「チームで共有しているGoogle Driveのフォルダ、新しいファイルが追加されたか毎日確認するのが手間…」
「ファイルがアップロードされたのに気づかず、対応が遅れてしまった…」
このように、Google Drive上のファイルの確認作業に時間を取られたり、更新の見落としによって業務に支障が出たりしていませんか？
もし、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されたら、その情報が自動で通知される仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば、これらの悩みから解放され、確認作業にかけていた時間をより重要な業務に充てることができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Google Drive上のファイルを監視する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveでファイル監視を行い、ファイルが作成されたら情報を取得しGmailで通知する
試してみる
Google Driveのファイル更新をGmailで通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加された際に、その情報をGmailで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google DriveとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定と分岐設定、Gmailのアクション設定
- フローをONにし、動作を確認
Google Driveでファイル監視を行い、ファイルが作成されたら情報を取得しGmailで通知する
試してみる
ステップ1：Google DriveとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google Driveのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続クリック後、アプリ一覧から「Google Drive」を検索してください。
以下画面が出てきたら「Sign in with Google」をクリックして次に進みましょう。
使用したいアカウントを選択しましょう。
以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。
以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。
マイアプリのページにGoogle Driveが表示されれば、マイアプリ登録の完了です。
Gmailのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google Driveでファイル監視を行い、ファイルが作成されたら情報を取得しGmailで通知する
試してみる
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Google Driveのトリガーの設定を行う
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定していきましょう。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
詳しくは以下もご確認ください。
Gmailで送信したいファイルを、Google Drive上に作成しておきます。
今回は以下のようなファイルを作成しています。
上記の設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が入ります。これでGoogle Drive上に新しくファイル・フォルダが作成されたらフローが起動するようになります。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：分岐設定を行う
※分岐機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
参考：「分岐」の設定方法
次に分岐設定を行います。「分岐する」をクリックしてください。
分岐条件を指定していきます。今回は以下のように設定しました。
下記はデフォルトで最初から入力されていますが、一度確認いただき、完了ボタンをクリックしてください。
ステップ5：Google Driveにアップロードされたファイル・フォルダを取得する
次にファイル・フォルダを取得します。「ファイル・フォルダを取得」をクリックしてください。
連携アカウントを確認していきます。
アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
ファイルIDはデフォルトで入力されていますが、トリガー設定の際取得した値から入力しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。テストが成功し、取得した値が入ります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ6：Gmailでメールを送る
最後にGmailでメールを送信していきます。「メールを送る」をクリックしてください。
アプリと連携アカウントを確認していきます。
アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Toには通知を行いたいメールアドレスを入力しましょう。
FromやCc、Bccや差出人の名前などは任意で設定してください。
件名、本文はデフォルトで入力されていた例文を参考に、以下のように入力しました。
取得した値も使えますので、わかりやすく設定しましょう。ここまで入力したら「次へ」をクリックします。
メールのプレビューページに移行するので、内容に問題がなければテストボタンをクリックします。
※テストボタンを押すと実際にメールが送信されます。宛先には注意しましょう。
設定画面の方は、テストが成功すればOKです。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
受取先に指定したメールアドレスも見に行き、メールが届いていて、内容も問題なければフローの設定は完了です。
「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
Google Driveを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google Driveを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Google Driveに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
OCRや文字起こしを活用し、Google Driveでの書類作成とデータ転記を自動化します。
RPAによるファイル形式変換やBoxとの定期同期、議事録の自動PDF保存まで、AIと連携した高度な文書管理を実現します。
Google DriveにCSVファイルが格納されたら、RPAでXLSに変換する
試してみる
■概要
日常業務でCSVファイルを扱う中で、XLS形式への変換を手作業で行っていませんか。
この単純作業は時間を要するだけでなく、変換漏れやファイル管理の煩雑さを引き起こす原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにCSVファイルが追加されるだけで、RPA機能が自動でXLS形式に変換し、指定の場所に保存します。
これにより、ファイル変換に関わる手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的に発生するCSVからXLSへの変換作業に手間を感じている方
・Google Drive上でファイル管理をしており、手作業によるファイル変換ミスをなくしたいと考えている方
・ファイル形式の変換作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Google Driveに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Google Driveに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローを利用すると、帳票の情報が効率的に管理できます。
OCRで読み取った内容が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、手間が省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に使用して帳票管理を行っている方
・Google Driveにアップロードされた帳票を迅速に処理したい方
・OCR技術を活用して手書きの帳票をデジタル化したいと考えている方
・Google スプレッドシートを利用してデータ管理を行っている方
・手入力の手間を省き、スピーディに帳票データを整理したい方
■注意事項
・Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、CloudConvertでJPEGに変換する
試してみる
■概要
日常業務で受け取った画像や書類を、手作業でJPEGに変換していませんか？
特に、様々な形式のファイルを扱う場合、一つひとつツールを開いてファイルをJPEGに変換する作業は手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにファイルをアップロードするだけでCloudConvertが自動でJPEGに変換し、指定のフォルダに保存します。
こうした定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Drive上で、手作業によるファイルのJPEG変換に手間を感じている方
・様々な形式のファイルをJPEGに変換し、管理を効率化したい方
・ファイル変換のような定型業務を自動化し、人的ミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・CloudConvert、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りNotionに追加する
試してみる
■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りNotionに追加する」ワークフローを利用すると、Google Driveのファイルを効率よく管理できます。
OCRで読み取った内容をNotionに自動で登録し、手作業を減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用してファイルの管理を行っている方
・多くの書類をスキャンしてデジタル化している方
・書類の内容を迅速にデジタルツールに反映させたいと考えている方
・Notionを利用してデータや情報を管理している個人やチーム
・業務効率化を図りたいが、手作業が多くて時間がかかっている方
■注意事項
・Google DriveとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知する
試してみる
■概要
Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.音声ファイルの管理を行っている方
・業務で音声ファイルを多く取り扱い、内容の確認に煩わしさを感じている方
・音声ファイルの文字起こしに手間を感じており、自動化したいと考えている方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとしている方
・チーム内への情報共有に手間を感じている方
・文字起こしの結果を効率的にチーム共有したいと考えている方
■注意事項
・Google DriveとSlackのそれぞれをYoomに連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、その内容を基に書類を作成し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、その内容を基に書類を作成し、Google Driveに保存する」ワークフローは、手動でのデータ入力やファイル管理の負担を軽減します。
ファイルをGoogle Driveに安全に保存するため、業務効率化とデータ管理の最適化が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して大量のファイルを収集している担当者
・手動でのデータ入力や書類作成に時間を取られている業務担当者
・デジタル化を進め、業務プロセスを自動化したい企業のIT担当者
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Tallyで回答が送信されたら、Salesforceにレコードを追加する
試してみる
■概要
Tallyのフォームで集めたお問い合わせやイベント申込情報を、手作業でSalesforceに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応の遅れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Tallyでフォームが送信されたタイミングで、Salesforceに自動でレコードが追加されるため、こうした課題を解消し、顧客情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyで集めた情報をSalesforceに手作業で入力しているマーケティングや営業担当者の方
・フォームからのリード情報を迅速にSalesforceに反映させたいと考えている方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Tally、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
特定のZoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
「特定のZoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでGoogle Driveに保存する」ワークフローは、指定したZoom会議が終了すると、自動的に録画内容を文字起こしし、その内容を要約した議事録を生成します。議事録はPDFとして自動的にGoogle Driveに保存され、会議後の振り返りや共有が簡単に行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを使って会議を行い、その録画内容を後で振り返りたい方
・会議の議事録作成を自動化して、手動での作業を減らしたい担当者
・会議後に迅速に要約した議事録を共有したいチームリーダー
・Google Driveで議事録を一元管理したい方
■注意事項
・Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
毎週Boxの複数ファイルをGoogle Drive™にアップロードする
試してみる
■概要
「毎週Boxの複数ファイルをGoogle Drive™にアップロードする」ワークフローは、定期的なファイル転送を自動化し手間を省く業務ワークフローです。
Boxに保存された重要なファイルを毎週自動的にGoogle Drive™へアップロードすることで、データのバックアップや共有がスムーズに行えます。
手動での移動作業やミスを防ぎながらクラウド間のデータ管理が可能になります。このワークフローを活用して、効率的なファイル管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとGoogle Drive™を日常的に利用しており、ファイルの移動に時間がかかっている方
・データのバックアップを定期的に行いたいと考えている企業やチーム
・手動でのファイル転送作業を自動化し、業務効率を向上させたいIT担当者
・クラウド間のデータ管理に煩雑さを感じているビジネスユーザー
・作業のミスを減らし、信頼性の高いファイル管理を目指している経営者
■注意事項
・Box、Google Drive™のそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Google Driveのファイル監視を自動化することで、
これまで手作業で行っていたファイルの確認作業が不要になり、更新の見落としや情報共有の遅れを防ぐことができます。これにより、チームメンバーは最新の情報を把握でき、よりスムーズな連携と業務遂行が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：SlackやChatworkにも通知できますか？
A：
はい、可能です。他のツールに通知したい場合には、本フローのGmailで通知を行う部分を、他のアプリの通知を行う設定に変更してお試しください。
なお、以下よりYoomと連携しているアプリがご確認いただけますので、ご参照の上お試しください。
Q：ファイルの更新も検知できますか？
A：
トリガーとして設定できるのは、今回使用した「新しくファイル・フォルダが作成されたら」のほかに「特定のファイルが作成または更新されたら」「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」です。こちらから設定をお試しください。
Q：自動化がエラーで停止した場合、どうすれば分かりますか？
A：
自動化がエラーで停止した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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