【ラクラク設定】Microsoft Excelの更新をMicrosoft Teamsへ自動で通知する方法

フォームの回答データをExcelに追加してTeamsに自動で通知する

<span class="mark-yellow">フォームからの回答データをExcelに整理し、その内容をMicrosoft Teamsの指定チャンネルに自動通知</span>することもできます。
手動での確認やデータ整理の手間を省き、データ整理の精度向上に期待できます。また、チームへの共有をスピーディーに行えることで、対応の迅速化をサポートします。

メールの受信内容をExcelに追加してTeamsに自動で通知する

<span class="mark-yellow">特定のメールを受信した際に、その内容を自動でExcelに追加し、その内容をMicrosoft Teamsで通知する</span>ことも可能です。日々大量に届くメールの確認は見落としも発生しがちですよね…
このフローはメール受信からデータ整理、通知までを自動化できるため、見落としや対応漏れの防止に役立つでしょう。

Microsoft Excelの情報をMicrosoft Teamsに自動通知するフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、「指定したスケジュールでMicrosoft Excelから特定のレコード情報を取得し、その内容をMicrosoft Teamsのチャンネルへ自動で通知する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• スケジュールのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

ステップ1：Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！

マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。

【Microsoft Excelのマイアプリ登録】

検索窓でMicrosoft Excelを検索し、表示された候補からMicrosoft Excelを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。

Yoomと連携するアカウントにログインして、連携完了です！

【Microsoft Teamsのマイアプリ登録】

先ほど同様に検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補から選択します。

Microsoft Excelと同じようにYoomと連携するアカウントを選択すると、自動的に連携が完了しますよ！
※Microsoft Excel同様に、法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！

ステップ3：スケジュールのトリガー設定

最初の設定です！
まずは、指定のスケジュールになったらフローボットが起動するようにする、スケジュールトリガーの設定を行います。

コピーしたテンプレートの、「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。

ここでは、Microsoft Excelの情報をMicrosoft Teamsへ自動通知するスケジュールを指定します。
「日付指定」「曜日指定」「Cronの設定」から選択できるので、フローボットを起動させたいスケジュールを設定し、「保存する」をクリックしてください。
※スケジュールトリガーの設定について、詳しい設定方法はこちらをご参照ください。

今回は「毎週月曜日の9時にフローボットを起動する」ように設定してみました！

ステップ4：Microsoft Excelのレコード取得設定

続いて、Microsoft Excelからレコード情報を取得する設定をしていきましょう！
「複数のレコードを取得する（最大10件）」をクリックしてください。

タイトルを任意で編集し、連携するアカウントが使用するアカウントで合っているかを確認します。実行アクションは「複数のレコードを取得する（最大10件）」のままにし、ページを下にスクロールしてください。

フローで使用するMicrosoft Excelのデータベース連携設定をしていきます！
設定を進める前に、Microsoft Teamsに通知するデータを管理するMicrosoft Excelのシートを用意しておきましょう。

今回はテスト用に、下図のようなシートを用意してみました！
※後続の設定に、テキスト生成のテスト操作があるので、レコードに文章を入力して保存先はOneDriveかSharePointにしておいてください。

Microsoft Excelのシートを準備したら、Yoomの画面に戻ってデータベースの連携設定をしていきます。

ファイルの保存場所：先ほど用意したシートを保存しているOneDriveかSharePointを選択してください。

ドライブID：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。候補から該当のドライブIDを選択しましょう。

アイテムID、シート名：ドライブID同様に、候補から該当のものを選択してください。

設定完了後、「次へ」をクリックしてデータベース操作の詳細設定をしていきましょう！
先ほど設定したMicrosoft Excelのレコードから、指定する条件に基づいてデータを取得します。

今回は、レコードのデータを全て取得するように設定したいので、下図のように設定しました。
トリガー条件の変更や追加もできるので、活用シーンに合わせて自由にカスタマイズしてみてくださいね！

設定が完了したら「テスト」をクリックし、レコードの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されることを確認してください。

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

確認後は「保存する」をクリックして、次の設定に進みましょう！

ステップ5：AIを活用してテキストを生成する設定

ここでは生成AIを活用して、Microsoft Teamsに通知するテキストを生成する設定を行います。
「テキストを生成する」をクリックしてください。

タイトルは任意で編集し、アクションは生成したいテキストの文字数に合わせて選択しましょう。
デフォルトでは「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が設定されています。

次に、生成AIへ送るプロンプトの設定をしていきましょう。
入力欄をクリックすると、ステップ4で取得したアウトプットを選択できます。AIへの指示とアウトプットを活用して、プロンプトを設定してください。

今回は下図のように設定してみました！

言語には、生成するテキストの言語を指定してください。
特に指定がなければ、プロンプトの言語に合わせて生成されます。活用シーンに合わせて英語などでもテキストを生成できるので、お好みで設定してみてくださいね！

設定が完了したら「テスト」をクリックし、レコードデータに基づくテキストが生成されることを確認しましょう。
※望んでいたような回答が得られない場合は、プロンプトを編集して再度試してみてください。

確認後は「保存する」をクリックして次に進みます。

ステップ6：Microsoft Teamsの通知設定

最後に、生成したテキストを使ってMicrosoft Teamsに通知する設定です。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

タイトルを任意で編集し、連携するアカウントが使用するもので合っているか確認しましょう。アクションは変更せず、「次へ」をクリックします。

次に、通知内容の詳細を設定していきましょう！

チームID：Microsoft Excelのレコード情報を通知するチームIDを設定します。入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から選択してください。

チャネルID：チームID同様に、候補から選択しましょう。

メッセージ：通知するメッセージ内容を設定します。たとえば、「今週の共有事項」など、毎回使用する定型的な文章は直接入力し、Microsoft Excelのデータを引用する部分はアウトプットを活用して設定しましょう。

今回は下図のように設定しました！

メンションや添付ファイルの設定も可能なので、活用する業務内容に合わせて設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックして、指定したMicrosoft Teamsのチャネルにメッセージが届いていることを確認しましょう。

無事に通知が届いていますね！確認後、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしたら設定完了です。

ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認

以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」を選択すると、設定したフローボットが起動するので、正常に動作するかチェックしてみてくださいね！

以上が、「指定したスケジュールでMicrosoft Excelから特定のレコード情報を取得し、その内容をMicrosoft Teamsのチャンネルへ自動で通知する」フローの作成手順でした。

Microsoft ExcelやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsの連携以外にも、Yoomには様々な業務フローを自動化するテンプレートが豊富に用意されています。
ここではその一部をご紹介！気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽に試してみてください。

Microsoft Excelを使ったその他の便利な自動化例

Microsoft Teamsとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、メールで受信した内容をMicrosoft Excelに追加したり、他のデータベースの情報を同期することもできちゃいます！

Microsoft Teamsを使ったその他の便利な自動化例

こちらも様々なツールと連携することができ、自動化できる業務フローは多岐に渡ります。
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、実際の活用シーンに近いテンプレートを探して、最適なフローを作成してみてください！

まとめ

いかがでしたか？Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報共有や通知のプロセスが大幅に効率化され、伝達ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクも低減できるでしょう。</span>これにより、担当者は煩雑な報告作業から解放され、より戦略的な業務やチームコラボレーションに集中できる時間を確保できるはずです。

Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね！

Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。

業務を効率化するポイントは小さな改善の積み重ねです。効率化の第一歩として、本記事を参考に自動化をぜひ取り入れてみてください。