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「Excelでまとめた進捗データを、Teamsのチャンネルに手作業で投稿するのは面倒…」
「Excelの重要な数値が変更されたのに気づかず、Teamsでの情報共有が遅れてしまった…」
このように、Microsoft ExcelとMicrosoft Teams間のデータ連携や通知に、手間や課題を感じていませんか？
そこで便利なのが、Excelの特定データが更新された際に自動でTeamsに通知したり、定期的にExcelのサマリー情報をTeamsに投稿したりできる仕組みです。この仕組みを活用すれば、より迅速で正確な情報共有を実現し、チーム全体の生産性を高めることができるはず！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Excelの情報をMicrosoft Teamsに自動で通知する業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsを連携する自動化の方法
Microsoft ExcelとMicrosoft Teams間で発生する様々な情報共有や通知のプロセスを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
これにより、手作業による情報伝達の遅延や漏れを防ぎ、チーム内コミュニケーションを活性化が期待できます。
気になるテンプレートがあれば、「試してみる」をクリックして気軽に試してみてくださいね！
指定のスケジュールにExcelのデータをTeamsに自動で通知する
指定したスケジュールになったらExcelの情報を自動で取得して、その内容をMicrosoft Teamsの指定チャンネルやメンバーに即座に通知することができます。
手作業によるヒューマンエラーを防ぎ、抜け漏れなく正確な情報をチーム内に共有することができるでしょう。
フォームの回答データをExcelに追加してTeamsに自動で通知する
フォームからの回答データをExcelに整理し、その内容をMicrosoft Teamsの指定チャンネルに自動通知することもできます。
手動での確認やデータ整理の手間を省き、データ整理の精度向上に期待できます。また、チームへの共有をスピーディーに行えることで、対応の迅速化をサポートします。
メールの受信内容をExcelに追加してTeamsに自動で通知する
特定のメールを受信した際に、その内容を自動でExcelに追加し、その内容をMicrosoft Teamsで通知することも可能です。日々大量に届くメールの確認は見落としも発生しがちですよね…
このフローはメール受信からデータ整理、通知までを自動化できるため、見落としや対応漏れの防止に役立つでしょう。
Microsoft Excelの情報をMicrosoft Teamsに自動通知するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「指定したスケジュールでMicrosoft Excelから特定のレコード情報を取得し、その内容をMicrosoft Teamsのチャンネルへ自動で通知する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください
【Microsoft Excelのマイアプリ登録】
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
【Microsoft Teamsのマイアプリ登録】
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
「指定のスケジュールになったら特定のMicrosoft Excelからレコードを取得し、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsの連携を自動化し、業務の効率化を図るための業務ワークフローです。
Yoomを活用すれば、設定したスケジュールに基づき自動的にデータを取得し、Microsoft Teamsでチームに通知できるので、手作業の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsを日常的に利用しているビジネスユーザーの方
・定期的にデータをチームに共有する必要があり、手動での通知が煩雑に感じている方
・業務効率化を推進し、ルーチン作業を自動化したいと考えているチームリーダーや管理者の方
・データの共有ミスを防ぎ、正確な情報伝達を実現したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：スケジュールのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、指定のスケジュールになったらフローボットが起動するようにする、スケジュールトリガーの設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。
ここでは、Microsoft Excelの情報をMicrosoft Teamsへ自動通知するスケジュールを指定します。
「日付指定」「曜日指定」「Cronの設定」から選択できるので、フローボットを起動させたいスケジュールを設定し、「保存する」をクリックしてください。
※スケジュールトリガーの設定について、詳しい設定方法はこちらをご参照ください。
今回は「毎週月曜日の9時にフローボットを起動する」ように設定してみました！
ステップ4：Microsoft Excelのレコード取得設定
続いて、Microsoft Excelからレコード情報を取得する設定をしていきましょう！
「複数のレコードを取得する（最大10件）」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、連携するアカウントが使用するアカウントで合っているかを確認します。実行アクションは「複数のレコードを取得する（最大10件）」のままにし、ページを下にスクロールしてください。
フローで使用するMicrosoft Excelのデータベース連携設定をしていきます！
設定を進める前に、Microsoft Teamsに通知するデータを管理するMicrosoft Excelのシートを用意しておきましょう。
今回はテスト用に、下図のようなシートを用意してみました！
※後続の設定に、テキスト生成のテスト操作があるので、レコードに文章を入力して保存先はOneDriveかSharePointにしておいてください。
Microsoft Excelのシートを準備したら、Yoomの画面に戻ってデータベースの連携設定をしていきます。
ファイルの保存場所：先ほど用意したシートを保存しているOneDriveかSharePointを選択してください。
ドライブID：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。候補から該当のドライブIDを選択しましょう。
アイテムID、シート名：ドライブID同様に、候補から該当のものを選択してください。
設定完了後、「次へ」をクリックしてデータベース操作の詳細設定をしていきましょう！
先ほど設定したMicrosoft Excelのレコードから、指定する条件に基づいてデータを取得します。
今回は、レコードのデータを全て取得するように設定したいので、下図のように設定しました。
トリガー条件の変更や追加もできるので、活用シーンに合わせて自由にカスタマイズしてみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、レコードの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されることを確認してください。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後は「保存する」をクリックして、次の設定に進みましょう！
ステップ5：AIを活用してテキストを生成する設定
ここでは生成AIを活用して、Microsoft Teamsに通知するテキストを生成する設定を行います。
「テキストを生成する」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、アクションは生成したいテキストの文字数に合わせて選択しましょう。
デフォルトでは「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が設定されています。
次に、生成AIへ送るプロンプトの設定をしていきましょう。
入力欄をクリックすると、ステップ4で取得したアウトプットを選択できます。AIへの指示とアウトプットを活用して、プロンプトを設定してください。
今回は下図のように設定してみました！
言語には、生成するテキストの言語を指定してください。
特に指定がなければ、プロンプトの言語に合わせて生成されます。活用シーンに合わせて英語などでもテキストを生成できるので、お好みで設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、レコードデータに基づくテキストが生成されることを確認しましょう。
※望んでいたような回答が得られない場合は、プロンプトを編集して再度試してみてください。
確認後は「保存する」をクリックして次に進みます。
ステップ6：Microsoft Teamsの通知設定
最後に、生成したテキストを使ってMicrosoft Teamsに通知する設定です。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、連携するアカウントが使用するもので合っているか確認しましょう。アクションは変更せず、「次へ」をクリックします。
次に、通知内容の詳細を設定していきましょう！
チームID：Microsoft Excelのレコード情報を通知するチームIDを設定します。入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から選択してください。
チャネルID：チームID同様に、候補から選択しましょう。
メッセージ：通知するメッセージ内容を設定します。たとえば、「今週の共有事項」など、毎回使用する定型的な文章は直接入力し、Microsoft Excelのデータを引用する部分はアウトプットを活用して設定しましょう。
今回は下図のように設定しました！
メンションや添付ファイルの設定も可能なので、活用する業務内容に合わせて設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックして、指定したMicrosoft Teamsのチャネルにメッセージが届いていることを確認しましょう。
無事に通知が届いていますね！確認後、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしたら設定完了です。
ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」を選択すると、設定したフローボットが起動するので、正常に動作するかチェックしてみてくださいね！
以上が、「指定したスケジュールでMicrosoft Excelから特定のレコード情報を取得し、その内容をMicrosoft Teamsのチャンネルへ自動で通知する」フローの作成手順でした。
Microsoft TeamsのデータをMicrosoft Excelに連携したい場合
今回はMicrosoft ExcelからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsからMicrosoft Excelへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsのチャンネルで新規メッセージが送信されたら、Microsoft Excelに追加する
Microsoft Teamsでのやり取りを自動的にMicrosoft Excelに記録することで、メッセージで受け取ったタスクなどの追加や管理が容易になるかもしれません。
■概要
「Microsoft Teamsのチャンネルで新規メッセージが送信されたら、Microsoft Excelに追加する」フローは、チーム内のコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsでのやり取りを自動的にMicrosoft Excelに記録することで、情報の一元管理や後からの分析が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとMicrosoft Excelを日常的に使用しており、データの手動入力に時間を取られているビジネスパーソン
・プロジェクト管理やチームの活動を効率的に記録・分析したいチームリーダー
・情報共有を自動化し、エラーフリーなデータ管理を目指している経営者や管理職の方
・Microsoft 365を活用して業務プロセスの最適化を図りたいIT担当者
・チャット内容を活用したレポーティングや分析を行いたいマーケティング担当者
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたら、Microsoft Excelに追加する
Microsoft Teams上で重要なメッセージが発信された際、自動的にMicrosoft Excelに記録されるため、手動入力の手間やミスを減らした上で、情報の管理が可能になります。
■概要
「Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたら、Microsoft Excelに追加する」フローは、チーム内のコミュニケーションとデータ管理を効率化する業務ワークフローです。
Microsoft Teams上で重要なメッセージが発信された際、自動的にMicrosoft Excelに記録されるため、手動入力の手間やミスを減らし、情報の一元管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとMicrosoft Excelを日常的に利用しているビジネスユーザーの方
・チーム内の重要なメッセージを自動的に記録・管理したい管理者の方
・手動でのデータ転記に時間を取られ、生産性向上を図りたい方
・情報の一元管理を実現し、業務の透明性を高めたい企業の方
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Microsoft ExcelやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例
Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsの連携以外にも、Yoomには様々な業務フローを自動化するテンプレートが豊富に用意されています。
ここではその一部をご紹介！気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽に試してみてください。
Microsoft Excelを使ったその他の便利な自動化例
Microsoft Teamsとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、メールで受信した内容をMicrosoft Excelに追加したり、他のデータベースの情報を同期することもできちゃいます！
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Notionのデータベースにタスクが追加されたら、Microsoft Excelの任意のシートにも登録するフローです。
Salesforceの商談情報が登録されたら、Microsoft Excelに商談情報を追加するフローボットです。
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
Microsoft Teamsを使ったその他の便利な自動化例
こちらも様々なツールと連携することができ、自動化できる業務フローは多岐に渡ります。
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、実際の活用シーンに近いテンプレートを探して、最適なフローを作成してみてください！
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。
重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
・部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
・手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Microsoft Teamsを利用してメンバーとコミュニケーションを取っている方
・日々のメッセージ内容を効率的に管理し、必要な情報をすぐにアクセスできるようにしたい方
・メンバーとのやり取りを整理し、情報の共有漏れを防ぎたいと考える方
2. OneDriveを活用してファイル管理を行っている方
・ファイルを手動で整理する手間を省き、自動化によって業務効率を向上させたい方
・メッセージ内容に基づいて自動的にフォルダを作成し、重要な情報を漏れなく保存したい方
■注意事項
・Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Asanaでタスクを作成する」フローは、チーム内コミュニケーションとタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの重要なメッセージを見逃さず、Asanaに自動的にタスクとして登録することで、プロジェクト管理がスムーズに行えます。YoomのAPI連携やRPA機能を活用し、手動での登録作業を省略できます。これにより、効率的なチーム運営が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとAsanaを既に活用しており、連携による業務効率化を図りたい方
・チーム内での重要メッセージを見逃さず、迅速にタスク化したいプロジェクトマネージャーの方
・手動でのタスク登録に時間を取られているチームリーダーやメンバーの方
・Yoomを利用して業務ワークフローの自動化を検討中の企業担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Typeformの回答内容をもとにMicrosoft Teamsのカレンダーに予定を作成する」ワークフローを利用すると、予定管理の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを利用してアンケートやフォームの回答を収集している方
・Microsoft Teamsを利用してスケジュール管理を行っている方
・Typeformの回答内容をスピーディにカレンダーに反映させたい方
・日程調整や会議のスケジュール管理を効率化したいと考える方
・チームメンバーと迅速に共有したいが、手動での入力が手間だと感じている方
・TypeformとMicrosoft Teamsを統合して、作業の効率化を図りたい方
■注意事項
・Microsoft TeamsとTypeformのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月の月末に起動して通知するフローボットです。分岐後の右側にフローを追加してください。
まとめ
いかがでしたか？Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報共有や通知のプロセスが大幅に効率化され、伝達ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクも低減できるでしょう。これにより、担当者は煩雑な報告作業から解放され、より戦略的な業務やチームコラボレーションに集中できる時間を確保できるはずです。
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
業務を効率化するポイントは小さな改善の積み重ねです。効率化の第一歩として、本記事を参考に自動化をぜひ取り入れてみてください。
Q：自動通知が失敗した場合どうなりますか？
A：
連携がエラーになった場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
Q：特定の条件を満たした時だけ通知できますか？
A：
アプリトリガーの後続オペレーションとして、分岐オペレーションを追加・設定することにより、Microsoft Teams内で特定の条件を満たしたメッセージのみをChargebeeに連携可能です。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：Microsoft Teamsで特定の人にメンション通知できますか？
A：
はい、可能です。メッセージに<at id='{メンションID}'>{メンションの表示テキスト}</at> と記載することでメンションができます。メンションIDとメンションの表示テキストは任意のテキストを記載し、「メンションID」「メンションの表示テキスト」のフォームに入力する値と一致させてください。
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