「コラボフローで文書の承認が終わったら、Slackに内容を手入力でコピペして共有している…」
「関係者への情報共有が遅れたり、通知を忘れてしまったりすることがある…」
このように、ワークフローシステムで承認された文書の概要を手作業で他のツールに連携する業務に手間や課題を感じていませんか?
もしコラボフローで文書の承認が完了した際、その概要をSlackなどのチャットツールに自動通知できる仕組み があれば情報共有の手間を削減できますね。 また、伝達漏れやミスを防いでチーム全体の業務スピードを向上させるのにも役立つでしょう!
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。 手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう!
とにかく早く試したい方へ Yoomには
コラボフローで承認された文書情報を共有する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう!
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認された際、関係者への情報共有はどのように行っていますか?都度、文書の概要を確認してチャットツールへ手作業で通知するのは手間がかかり、共有漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローの承認完了をきっかけに、対象の文書概要を自動で取得しSlackへ通知することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
コラボフローで承認された文書の概要を、Slackを使い手作業で共有している方 申請承認後の情報共有を自動化し、通知漏れや転記ミスを防ぎたいと考えている方 コラボフローとSlackを連携させ、業務プロセスの効率化を目指している管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
コラボフローでの承認完了時、文書概要の取得からSlack通知までが自動化されるため、手作業での共有にかかる時間を短縮できます 手作業による通知漏れや、共有するコラボフローの文書概要の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、コラボフローとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションを設定します 次に、オペレーションでコラボフローの「文書の概要取得」アクションを設定します 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した文書の概要を特定のチャンネルに通知します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
コラボフローのトリガー設定では、Yoom側で発行されるWebhook URLを、通知のきっかけとしたいコラボフローの経路に登録し、承認時に通知されるよう設定してください。 Slackにメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文は固定のテキストだけでなく、前段で取得したコラボフローの文書概要といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
コラボフロー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローの文書概要をSlackに通知するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知する フローを解説していきます! ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト:コラボフロー /Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
コラボフローとSlackのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
コラボフローのトリガー設定とアクション設定、Slackのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認された際、関係者への情報共有はどのように行っていますか?都度、文書の概要を確認してチャットツールへ手作業で通知するのは手間がかかり、共有漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローの承認完了をきっかけに、対象の文書概要を自動で取得しSlackへ通知することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
コラボフローで承認された文書の概要を、Slackを使い手作業で共有している方 申請承認後の情報共有を自動化し、通知漏れや転記ミスを防ぎたいと考えている方 コラボフローとSlackを連携させ、業務プロセスの効率化を目指している管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
コラボフローでの承認完了時、文書概要の取得からSlack通知までが自動化されるため、手作業での共有にかかる時間を短縮できます 手作業による通知漏れや、共有するコラボフローの文書概要の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、コラボフローとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションを設定します 次に、オペレーションでコラボフローの「文書の概要取得」アクションを設定します 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した文書の概要を特定のチャンネルに通知します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
コラボフローのトリガー設定では、Yoom側で発行されるWebhook URLを、通知のきっかけとしたいコラボフローの経路に登録し、承認時に通知されるよう設定してください。 Slackにメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文は固定のテキストだけでなく、前段で取得したコラボフローの文書概要といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
コラボフロー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:コラボフローとSlackのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください! ※SlackについてはSlackのマイアプリ登録方法 も併せて確認しておきましょう。
コラボフローのマイアプリ登録
それではここからコラボフローのマイアプリ登録方法を解説します。
まず、コラボフローの設定画面で
システム管理エリア から
環境設定 に進んでください。
REST APIという項目の最下部に任意の
クライアント名 を入力後「APIキーを発行する」をクリックするとAPIキーを取得できます。
取得できたらYoomのマイアプリ連携画面に移り「新規接続」をクリック。
右上の検索窓からコラボフローを検索しましょう。
任意の
ユーザーID と、先ほど取得した
APIキー を入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認された際、関係者への情報共有はどのように行っていますか?都度、文書の概要を確認してチャットツールへ手作業で通知するのは手間がかかり、共有漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローの承認完了をきっかけに、対象の文書概要を自動で取得しSlackへ通知することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
コラボフローで承認された文書の概要を、Slackを使い手作業で共有している方 申請承認後の情報共有を自動化し、通知漏れや転記ミスを防ぎたいと考えている方 コラボフローとSlackを連携させ、業務プロセスの効率化を目指している管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
コラボフローでの承認完了時、文書概要の取得からSlack通知までが自動化されるため、手作業での共有にかかる時間を短縮できます 手作業による通知漏れや、共有するコラボフローの文書概要の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、コラボフローとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションを設定します 次に、オペレーションでコラボフローの「文書の概要取得」アクションを設定します 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した文書の概要を特定のチャンネルに通知します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
コラボフローのトリガー設定では、Yoom側で発行されるWebhook URLを、通知のきっかけとしたいコラボフローの経路に登録し、承認時に通知されるよう設定してください。 Slackにメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文は固定のテキストだけでなく、前段で取得したコラボフローの文書概要といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
コラボフロー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3:コラボフローのトリガー設定
「経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」のまま「次へ」をクリックします。
まず経路のWebhook設定 を参考に、コラボフローの設定画面でWebhook設定を行いましょう。
経路設定 からWebhook タブに進んで設定します。
続けてテスト用の文書を申請し、承認してください。
最後にYoomの設定画面に戻り「テスト」をクリックしましょう。
成功したら保存してください。 ここで取得した値を次以降のステップで活用します。 ※取得した値 とは? トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。 後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4:コラボフローの文書の概要を取得する設定
先ほど検知した文書の概要を取得します。「文書の概要取得」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「文書の概要取得」のまま「次へ」をクリックします。
テキストボックス下部の説明通りに、URLを参照してインスタンス名 とアプリケーションコード を入力しましょう。
文書ID の欄には、トリガーで取得した「文書ID」の値が予め設定されているので、そのままテストしてください。 ※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の文書情報が反映されます。
成功したら保存しましょう。トリガーで検知した文書の概要を取得できました!
ステップ5:Slackのアクション設定
先ほど取得した文書概要をSlackで通知するので、「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
※Slackと連携して出来ること もご参照ください。
ステップ3・4と同様、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックします。
まずSlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 を参考に、該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しましょう。
次に、投稿先のチャンネルIDを候補から選択してください。
続けて、メッセージを入力しましょう。 コラボフローから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。 メンションも可能です。
設定が完了したらテストしてください。※「テスト」をクリックすると設定したチャンネルへ実際に投稿されます。 テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存しましょう。
コラボフローで承認された文書の概要がSlackに届きました!
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をSlackに自動通知する方法 でした!
コラボフローを使った自動化例 申請が行われた際、プロジェクトやタスク管理ツール、メモへタスクを自動追加できます。 また、承認完了と同時にデータベースの更新や帳票をクラウドストレージへ保存するなど、事務作業を効率化。 迅速な意思決定をサポートする体制を構築しましょう。
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認された後、帳票を出力してBoxへ手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか? この一連の作業は定型業務でありながら、ミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認をきっかけに、帳票の出力からBoxへのファイルアップロードまでを完全に自動化し、書類管理の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
コラボフローでの承認後、手作業で帳票の出力や管理を行っている方 Boxへのファイル格納を手動で行っており、格納漏れやミスをなくしたい方 申請・承認から書類保管まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
コラボフローでの承認完了をトリガーに、帳票の出力とBoxへのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます 手動でのファイル操作が不要になるため、帳票のアップロード漏れや格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、コラボフローとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでコラボフローの「帳票を出力」アクションを設定します 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力された帳票ファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
コラボフローのトリガー設定では、任意の経絡の承認時にWebhook通知されるように設定してください Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存する際のファイル名や、格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください ■注意事項
コラボフロー、BoxのそれぞれとYoomを連携してください ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください
kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで申請書を申請する
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■概要
kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローボットです。
ステータスが更新されたレコード情報を取得して、コラボフローで申請書を自動的に申請します。
kintoneとコラボフローを連携して利用したい場合などにご活用ください。
■注意事項
・kintone、コラボフローそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローで承認が完了したら、Microsoft Excelのレコードを更新する
試してみる
■概要
コラボフローで承認が完了したら、Microsoft Excelのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Excelとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、Microsoft Excelのレコードと連携させたい方
・承認完了後のMicrosoft Excelレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにMicrosoft Excelに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、Microsoft Excelのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がMicrosoft Excelにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
・コラボフローとMicrosoft Excelの連携により、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
■注意事項
・コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
コラボフローで申請が行われたらGitHubにタスクを追加する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が行われたらGitHubにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・承認プロセスを自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.GitHubによるタスク管理を行う企業
・Issues機能を使ってタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務内容に合わせてフローを作成することで、変化の大きいビジネス環境に対応することができます。 さらにGitHubを併せて活用することでタスクが可視化され、チーム内への円滑な情報共有を行います。 しかしコラボフローの内容をGitHubにタスクごとに手入力することは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
チーム内への情報共有をスピーディーに行いたいと考える方にこのフローは有効的です。 このフローを活用することで即座にGitHubにタスク追加を行い、素早い情報共有を行います。 また入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。 さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。 しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。 このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。 入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Trelloによるタスク管理を行う企業
・チームでプロジェクトを管理している部門の担当者
・チームメンバーでタスク共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務プロセスの可視化により透明性が高まり、業務進行をスムーズにするアプリです。 さらにTrelloを併せて活用することでプロジェクトの進捗を視覚的に把握することができます。 しかしコラボフローの内容を毎回Trelloに手作業で入力することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このフローを活用することで自動でTrelloにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。 入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。 また内容を引用することで情報の正確性を保ち、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・コラボフロー、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、コラボフローのユーザー情報にも登録する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、Google Workspaceとコラボフローの両方にユーザー情報を手作業で登録するのは手間がかかる、といった課題はありませんか。このワークフローを活用することで、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、コラボフローへのユーザー情報登録が自動で実行されます。コラボフローとAPI連携することなく、手作業による二重入力の手間やヒューマンエラーを解消し、アカウント管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceとコラボフローでユーザー情報を管理しており、手作業での二重入力に手間を感じている方 従業員の入退社手続きが多く、コラボフローへの情報登録作業の効率化を検討している人事・総務担当の方 API開発の知識がなくても、SaaS間のデータ連携を自動化し、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceにユーザー情報が登録されると自動でコラボフローにも情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業による情報の転記が不要になるので、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとコラボフローをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」を設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでコラボフローの「ユーザー情報の登録」を設定し、前段のオペレーションで取得した情報を紐付けます。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
コラボフローにユーザー情報を登録するオペレーションでは、登録したい情報を任意で設定できます。前段のオペレーションで取得したGoogle Workspaceのユーザー情報を変数として利用し、氏名やメールアドレスなどを対応する項目に埋め込んでください。 ■注意事項
Google WorkSpace、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。 Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請する
試してみる
■概要
Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaで取引先の案件管理を行なっている方
・営業担当やアシスタント
・案件チームのリーターや責任者
2.コラボフローで帳票類の発行を簡単に行いたい方
・業務自動化を目指している事務職員
・月末処理に活用している経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
帳票類の作成をするためには多くの確認事項や入力項目があり、素早くミスなく作成することはとても困難なことです。 更に帳票作成の依頼者と作成者が違う場合はより一層注意が必要になり、手作業の場合は確認や訂正作業が何度も発生します。
入力の手間をなくし、帳票類の作成を登録してある内容を引用て自動で申請を完了したいと思う方にこのフローは最適です。フローを使用することで、Mazricaの登録内容を指定の箇所に入力し、自動で見積書を申請できます。
■注意事項
・Mazrica、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、コラボフローにユーザー情報を追加する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでの情報共有は活発に行われる一方で、特定の投稿内容をもとにコラボフローへ手作業でユーザー情報を登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による入力ミスも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があった際に、コラボフローへのユーザー情報追加を自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsの投稿を基に、コラボフローへ手動でユーザー情報を登録している方 Microsoft Teamsとコラボフロー間の情報連携を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方 手作業による情報登録のミスを減らし、データの正確性を高めたいシステム担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsの特定条件に合う投稿をトリガーに、コラボフローへのユーザー情報登録が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。 手動でのデータ入力に伴う登録情報の誤りや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとコラボフローをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件(例:メッセージに特定のキーワードが含まれるなど)に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。 オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文から必要な情報(例:氏名、メールアドレスなど)を抽出します。 最後に、オペレーションでコラボフローの「ユーザー情報の登録」アクションを設定し、抽出したデータを用いてコラボフローに新しいユーザー情報を登録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能において、Microsoft Teamsのメッセージ内容など、どのような条件で後続の処理を実行するかを任意で設定してください。 AI機能でテキストからデータを抽出する際、Microsoft Teamsのメッセージのどの部分から、具体的にどのような項目(氏名、部署名など)を抽出するかをカスタマイズしてください。 コラボフローにユーザー情報を登録するアクションで、登録するユーザーID、氏名、パスワードなどの各項目を、実際の運用に合わせて設定してください。 ■注意事項
Microsoft Teams、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Asanaによるタスク管理を行う企業
・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム
・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで、承認漏れや業務ミスを防ぐことができるアプリです。 さらにAsanaを併せて活用することで、タスクの管理精度を向上させます。 しかしコラボフローの内容をAsanaに手入力してタスク追加することは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
作業にかかる時間を省いて、コア業務に時間を使いたいと考える方にこのフローは有効的です。 このフローを活用することで、手入力の手間を省きタスク追加を自動で行うことができます。 手入力にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務の効率化につながります。
■注意事項
・コラボフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ コラボフローとSlackを連携して文書概要を自動で通知することで、
これまで手作業で行っていた情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。 これにより関係者は承認完了後すぐに次のアクションへ移ることができ、業務全体のスピードアップに繋がりますね!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。 もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォーム から無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください!
よくあるご質問
Q:「承認」だけでなく「申請」も通知できますか?
A:
はい、できます。 以下のようなテンプレートもご利用いただけますので、ぜひお試しください。
コラボフローで申請が完了したらSlackに通知する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が完了したら、自動的にSlackに通知します。
■設定方法
1.「経路のWebhookを受信したら」というトリガーでWebhookURLを取得し、コラボフローの経路設定ページでWebhookURLを設定します。
※詳細はこちらの記事 をご確認ください。
2.「申請内容の詳細を取得」アクションで「インスタンス名」「アプリケーションコード」を設定します。
3.「メッセージを送る」アクションで送信先のチャンネルを設定します。
■注意事項
・ フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・コラボフローとSlackそれぞれで、Yoomと連携を行う必要があります。
Q:特定の文書だけを通知することはできますか?
A:
はい、「分岐する」オペレーションを追加することで可能です。 詳細は「分岐」の設定方法 をご参照ください。 ※分岐はミニプラン 以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープラン の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますのでご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
Q:Slackではなくメールで送信することもできますか?
A:
はい、メールツールのアクションを追加することで可能です。 本文の設定欄でコラボフローから取得した値を設定すると、毎回最新の文書概要を反映することができます。