Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Asanaでタスクを作成する
Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Asanaでタスクを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
Asana
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションが活発になる中で、チャットで依頼されたタスクが流れてしまい、Asanaへの転記漏れや管理の煩雑さに課題を感じていませんか？手作業でのタスク登録は手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されたメッセージをAIが解析し、Asanaへ自動でタスクを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとAsanaを連携させ、タスク作成を自動化したいと考えている方
- チャットでの依頼事項の見落としや、Asanaへのタスク登録漏れを防ぎたい方
- 手作業によるタスク管理の時間を削減し、より重要な業務に集中したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsの特定メッセージから自動でAsanaにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- メッセージの見落としや手動での転記ミスといった、タスク登録におけるヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでコマンドオペレーションの「分岐」を設定し、特定の条件に合致したメッセージのみを処理するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メッセージ内容からタスク名などを抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」を設定し、抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー「チャネルにメッセージが送信されたら」では、タスク作成のきっかけとしたいメッセージが投稿される、任意のチームIDおよびチャネルIDを設定してください。
- AI機能でテキストからデータを抽出する際に、タスク名や担当者、期日など、メッセージのどの部分をどのようなデータとして抽出するかを任意に設定してください。
- Asanaでタスクを作成する際に、どのプロジェクトに追加するか、また担当者や期日などの情報を任意に設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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