了後すぐに次のアクションへ移ることができ、業務全体のスピードアップに繋がりますね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：「承認」だけでなく「申請」も通知できますか？
A：
はい、できます。
以下のようなテンプレートもご利用いただけますので、ぜひお試しください。
コラボフローで申請が完了したらSlackに通知する
試してみる
コラボフローで申請が完了したらSlackに通知するフローです。
Q：特定の文書だけを通知することはできますか？
A：
はい、「分岐する」オペレーションを追加することで可能です。
詳細は「分岐」の設定方法をご参照ください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：Slackではなくメールで送信することもできますか？
A：
はい、メールツールのアクションを追加することで可能です。
本文の設定欄でコラボフローから取得した値を設定すると、毎回最新の文書概要を反映することができます。
