「チームで共有しているGoogle Driveのフォルダ、新しいファイルが追加されたか毎日確認するのが手間…」
「ファイルがアップロードされたのに気づかず、対応が遅れてしまった…」
このように、Google Drive上のファイルの確認作業に時間を取られたり、更新の見落としによって業務に支障が出たりしていませんか？
もし、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されたら、その情報が自動で通知される仕組み があればいいなと思いますよね。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからない ので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomには
Google Drive上のファイルを監視する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveでファイル監視を行い、ファイルが作成されたら情報を取得しGmailで通知する
試してみる
■概要
Google Driveへファイルが追加されたか、定期的に手動で確認する作業に手間を感じていませんか。こうした作業は、確認漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google Driveのファイル監視を自動化し、新しいファイルが作成された際にその情報をGmailで自動通知できます。これにより、重要なファイルの追加をリアルタイムで把握し、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
チームでGoogle Driveを共有しており、ファイルの追加をいち早く検知したい方 取引先からのファイル受領など、Google Driveのファイル監視を手動で行っている方 ファイルの確認漏れを防ぎ、業務の対応速度を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Drive内のファイル監視が自動化され、手動での確認作業が不要になるため、本来の業務に集中する時間を確保できます 新規ファイルが追加されると即座に通知が届くため、確認漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で処理を分岐させます その後、Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定します 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を基にメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、ファイル名や種類など、トリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズすることが可能です Gmailの通知設定では、送信先を任意に設定できるほか、メールの件名や本文に、前のステップで取得したファイル名などの情報を変数として差し込むこともできます ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveのファイル更新をGmailで通知するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加された際に、その情報をGmailで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google DriveとGmailのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Google Driveのトリガー設定と分岐設定、Gmailのアクション設定 フローをONにし、動作を確認
Google Driveでファイル監視を行い、ファイルが作成されたら情報を取得しGmailで通知する
試してみる
■概要
Google Driveへファイルが追加されたか、定期的に手動で確認する作業に手間を感じていませんか。こうした作業は、確認漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google Driveのファイル監視を自動化し、新しいファイルが作成された際にその情報をGmailで自動通知できます。これにより、重要なファイルの追加をリアルタイムで把握し、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
チームでGoogle Driveを共有しており、ファイルの追加をいち早く検知したい方 取引先からのファイル受領など、Google Driveのファイル監視を手動で行っている方 ファイルの確認漏れを防ぎ、業務の対応速度を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Drive内のファイル監視が自動化され、手動での確認作業が不要になるため、本来の業務に集中する時間を確保できます 新規ファイルが追加されると即座に通知が届くため、確認漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で処理を分岐させます その後、Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定します 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を基にメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、ファイル名や種類など、トリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズすることが可能です Gmailの通知設定では、送信先を任意に設定できるほか、メールの件名や本文に、前のステップで取得したファイル名などの情報を変数として差し込むこともできます ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Google DriveとGmailをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google Driveのマイアプリ連携 マイアプリ＞新規接続クリック後、アプリ一覧から「Google Drive」を検索してください。
以下画面が出てきたら「Sign in with Google」をクリックして次に進みましょう。
使用したいアカウントを選択しましょう。
以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。
以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。
マイアプリのページにGoogle Driveが表示されれば、マイアプリ登録の完了です。
Gmailのマイアプリ連携 以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google Driveでファイル監視を行い、ファイルが作成されたら情報を取得しGmailで通知する
試してみる
■概要
Google Driveへファイルが追加されたか、定期的に手動で確認する作業に手間を感じていませんか。こうした作業は、確認漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google Driveのファイル監視を自動化し、新しいファイルが作成された際にその情報をGmailで自動通知できます。これにより、重要なファイルの追加をリアルタイムで把握し、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
チームでGoogle Driveを共有しており、ファイルの追加をいち早く検知したい方 取引先からのファイル受領など、Google Driveのファイル監視を手動で行っている方 ファイルの確認漏れを防ぎ、業務の対応速度を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Drive内のファイル監視が自動化され、手動での確認作業が不要になるため、本来の業務に集中する時間を確保できます 新規ファイルが追加されると即座に通知が届くため、確認漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で処理を分岐させます その後、Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定します 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を基にメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、ファイル名や種類など、トリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズすることが可能です Gmailの通知設定では、送信先を任意に設定できるほか、メールの件名や本文に、前のステップで取得したファイル名などの情報を変数として差し込むこともできます ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Google Driveのトリガーの設定を行う Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定していきましょう。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プラン
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
詳しくは以下もご確認ください。
Gmailで送信したいファイルを、Google Drive上に作成しておきます。
