特定のZoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでGoogle Driveに保存する

■概要

Zoom会議後の録画データの処理は、手間がかかる作業の1つではないでしょうか？特に、録画を文字起こしし、要約して議事録を作成、さらにGoogle Driveへ保存といった一連の作業は、多くの時間を要します。このワークフローを活用すれば、Zoom会議終了をトリガーに、これらの作業を自動化し、議事録作成の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのオンライン会議が多く、議事録作成に時間を要しているビジネスパーソンの方
• 会議の録画データを手作業で文字起こし・要約し、非効率を感じている担当者の方
• 議事録をGoogle Driveで一元管理し、保存作業の自動化を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoom会議終了後の録画取得からGoogle Driveへの議事録保存までの一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減します。
• 手作業による文字起こしのミスや要約の偏り、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に応じて後続処理を分岐させる設定をします。
4. 次に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
5. さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
6. その後、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルからテキストを抽出します。
7. 次に、AI機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキスト内容を要約します。
8. 続いて、書類を発行する機能でGoogleドキュメントを元に、文字起こしと要約結果を含む議事録をPDFで作成します。
9. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成された議事録のPDFを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ミーティングのレコーディング情報など前段階で取得した情報に基づき、任意の条件を指定して後続の処理を分岐させることが可能です。
• AI機能の要約では、文字起こしされたテキストの中から、特定の情報やセクションを指定し、任意の条件で要約内容を調整することが可能です。
• 書類を発行する機能では、使用する議事録の雛形を任意で指定し、会議名、日付、文字起こし内容、要約結果などを所定の箇所に自動で挿入する設定ができます。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で選択・指定することが可能です。

■注意事項

• Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。