HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Googleドキュメントで書類を発行する

■概要

HubSpotで管理している取引のステージが更新された際、手作業で見積書や契約書を作成する業務に手間を感じていませんか。情報の転記ミスや作成漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が特定のステージに更新されると、Googleドキュメントをテンプレートとして自動で書類が発行されるため、こうした書類作成の自動化を実現し、営業活動をよりスムーズに進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで顧客管理を行い、手作業での書類作成に手間を感じている営業担当者の方
• 取引ステージの更新に応じた書類作成の自動化に関心がある方
• 営業プロセスにおける手作業をなくし、ヒューマンエラーの削減を目指しているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotのステージ更新を検知して自動で書類が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• HubSpot上の情報を基に書類が作成されるため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」「会社情報の取得」「取引のカスタムプロパティを取得」アクションをそれぞれ設定し、書類作成に必要な情報を取得します
4. 最後に、オペレーションで書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を差し込んだ書類を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotのトリガー設定では、書類作成の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください。
• HubSpotの各情報取得オペレーションでは、トリガーで取得した取引IDなどの情報を変数として設定し、対象の情報を正しく取得するように設定してください。
• 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントのファイルを選択し、HubSpotから取得した取引情報などを差し込む箇所を任意に設定してください。

■注意事項

• HubSpot、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• HubSpotのカスタムプロパティの取得では、アウトプットをJSONPathから取得する必要があります。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。