「コラボフローで文書の承認が終わったら、Slackに内容を手入力でコピペして共有している…」
「関係者への情報共有が遅れたり、通知を忘れてしまったりすることがある…」
このように、ワークフローシステムで承認された文書の概要を手作業で他のツールに連携する業務に手間や課題を感じていませんか？
もしコラボフローで文書の承認が完了した際、その概要をSlackなどのチャットツールに自動通知できる仕組みがあれば情報共有の手間を削減できますね。
また、伝達漏れやミスを防いでチーム全体の業務スピードを向上させるのにも役立つでしょう！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
コラボフローで承認された文書情報を共有する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認された際、関係者への情報共有はどのように行っていますか？都度、文書の概要を確認してチャットツールへ手作業で通知するのは手間がかかり、共有漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローの承認完了をきっかけに、対象の文書概要を自動で取得しSlackへ通知することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローで承認された文書の概要を、Slackを使い手作業で共有している方
- 申請承認後の情報共有を自動化し、通知漏れや転記ミスを防ぎたいと考えている方
- コラボフローとSlackを連携させ、業務プロセスの効率化を目指している管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認完了時、文書概要の取得からSlack通知までが自動化されるため、手作業での共有にかかる時間を短縮できます
- 手作業による通知漏れや、共有するコラボフローの文書概要の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでコラボフローの「文書の概要取得」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した文書の概要を特定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、Yoom側で発行されるWebhook URLを、通知のきっかけとしたいコラボフローの経路に登録し、承認時に通知されるよう設定してください。
- Slackにメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文は固定のテキストだけでなく、前段で取得したコラボフローの文書概要といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- コラボフロー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローの文書概要をSlackに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：コラボフロー／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- コラボフローとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- コラボフローのトリガー設定とアクション設定、Slackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認された際、関係者への情報共有はどのように行っていますか？都度、文書の概要を確認してチャットツールへ手作業で通知するのは手間がかかり、共有漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローの承認完了をきっかけに、対象の文書概要を自動で取得しSlackへ通知することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローで承認された文書の概要を、Slackを使い手作業で共有している方
- 申請承認後の情報共有を自動化し、通知漏れや転記ミスを防ぎたいと考えている方
- コラボフローとSlackを連携させ、業務プロセスの効率化を目指している管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認完了時、文書概要の取得からSlack通知までが自動化されるため、手作業での共有にかかる時間を短縮できます
- 手作業による通知漏れや、共有するコラボフローの文書概要の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでコラボフローの「文書の概要取得」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した文書の概要を特定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、Yoom側で発行されるWebhook URLを、通知のきっかけとしたいコラボフローの経路に登録し、承認時に通知されるよう設定してください。
- Slackにメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文は固定のテキストだけでなく、前段で取得したコラボフローの文書概要といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- コラボフロー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：コラボフローとSlackのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※SlackについてはSlackのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
コラボフローのマイアプリ登録
それではここからコラボフローのマイアプリ登録方法を解説します。
まず、コラボフローの設定画面で
システム管理エリアから
環境設定に進んでください。
REST APIという項目の最下部に任意の
クライアント名を入力後「APIキーを発行する」をクリックするとAPIキーを取得できます。
取得できたらYoomのマイアプリ連携画面に移り「新規接続」をクリック。
右上の検索窓からコラボフローを検索しましょう。
任意の
ユーザーIDと、先ほど取得した
APIキーを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認された際、関係者への情報共有はどのように行っていますか？都度、文書の概要を確認してチャットツールへ手作業で通知するのは手間がかかり、共有漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローの承認完了をきっかけに、対象の文書概要を自動で取得しSlackへ通知することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローで承認された文書の概要を、Slackを使い手作業で共有している方
- 申請承認後の情報共有を自動化し、通知漏れや転記ミスを防ぎたいと考えている方
- コラボフローとSlackを連携させ、業務プロセスの効率化を目指している管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認完了時、文書概要の取得からSlack通知までが自動化されるため、手作業での共有にかかる時間を短縮できます
- 手作業による通知漏れや、共有するコラボフローの文書概要の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでコラボフローの「文書の概要取得」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した文書の概要を特定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、Yoom側で発行されるWebhook URLを、通知のきっかけとしたいコラボフローの経路に登録し、承認時に通知されるよう設定してください。
- Slackにメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文は固定のテキストだけでなく、前段で取得したコラボフローの文書概要といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- コラボフロー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：コラボフローのトリガー設定
「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」のまま「次へ」をクリックします。
まず経路のWebhook設定を参考に、コラボフローの設定画面でWebhook設定を行いましょう。
