Google Driveでファイル監視を行い、ファイルが作成されたら情報を取得しGmailで通知する
Google Driveでファイル監視を行い、ファイルが作成されたら情報を取得しGmailで通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Google Driveへファイルが追加されたか、定期的に手動で確認する作業に手間を感じていませんか。こうした作業は、確認漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google Driveのファイル監視を自動化し、新しいファイルが作成された際にその情報をGmailで自動通知できます。これにより、重要なファイルの追加をリアルタイムで把握し、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- チームでGoogle Driveを共有しており、ファイルの追加をいち早く検知したい方
- 取引先からのファイル受領など、Google Driveのファイル監視を手動で行っている方
- ファイルの確認漏れを防ぎ、業務の対応速度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Drive内のファイル監視が自動化され、手動での確認作業が不要になるため、本来の業務に集中する時間を確保できます
- 新規ファイルが追加されると即座に通知が届くため、確認漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で処理を分岐させます
- その後、Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を基にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名や種類など、トリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズすることが可能です
- Gmailの通知設定では、送信先を任意に設定できるほか、メールの件名や本文に、前のステップで取得したファイル名などの情報を変数として差し込むこともできます
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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新しくファイル・フォルダが作成されたら
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特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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特定のラベルのメールを受信したら
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新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
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